Plan Nasıl Yapılır?

Etkili bir plan hazırlamak için net bir hedefiniz ve vizyonunuz olmalı. Ancak bu şekilde hayalini kurduğunuz şeyi başarabilir, hedeflediğiniz noktaya ulaşabilirsiniz. Ve hemen söyleyelim ki başarılı, gerçekçi ve somut bir plan yaparak dilediğiniz her şeyi başarabilirsiniz.

Bu yazımızda size etkili bir plan hazırlamanın ipuçlarını anlatacağız.

A. Plan Hazırlama Süreci

1. Ne İstediğinizi Bilin

Neyi başarmak istediğinizi tam olarak bilemediğiniz zamanlarda yapacağınız planlar zayıf kalır. Bu nedenle ne istediğinizi, neyi başarmayı arzuladığınızı olabildiğince spesifik bir biçimde ifade edin.

Örneğin yüksek lisans tezinizi tamamlamak istiyorsunuz diyelim: 40.000 kelimelik uzun bir yazı yazmanız gerek. Bu yazının girişi, literatür taraması, beş farklı bölümü ve bir de sonuç kısmı vardır. Tezi yazmanız içinse 9 aylık bir süreniz bulunuyor. İşte görüldüğü üzere somut bir hedefi gerçekleştirmek için yapmanız gerekenleri süre sınırlamasını da içerecek şekilde tespit etmiş olduk.

2. Yapmanız Gerekenleri Listeleyin

Hedefinizi tespit ettikten sonra bu hedefi gerçeğe dönüştürmek için gereken tüm şeyleri listeleyin. Amacınıza bağlı olarak farklı yollar da belirleyebilirsiniz. Hedefe ulaşmak için yapmanız gerekenleri listeledikten sonra aşamaları somut adımlara ayırın.

Hedefe giden yolların değişebileceğini unutmayın. Dolayısıyla esnek olmakta fayda vardır.

Neyi başarmak istediğinizi somut bir şekilde ortaya koyun. Bu hedefe giden yolda yapmanız gerekenleri adım adım yazın. Bu süreçte realist olmanızda büyük yarar vardır. Hedefin size ve hayatınıza faydalı olmasına özen gösterin. Ve bu hedefi gerçekleştirmek için gerekli zamana ihtiyacınız olduğundan emin olun. “4 günde sıfırdan doktora tezi yazmak” hiç de gerçekçi bir hedef değildir mesela.

3. Realist Olun

Spesifik bir hedefe sahip olmak işin başlangıcıdır. Önemli olan şeylerden biri de hedefin gerçekçi olmasıdır.

Hem spesifik hem de gerçekçi olmak süreç boyunca stresi kontrol altında tutar. Ayrıca ne zaman hangi adımları atmanız gerektiğini de bu sayede görürsünüz. Her şeyi adım adım yaptığınızda ise zamansızlık gibi bir stres kaynağı ortadan kalkar.

Örneğin tezinizi zamanında teslim etmek gibi bir amacınız var. Ayrıca tam zamanlı bir işte çalışıyorsunuz diyelim. 30 günde 5000 kelime yazarsanız 3 ay içinde tezi teslim edebiliyorsunuz. Ancak iş yükü nedeniyle 30 günde 5000 kelimeden fazlasını yazmanız mümkün değil. Böyle bir durumda “Bir ayda 10.000 kelime yazabilirim.” gibi bir düşünce gerçek dışı olacaktır.

4. Gelişiminizi Ölçün

Hedefe doğru attığınız adımların size nasıl bir fayda sağladığını ölçebilmeniz de yine önemli bir konu.

Örneğin projeyi takvime aktardığınız zaman 1 hafta, 1 ay, 3 ay, 6 ay, 1 yıl gibi sürelerde ne derecede aşama kat ettiğinizi görebilmelisiniz.

Böyle bir takvimlendirme, ana hedefi parçalara bölerek süreci daha kolay yürütebilmenizi sağlar.

İlerleme gösterdiğinizi somut bir şekilde görmek ise hem özgüveninizi tazeler hem de çalışmaya devam etmek için sizi motive eder.

5. Küçük Adımlar Atın

Bazı hedefleri gerçekleştirmek uzun zaman ve yoğun emek gerektirir.

Bu nedenle yapmanız gereken şeyleri ufak parçalara ayırın. Böylece gözünüzde büyüyen büyük bir işi küçük adımlarla zaman içinde daha kolay başarabilirsiniz.

Hiç bilmediğiniz bir bilgisayar programını öğrenmek istiyorsunuz diyelim. Bu programı bir hafta içinde baştan sona öğrenmeniz pek olası değildir.

