Son yıllarda teknolojideki çığır açıcı gelişmeler dikkat dağıtıcı pek çok unsuru beraberinde getirmiştir. Bu unsurların gün geçtikçe artması ise bizleri dikkat, motivasyon ve zaman yönetimine ilişkin becerilerimizi geliştirmeye en önemlisi de verimli çalışma konusunda yeni yöntemler denemeye zorlamaktadır. Bunlardan biri de 25 dakikalık çalışma süresi ve 5 dakikalık molalardan oluşan pomodoro tekniğidir. Tekniğin temel savı ise konsantrasyonu sürekli kılmak ve zihinsel yorgunluğun çalışmalar üzerindeki etkisini bertaraf etmek adına çalışma saatlerini küçük molalarla bölmektir.
Bugün çoğu insan pomodoro tekniğinin hayatlarını kökten değiştirecek bir güce sahip olduğuna inanmaktadır. Öyle ki bu iş kimi zaman saat hesabını bırakıp “pomodoro” hesabı yapmaya kadar varmaktadır(bir pomodoro 25 dakikalık çalışma ve 5 dakikalık moladan oluşan 30 dakikalık dönemi ifade eder).
Peki, ya siz? Pomodoro tekniğinin gerekliliğini ve avantajlarını kabullenmeye hazır mısınız?
Sağlam bir öz değerlendirme yapmaya ne dersiniz?
Sizi tüm gün boyunca çalışmaktan alıkoyacak küçük, dikkat dağıtıcı unsurlar bulmakta usta mısınız?
Optimal üretkenlik seviyesinin altında bir performans sergilediğinizi mi düşünüyorsunuz?
Zamanınızın çoğunu alacak, geniş kapsamlı görev akışlarına mı sahipsiniz? (sınava çalışmak, bir blog yazısı için araştırma yapmak vb.)
Bir günde halledebileceğiniz iş miktarı konusunda aşırı iyimser olduğunuz söylenebilir mi?(Hangimiz değiliz ki?)
Peki, hedef belirleme işini bir oyuna dönüştürmeyi ister misiniz?
Bu sorulardan bir veya birkaçına olumlu cevap verdiyseniz, vakit kaybetmeden pomodoro tekniğini hayata geçirmelisiniz.
Yazımızda pomodoro tekniğini ve uygulayıcısına sağlayacağı avantajları mercek altına alacak, söz konusu teknikten en yüksek verimi almak adına yapmanız gerekenlere dair sağlam tüyolara yer vereceğiz.
Pomodoro Tekniği Nedir? Nasıl Uygulanır?
Pomodoro tekniği, 1980’li yıllarda İtalyan yazılımcı, girişimci ve yazar Francesco Cirillo tarafından yaratılmıştır. Cirillo, o dönem çalışmalarına odaklanmak ve ödevlerini tamamlamak için mücadele eden sıradan bir üniversite öğrencidir. Öğrenciliğin ağır sorumluluğu altında ezildiği ve bu durumun canına tak ettiği anlardan birinde odaklı çalışma süresini 10 dakikaya ayarlamaya karar vermiş ve bu meydan okumadan cesaret alarak domates (domatesin İtalyancadaki karşılığı pomodoro ‘dur ve teknik adını buradan alır) şeklinde bir zamanlayıcı bulup çalışma sürelerini bu aletle hesaplamıştır. Ve başlangıçta 10 dakika olan bu süreyi zaman içinde 25 dakikaya çıkararak bugünkü pomodoro tekniğini geliştirmiştir.
Cirillo, bu yöntemi 130 sayfalık bir kitaba ancak sığdırabilmiş olsa da pomodoro tekniğinin en göze çarpan tarafı uygulamadaki basitliğidir. Tekniği hayata geçirmek istiyorsanız, şu beş adımı takip etmeniz yeterli olacaktır:
- Yapılacaklar listesi oluşturun ve bir zamanlayıcı alın.
- Zamanlayıcınızı 25 dakikaya ayarlayın ve alarm çalana kadar yalnızca tek bir göreve odaklanın.
- Çalışma oturumunuz sonlandığında bir pomodoro tamamlamış olursunuz. Tamamladığınız pomodoro miktarı ile işleri kayıt altına almayı ihmal etmeyin.
- Ardından beş dakikalık molanın tadını çıkarın.
- Dört pomodorodan sonra, uzun soluklu ve iyileştirici bir mola daha verebilirsiniz-15-30 dakika gibi bir süre işinizi görecektir.
Yöntemin özünü 25 dakikalık bu odaklı çalışma süresi oluşturur, ancak pomodoro uygulamasında her bir oturumdan eşit şekilde verim alınması üç temel kurala bağlıdır:
- Karmaşık görevler küçük parçalara ayrılmalıdır. Bir görev dörtten fazla pomodoro gerektiriyorsa, görevin mevcut halinden çok daha küçük, uygulanabilir adımlara bölünmesi gerekir. Bu kurala bağlı kaldığınızda, üstlendiğiniz proje veya görevle alakalı net ilerlemeler kaydetmeniz muhtemeldir.
- Küçük görevler birleştirilmelidir. Bir pomodorodan daha az zaman alacak herhangi bir görev, benzer niteliğe sahip diğer görevlerle birleştirilmelidir. Örneğin, “kira çeki yaz”, “veteriner randevusu ayarla” veya “pomodoro tekniği makalesini oku” vb. tek bir oturumda rahatlıkla halledebileceğiniz görevler bir araya getirilebilir.
- Pomodoro süresi bölünmez bir zamanı ifade eder. Saatlerinizi ayarlayıp pomodoro oturumunuzu başlattığınız an geri dönüş yoktur. Süreç oturumun bittiğine işaret eden alarmın çalacağı ana kadar devam ettirilmelidir. Pomodoro, bölünemez bir zaman birimi olup gelen e-postaları okumak, ekip sohbetlerine dahil olmak veya mesajları kontrol etmek vb. işleri halletmek adına yarıda kesilmemelidir. Bu süreçte ortaya çıkan fikir, görev veya istekler kaydedilmeli, bunlarla ilgilenme işi ise daha sonraya bırakılmalıdır. Bu kaydı dijital görev yöneticisi üzerinden tutabilirsiniz, ancak aynı işi basit bir kağıt ve kalem de halledebilirsiniz.
Hayati derecede önemli bir sorun/aksaklık durumunda ise beş dakika ara verip süreci yeniden başlatmanız gerekir. Cirillo, bu türden bölünmeleri (içsel veya dış etkenlere bağlı durumlar olup olmadığına bakılmaksızın) yakın takibe alarak bir sonraki oturumda bunlardan kurtulmanın yollarını aramanızı önermektedir.
Bu kural, elinizdeki işi/görevi süreniz henüz dolmadan bitirmeniz durumunda da geçerlidir. Geri kalan zamanı konuya ilişkin daha fazla şey öğrenmek ve becerileriniz ile bilgi dağarcığınızı genişletmek için kullanmalısınız. Örneğin, bu ekstra vakitte iş dünyasına yönelik dergileri okuyabilir veya yeni bağlantı fırsatlarını araştırabilirsiniz.
Veya hazırda bir “ek öğrenme” listesi bulundurup pomodoro oturumunuzdan kalan bu değerli vakti listeden hızlıca seçebileceğiniz ek bir göreve adamayı tercih edebilirsiniz.
Ne dersiniz? Bu sizce de basit uygulanabilir bir teknik değil mi? Unutmayın, bu işin zor olan tek yanı zihninizi işi/görevi tamamlamaya hazır hale getirmektir.
Pomodoro Tekniğnin Faydaları
Pomodoro tekniğini bu denli işlevsel kılan nedir?
Pomodoro tekniğinin verimli çalışmak için domates şeklindeki bir zamanlayıcıya bel bağlıyor oluşu kimilerinin tekniğin işlevselliğinden şüphe duymasına yol açabilir. Ancak, bu bölümde listeleyeceğimiz özellikler sizi tekniğin üretkenliğiniz ve zaman yönetimiz üzerindeki olumlu etkilerine inandırmaya yetecektir.
1) İşe başlamanızı kolaylaştırır.