Ancak her hafta programın belli bir özelliğine odaklanır, programı parça parça analiz ederseniz tüm programın özelliklerini öğrenmeniz daha kolay olur.

Mutlaka okuyun: Yüzde 10 Kuralı: Küçük Adımlarla Büyük İlerleme Kaydetmek

6. Zamana Yayın

Bir şeyi başarmak için yapmanız gerekenleri madde madde yazmanız gerektiğinden bahsetmiştik. Bu maddeleri takvim üzerine işlemeniz oldukça önemli.

Yapılması gerekenleri takvim üzerine not alın ve bu takvime sadık kalın. Her hafta neye odaklanmanız gerektiğini net bir biçimde bilin.

Kendinize zaman kısıtlaması koymadığınız zaman her şeyin ötelendiğini görürsünüz. Bir süre sonra işlerin aksaması ve ertelenmesi ise özgüveninizi zedeler.

Tez yazmaya başlayacaksanız kendinize kelime sayısı hedefi koyun. “Her hafta 500 sayfa okuyacağım ve 1500 kelime yazacağım.”

7. Hedefinizi Görselleştirin

Hedefinizi tespit edip bu hedefi gerçekleştirmek için ne kadar zaman ihtiyacınız olduğunu tespit ettikten sonra süreci görselleştirin. Dilerseniz bilgisayarda bir grafik hazırlayın, dilerseniz masanıza kağıt yapıştırın.

Ancak her halükarda yapmanız gerekenleri gün içinde somut bir şekilde görün. Bu sayede hedefe doğru atmanız gereken adımlar her daim zihninizde canlı olur.

Ayrıca tamamladığınız şeylerin üstünü çizmeniz de yine mesafe kat ettiğiniz algısını pekiştirir. İlerleme gösterdiğinizi anlarsınız.

Grupça bir proje üstünde çalışıyorsanız ortak bir word dosyasında herkes tamamladığı işleri yazarsa hedefe doğru stabil bir şekilde ilerlediğinizi görmüş olursunuz. Bu da ekibin motivasyonunu artırır.

8. Her Şeyi Not Alın

Planınız üzerinde çalışırken her şeyi not alın. “Söz uçar, yazı kalır” diye boşuna dememiş atalarımız.

Süreç boyunca;

• Aklınıza gelen fikirler
• Günlük, haftalık, aylık program
• Tamamlanan görevler
• Tamamlanacak görevler
• Alınan tavsiyeler ve feedback’ler
• Süreç boyunca konuştuğunuz ve tanıştığınız kişiler

Bu tür notlar almanız amacınıza ulaşmak için daha bütüncül bir perspektife sahip olmanızı sağlar.

9. Pes Etmeyi Aklınızdan Çıkarın

Hedef belirledikten ve bu amacı gerçekleştirmek için yapmanız gerekenleri tespit ettikten sonra günlük olarak bu hedefe yönelik eylemlerde bulunmanız şart.

Süreç boyunca beklenmedik durumlarla karşılaşabilir, çeşitli aksamalar yaşayabilirsiniz. Bunlar gayet doğaldır ve siz de bunlarla mutlaka karşılacaksınız. Önemli olan istikrarlı bir biçimde hedefinize yönelik çalışmaya devam etmektir. Zaman zaman kendinizi kötü hissedebilir ve boşa kürek çektiğinizi düşünebilirsiniz. Böyle anlarda kısa molalar vermek, kafanızı toparlamak için biraz dinlenmek iyi gelecektir. Fakat ne olursa olsun, ümidinizi ve çalışma azminizi yitirmeyin.

B. Zaman Yönetimi

1. Kendinize Güzel Bir Ajanda Alın

Kağıt ajanda ya da mobil uygulama fark etmez esasında. Günlük, haftalık, aylık olarak yapmanız gereken şeyleri bir yere not almanız gerek.

Bilimsel araştırmalar, kalem ve kağıt kullanarak alınan notların daha etkili olduğunu, hedeflerin bu şekilde yazıldığında daha çok gerçekleştirildiğini gösteriyor.

Yanınızda fiziki ya da dijital ajandanın olması sizi stresten kurtarır ve sakinleştirir. Zira ne yapılması gerektiğini bilirsiniz. Zihniniz boş yere bu bilgileri muhafaza etmekle yorulmaz.

2. Zaman Ayırmayı Öğrenin

Yapmanız gerekenleri haftalık bir program üzerinde hazırladığınızda, yani işlerinizi zamanladığınızda daha verimli olduğunu göreceksiniz.

“Salı 10-12 saatleri arasında şunu yapacağım” diyebilmek daha realist ve somut bir harekettir. Böylece önemli işlerinize öncelik vermiş olursunuz.