Araştırmalara göre, erteleme hastalığı tembellik veya öz denetim eksikliğinden kaynaklanmaz. Ertelemenin temelinde olumsuz duygulardan kaçınmak vardır. Büyük bir görevin veya projenin başlangıç arifesinde kendinizi huzursuz hissetmeniz olağandır- özellikle de söz konusu olan nasıl yapacağınızdan bile emin olamadığınız, belirsizliklerle dolu bir görev olduğunda. Tam da bu yüzden, sizi bekleyen zorlu süreçten kısa süreliğine de olsa kaçınmak ve modunuzu yükseltmek istersiniz- bu da işe koyulmayı sonraya bırakıp Twitter veya Netflix’in rahatlatıcı dünyasına odaklanmayı tercih edeceğiniz anlamına gelir.
Neyse ki, aynı araştırmalar erteleme ve kaçınma döngüsünden çıkmanın etkili bir yolunu da sunmuştur: Ertelediğiniz şey her ne ise onu gözü korkutmayacak denli küçük adımlara bölün. Tek seferde koca bir roman yazmayı ummak yerine her gün 5 dakikanızı yazmaya ayırmayı denemek gibi. Hala mı zor? O halde her seferinde tek bir paragraf yazmaya ne dersiniz? Kısa bir sürede küçük bir işi halletmek, aynı zaman diliminde büyük bir projeyi nihayete erdirmeye çalışmaktan çok daha kolaydır.
Ertelemeyi önleyecek bu strateji, pomodoro tekniğinin temel amacı ile doğru orantılıdır-zira pomodoro tekniği de büyük görevlerin, projelerin veya hedeflerin 25 dakikada halledebilecek küçük işlere bölünmesini öğütler. Bu, yaptığınız işe maksimum düzeyde odaklanmanızı sağlar ve bir sonraki görevi düşünüp kendinizi söz konusu görevin zorluğu/büyüklüğü altında ezilmiş hissetmezsiniz. Bu aşamada alacağınız sonuç hakkında endişelenmenize de gerek yoktur – her seferinde bir pomodoro’luk iş halletmeniz yeterlidir.
2) Dikkat dağıtıcı unsurlarla mücadele etmenizi sağlar.
Tam da bir şeye odaklanmışken o veya bu sebepten bölündüğünüz, dikkatinizin dağıldığı oldu mu? Cevabınız olumluysa, yeniden odaklanmanın ne kadar zor olabileceğini de bilirsiniz.
E-postalar, ekip sohbetleri, sosyal medya bildirimleri sayesinde önümüze serilen bu aralıksız bilgi akışı, dikkatimizi tek bir noktaya yönlendirmeyi her geçen gün daha da imkansız hale getirmektedir.
Her şey için teknolojiyi suçlamak kolaydır, ancak yapılan son araştırmalar dikkat dağınıklıklarının yarıdan fazlasının teknoloji değil şahıs kaynaklı olduğunu göstermektedir – yani odağımızdan sapmamızın tek sebebi bizleriz. “Bir e-posta bekletilemeyecek kadar önemli olabilir” veya “Twitter’ımı kontrol etmek bir dakikadan az sürer; bu bir dikkat dağıtma dahi sayılmaz.” dediğinizi duyar gibiyiz.
Ancak, ufak çaplı bu bölünmeler bir araya geldiğinde, sandığınızdan çok daha büyük bir etki yaratabilir. Bu aşamada, sizi bekleyen tek problem dikkat dağıtıcı unsurlar nedeniyle kaybettiğiniz zaman değildir, dikkatinizi yeniden yaptığınız işe yönlendirmek de kayda değer bir zaman ve enerji gerektirir. Odak noktasının değişmesi halinde zihin kaybettiği konsantrasyonu yeniden kazanmak için 20 dakikayı aşkın bir süreye ihtiyaç duyar-ve bu süre boyunca bir önceki işle ilgilenir. Anlayacağınız, Facebook’u “sadece bir dakikalığına” kontrol etme dürtüsünü beslediğiniz tek bir an, göreve yeniden odaklanmanızı tam 20 dakika erteleyecektir.
Pomodoro tekniği, tüm bu zihinsel bölünmelere karşı dirençli olmanıza ve beyninizi yeniden odaklanmak için eğitmenize yardımcı olur. Çünkü burada her pomodoro farklı bir göreve adanmıştır ve her mola yeniden başlamanız ve dikkatinizi üzerinde çalışmanız gereken şeye yöneltmeniz için fırsattır.
3) Zamanı neye harcadığınızı fark edersiniz.
Gelecek projelerimizi planlarken çoğumuz planlama yanılgısının kurbanı oluruz – planlama yanılgısı, geçmişte yaptığımız benzer görevlerin çok daha uzun sürdüğünü bilsek dahi gelecekteki görevleri tamamlamak için gereken süreyi verememe durumunu ifade eder. Çünkü mevcut benliğiniz, gelecekteki benliğinizin tamamen farklı koşullar ve zaman kısıtlamaları altında çalıştığını hayal etme eğilimindedir.
Pomodoro tekniği, planlama yanılgısına karşı kullanacağınız en değerli silahlardan biri olabilir. Çalışmaya kısa ve süreli oturumlarla başladığınızda zaman soyut bir kavram olmaktan çıkıp somut bir olaya dönüşür. Artık söz konusu olan saat ya da dakika değil, pomodoro hesabı yapmaktır –unutmayın, pomodoro hem zaman hem de çabayı ölçen bir zaman birimidir. 25 dakika “çalışma” prensibinden farklı olarak pomodoro tek bir göreve (veya birkaç basit göreve) odaklanma becerinizi ölçen bir anlayışı temsil eder.
Yani, zaman kaybedilen bir şey olmaktan çıkıp nihayete erdirilen işleri ifade eden olumlu bir kavrama dönüşmüştür. Cirillo bu durumu “zamanı tersine çevirme” olarak adlandırır, çünkü burada zaman algısının soyut bir kaygı kaynağından somut bir üretkenlik ölçüsüne evirilmesi söz konusudur. Bu durum, görev tamamlamaya ilişkin süre tahminlerinin çok daha gerçekçi ve isabetli yapılmasına da olanak tanır.
Böylece, internette geçireceğiniz beş dakikayı 35 saniye, zamanlanmış bir saatlik araştırma sürecini ise üç ila dört saat arasında algılamak vb. risklere girmemiş olursunuz.
Pomodoro tekniğini kullandığınızda, zamanınızı ve çabalarınızı neye harcadığınızı net bir şekilde ölçersiniz. Bu, gününüzü çok daha doğru ve verimli bir şekilde planlamanıza yardımcı olacaktır. Dahası, pratiklerinizi aşamalı olarak arttırırsanız, bir görevin kaç tane pomodoro edeceğini doğru bir şekilde değerlendirebilecek ve çok daha tutarlı çalışma alışkanlıkları oluşturabilecek hale gelebilirsiniz.
4) Verimlilik sürecini eğlenceli kılar.
Her pomodoro, bir öncekini geliştirmek adına yeni bir fırsata sahip olduğunuz anlamına gelir. Cirillo, “zihin ve konsantrasyonun her seferinde bir pomodoroya odaklanmak suretiyle genel hızı/verimliliği arttıracağını” savunmaktadır.
Pomodoro tekniğini etkili ve uygulanabilir kılan şey ise mükemmellikten çok tutarlılığa odaklanmasıdır. Her oturum, hedeflerinizi yeniden değerlendirmeniz, odaklanmanız ve dikkat dağıtıcı unsurlarından kurtulmanız adına size altın kaşıkla sunulan yeni bir başlangıcı temsil eder. Bu sayede, sistemin kölesi olmaktan kurtulur, aynı sistemin sizin için çalışmasını sağlarsınız.
Nasıl mı?
Günlük pomodoro hedefleri belirleyebilirsiniz-elbette ki mevcut düzeni sekteye uğratmadan. Her gün fazladan bir pomodoro halletmek vb. bir hedef belirleyerek de kendinizi motive edebilir, başarıya bir adım daha yaklaşabilirsiniz. Büyük bir görevi belirlediğiniz pomodoro sayısı kadar süre içinde bitirmek gibi meydan okumalar da motivasyonunuzu arttırabilir. Saatler ya da dakikalar yerine domateslerle düşünmenin çok daha eğlenceli olacağını unutmamalısınız.