Tüm haftanızı bu şekilde zamanlara ayırın. Her gün ne yapmanız gerektiğini önceden bilirsiniz bu sayede. Bazı uzmanlar bu yöntemi 30 günlük, yani bir aylık olacak şekilde hazırlamanın daha iyi olduğunu savunmakta.

Ama en azından bu alışkanlığı kazanmalı, her gün ne yapacağınızı ve ne zaman yapacağınızı bilmeniz sizin lehinize olacaktır.

3. Mola Vermeyi Unutmayın

Araştırmalar, günlük ya da haftalık program yaparken boş zamana ve molaya da yer vermenin önemine işaret ediyor. Diğer bir deyişle mola ve ara vermeyi asla ihmal etmeyin.

Yeterince uyumamak, günlük en az 7 saat uyumamak verimliliğinizi ciddi şekilde düşürür. Düzenli ve yeterli uyumaya mutlaka önem verin.

Ayrıca hedefiniz uğruna emek verirken kendinize ufak aralar verin. Spor yapmak, yürüyüşe çıkmak gibi şeylerden bahsediyoruz.

4. Pazar Akşamları Haftanızı Planlayın

Pek çok uzman, haftalık plan yapmak için en ideal zamanın hafta başlangıcı olduğu ifade ediyor. Yani pazar akşamı, önünüzdeki haftayı nasıl değerlendireceğinizi mutlak surette yazılı bir şekilde planlayın. Hafta içinde gitmeniz gereken davetler olabilir, misafirleriniz olabilir. Bu tür durumları da gözeterek bir plan hazırlamaya gayret edin. Sosyal hayatınızdan taviz vermeniz bu kez de arkadaş ve aile ilişkilerinizi zedeleyebilir. Böyle bir şeyin olması çalışma hayatınızı da olumsuz etkiler doğal olarak.

5. Bir Gününüzü Önceden Bilin

Yazmanın ve ne yapılması gerektiğini somut bir şekilde bilmenin önemini vurgulamıştık. Bir gününüzün nasıl geçeceğini şöyle yazabilirsiniz mesela.

• 7: Uyanış
• 7.15: Sabah sporu
• 8.30: Duş ve kahvaltı
• 10: Bilgisayar başına geçiş ve e-mailleri kontrol ediş
• 10.15: Rapor yazımına kalınan yerden devam etmek
• 12.30: Öğle yemeği
• 13.30: Rapor için araştırma
• 15: Kısa bir mola
• 15.15: Çalışmaya devam
• 17: Son kontroller, maillere cevap
• 17.30 Ofisten çıkış
• 18: Markete uğrama
• 18.30: Akşam yemeği
• 20: Aileyle zaman geçirme
• 21: Bilgisayarda biraz daha rapor üzerinde çalışma
• 22: Yatmaya hazırlık, kitap okuma vs.

7. Problemlerle Zamanında İlgilenin

Son dakikada oluşabilecek problemler veya başka durumlar için ekstra zaman ayırmanız da yine iyi olur. Normalde 1 saat sürecek bir işe başlangıç aşamasında 2 saatlik bir dilim atayın. Zaman içinde çalışma hızınızı, yapılması gerekenlerin zorluğunu görerek bu zaman dilimini değiştirebilirsiniz.

8. Esnek Olmaya Önem Verin

Bir hedef uğruna çalışmaya başladığınız ilk dönemlerde esnek olmaya önem verin. Beklemediğiniz durumlarla karşılaşabilirsiniz ve bu durumlar planlarınızda aksamalara neden olabilir. Ancak belli bir hedef doğrultusunda emek vermeye başladığınız ilk birkaç haftayı geçiş ve deneyim kazanma süreci olarak görün.

9. Önemli İşlere Öncelik Verin

Bir gün içinde size en fazla fayda sağlayacak işleri tespit edin. Hangi işler sizi hayallerinize daha çok yaklaştıracak? Hangileri olmasa da olur? Bu işleri analiz edip en önemli işlere öncelik verin.

Uzmanlar günün ilk birkaç saati e-maillere dalmak yerine, o günün en önemli işlerine odaklanmanın daha verimli olduğunu ifade ediyor.

Yine de yapılması gereken ufak tefek birçok iş olacaktır. Bunların tümünü aradan çıkarmak için bir zaman belirleyebilirsiniz. Örneğin öğle yemeğinden sonraki yarım saatte bu işleri halletmeniz iyi olabilir. Böylece yediklerinizi hazmederken önemsiz ancak yine de yapılması gereken şeyleri halletmiş olursunuz. Hem bu sayede esas önemli olan işleri yaparken dikkatiniz dağılmamış olur. Kesintisiz ve daha verimli bir şekilde çalışmaya devam edebilirsiniz.

Mutlaka okuyun: “Her Şey Önemli” Gözüktüğünde Önceliklendirme Nasıl Yapılır?