Pomodoro Tekniğine İlişkin İpuçları
25 dakika çalışma 5 dakika mola temelli pomodoro tekniğinin işlevselliğini daha da arttırmak istemez miydiniz?
Bu bölümde size pomodoro tekniğine ilişkin birkaç tüyo vereceğiz.
1) İşe başlamadan önce görev dağılımını yapın.
Pomodorolarınızı yani görev dağılımınızı planlamak için işgünü başlangıcında (veya ertesi günü planlıyorsanız gün sonunda) 15 dakika ayırın. Yapılacaklar listenizi elinize alın ve her görevin kaç tane pomodoro edeceğini hesaplayın. Beşten fazla pomodoroya denk gelen görevlerin küçük ve yönetilebilir parçalara ayrılması gerektiğini unutmayın. E-postalara yanıt vermek gibi basit sorumlulukları ise tek bir pomodoroda birleştirebilirsiniz.
Mesai süresi sekiz saat olan bir işte çalışıyorsanız, günlük pomodoro sayınızın altıyı geçmediğinden emin olun. Şayet geçmişse en az acil/en az önemli görevleri sonraki günlere erteleyin.
2) Niceliğe değil, niteliğe odaklanın.
8 saatlik bir iş günü teknik olarak on altı pomodoro anlamına gelir, ancak her ihtimale karşı 2 ila 4 arası “ekstra” pomodorodan oluşan bir tampon bölge oluşturmalısınız. Bunu planladığınızdan daha uzun süren işler veya gün içinde ortaya çıkan sürpriz görevlerin yaratacağı riski en aza indirmede kullanın. Böylelikle, her koşulda hedef pomodoro sayınızı tamamlamış olursunuz.
Hazırladığınız ekstra görevlere ihtiyacınızın kalmayabileceği ihtimalini düşünerek bunları yapılacaklar listenizin sonuna atmaya meyilli olduğunuz öğrenme odaklı veya daha düşük öncelikli görevler arasından seçebilirsiniz. Bu sayede, hem temel sorumluluklarınızı yerine getirmiş hem de günü fazladan pomodoroyla bitirmiş olursunuz- ki bu durum fazla mesai yapıp geride kalmaktan daha az streslidir.
Peki, sizce bir güne kaç pomodoro sığar? Zamanla, bir günde kaç adet yüksek kaliteli pomodoro tamamlayabileceğinizi daha iyi anlayacaksınız. Yani, henüz 16’ya ulaşamıyorsanız, panik yapmanıza gerek yok. Çoğu insan bir iş gününün tam 8 saatini üretkenlikten uzak bir biçimde geçirir, bunun aksini iddia edenlerinse çalışma alışkanlıklarına yeterince dikkat etmemiş olmaları muhtemeldir. Pomodoro söz konusu olduğunda kendinize meydan okumak aranan bir özelliktir, ancak nicelikten çok kaliteye odaklanmak bundan da öte bir anlam taşır.
3) Pomodoro sürenize ilişkin farklı denemeler yapın.
Yaratıcı bir zihin ve uzun süreli bir odaklanma gerektiren bazı iş türleri için (kodlama, yazma, beste yapma vb.) 25 dakikalık süre yetersizdir. Daha uzun aralardan oluşan çok daha uzun çalışma oturumları düzenlemeyi denemelisiniz. Araştırmalar, 52 dakikalık bir odaklanma ve 17 dakikalık bir molanın mükemmel bir denge oluşturabileceğini ortaya çıkarmıştır. Veya ultradian-gün içi ritme dayalı bir anlayış benimseyebilir, 90 dakika çalışmanın ardından vereceğiniz 20-30 dakikalık molaları tercih edebilirsiniz.
Not**Ultradian Ritim, bir günde birden fazla döngüye sahip ritimleri ifade eder. Nabız, solunum sayısı, mide hareketleri, yeme, içme, REM uyku dönemleri vb…
O veya bu nedenle ertelediğiniz görevler için 25 dakika fazlasıyla uzun olabilir. Zihninizin aşırı bir direnç gösterdiğini hissediyor veya yalnızca 25 dakika boyunca odaklanmakta zorlanıyorsanız;15, 10, hatta 5 dakikalık pomodoro sürelerini işe koşmayı deneyebilirsiniz.
Çoğu insan için en tatlı nokta, 5-15 dakikalık molalar ile 25-50 dakikalık aralığında bir odaklanmış çalışma olacaktır. Mola sürelerinizi sahip olduğunuz enerjiye, yapacağınız işin türüne ve söz konusu görevin sizi dikkat dağıtıcı unsurlara yöneltmeye ne derece meyilli olduğuna göre belirlemeye çalışın.
4) Molanız boyunca ekranlardan uzak kalın.
Molalarınızın niteliği tamamladığınız göreve bağlı olarak değişmelidir. Örneğin, çalışmalarınızı bilgisayar üzerinden gerçekleştiriyorsanız, süreyi doldurur doldurmaz Twitter veya Instagram’a geçiş yapmamalısınız.
Gözlerinizi ve beyninizi ekrandan olabildiğince uzak tutun – bu, telefonunuzdan da uzak kalacağınız anlamına gelir. Ayağa kalkın, yürüyün, hareket edin, esneme hareketleri yapın, dışarı çıkın, kısa süreli bir meditasyon yapın, bir şeyler atıştırın, pencereden bakıp kuşları izleyin. Evden çalışıyorsanız, ev işlerinizden birkaçını halledin.
Ne yapıp edip bilgisayarınızın veya telefonunuzun sunacağı o yorucu dünyadan uzak durmaya bakın, böylece zihinsel açıdan çok daha ferahlatıcı bir dinlenme süreci deneyimlemiş olursunuz.
5) Görev hatırlatıcı uygulamalardan yararlanın.
İnsanlar hataya düşmeye meyilli varlıklardır. Tam da bu yüzden, başlangıçta ne denli yüksek bir motivasyona sahip olursanız olsun, onu aynı seviyede tutmaya çalışmanız ciddi bir mücadele gerektirebilir. Mücadeleyi galibiyetle sonlandırmak istiyorsanız, bir hatırlatma uygulaması kullanmalı ve çalışmalarınızın/ molalarınızın kontrolünü elinize aldığınızdan emin olmalısınız.
Bu uygulamalar aynı zamanda çalışma oturumları için belirlenecek süre, hatırlatıcı ses, mola sıklığı/süresi ve mola süresine sadık kalma derecesi vb. konulardaki tercihlerinizi özelleştirme imkanı da sunacaktır. Windows için Big Stretch, Apple Mac için ise BreakTime’ı kullanmanızı öneririz.
Aynı amaçla Todoist’den de yararlanabilirsiniz. Todoist, iş veya eğitim hayatında size yardımcı olan, görev ekleme ve yapılacaklar listesi oluşturma özellikleri ile kendinize has bir çalışma ortamı oluşturabileceğiniz, kullanışlı bir uygulamadır.
Son Söz
Pomodoro tekniğinin ne anlama geldiğini ve ne işe yaradığını öğrendiniz. Ondan etkili bir şekilde yararlanmak için çalışma konunuzu ve sürenizi net bir biçimde belirlemeniz, tam bir konsantrasyon sağlamanız, çalışma planınızı sekteye uğratmamak adına gerekli önlemleri almanız, ideal çalışma planınızı belirlemeniz ve düzenli değerlendirmeler yaparak çalışma performansınızı ve zaman yönetiminizi geliştirmeye çalışmanız gerektiğini de biliyorsunuz.
O halde vakit kaybetmeden pomodoro tekniğini günlük rutininizin ayrılmaz bir parçası haline getirin. Böylece, zaman yönetimi ve konsantrasyon becerilerinizi arttırmış, dahası verimli çalışmayı hayat tarzınız haline getirmiş olursunuz.
Şimdi gidin ve her gün belirli sayıda pomodoroyu tamamlamak üzere kendinize meydan okuyun. Gidişatınızı düzenli aralıklarla değerlendirmeyi unutmayın. Nihayetinde olumlu durumlarla karşılaşacağınızdan en ufak bir şüphemiz yok.