10. Telefonu Kapatın

Önemli bir iş üzerinde çalışırken akıllı telefon ve sosyal medyanın dikkatinizi dağıtmasına izin vermeyin. Söz gelimi 2 saatlik bir okuma sürecinde telefonunuzu kapatın. Gerçekten önemli bir rapor yazarken sosyal medyaya girmeyin. Mola verdiğiniz anlarda telefonunuzu kontrol edebilirsiniz tabii lakin iş esnasında telefondan ve sosyal medyadan uzak durmanız lehinize olur.

Mutlaka okuyun: Telefonu Daha Az Kullanmak İstiyorsanız Önce Sebebini Anlayın

C. Motivasyon

1. Pozitif Olun

Pozitif düşünmek hedeflerinizi başarmak için şarttır. Kendine inanmayan bir insan bir şey yapmak için çaba harcamaz. Bu nedenle negatif düşünmekten ve negatif insanlardan uzaklaşın.

Çevrenizi sizle aynı hedeflere sahip, dayanaşabileceğiniz insanlarla donatın. Aynı kafada olduğunuz insanlarla birlikte çalışmak, süreci hem kolaylaştırır hem de keyifli hale getirir.

2. Kendinizi Ödüllendirin

Amacınıza yönelik elde ettiğiniz belli başlı başarılarda kendiniz ödüllendirin. Örneğin raporunuzu beklediğinizden 2 gün önce tamamladıysanız bu iki günü sevdiğiniz şeylerle uğraşarak geçirin.

Hatta bir uzman şöyle bir yöntem öneriyor: Arkadaşınıza para verin ve belirttiğiniz tarihte işinizi bitirmezseniz bu paranın ona ait olacağını söyleyin. Eğer belirlediğiniz tarihte işinizi tamamlayamazsanız o para arkadaşınızda kalsın.

Mutlaka okuyun: Motivasyon Nedir? Nasıl Motive Olunur?

3. Aynı Kafada Kişilerle Arkadaş Olun

Aile ve arkadaş desteği şahane bir şeydir, fakat sizle aynı amaçları taşıyan insanlarla birlikte olmak hem motive edicidir hem de size ihtiyaç duyduğunuz desteği verir.

Bu nedenle sizle aynı kafada insanlarla dayanışın, birlikte oturup sohbet edin, amaçlarınız doğrultusunda nasıl daha çok ilerleme kat edebileceğinizi konuşun.

4. Sabah Rutini Kazanın

Günü dolu dolu geçen başarılı insanların güne erken başladığını görürsünüz. Bu kişilerin sabah rutini vardır. Yani güne erken başlayıp mesaiden önce sevdikleri şeylerle uğraşırlar.

Güne pozitif başlamanın bazı yollaro; düzenli ve yeterli uyumak, sabahları orta seviyede spor ya da  yoga yapmak, sağlıklı kahvaltı yapmak ve yazı yazmaktır.

Mutlaka okuyun: Sabah Rutini Nasıl Oluşturulur?

5. Dinlenmeye Önem Verin

Motivasyonunuzu korumanın en önemli yollarından biri mola vermektir. Sürekli çalışır ve hiç dinlenmezseniz kısa sürede bitap düşersiniz. Kısa aralar vermek hem yorulmanızı hem de ivme kaybetmenizi önler.

Örneğin 2 saat bilgisayar başında yoğun bir biçimde çalıştıysanız 15 dakika mola verin ve kısa bir yürüyüşe çıkın. Bu süre içinde telefona ya da internete girmeyin.

Mutlaka okuyun: Başarının Gizli Anahtarı: Dinlenmek ve Rahatlamak

6. Başarınızı Görselleştirin

Böyle kısa anlarda hayalinizi gerçekleştirdiğiniz zaman nasıl bir durumda olacağınızı hayal edin. Hayal kurmak, zor zamanlarda mücadele etmenizi sağlayan çok önemli bir husustur.

Mutlaka okuyun: Hayal Kurmanın Önemi ve Faydaları

7. Sürecin Kolay Olmayacağını Kabul Edin

Hiçbir önemli başarı kolay elde edilmez. Eğer kendiniz için büyük bir hayaliniz varsa bu hayali gerçekleştirmenin kolay olmayacağını, süreç boyunca pek çok zorlukla karşılaşacağınızı kabul edin.

Yani zorlukları olduğu gibi kabul edin. Sizin kontrolünüzde olmayan şeyler için endişe duymayı bırakın. Bu tür problemler için üzülmek yerine karşılaştığınız her zorluktan bir şeyler öğrenmeye çalışın. Unutmayın ki başarısızlıklar çoğu zaman başarılardan daha çok şey öğretir insana.