Yeni bir işe başlarken veya ofisinizi başka bir yere taşırken ofisinizi düzenlemeniz gerekir ve bu oldukça önemli bir adımdır. Ofisiniz bütün önemli belgeleri saklayacağınız ve müşterilerinizle etkileşimde olacağınız alandır. Düzenli bir ofis açmak işinize daha iyi odaklanmanıza ve ofisle ilgili sorunlara daha az zaman ayırmanıza yardımcı olur.
Ofis nasıl açılır?
1 – Arzu ettiğiniz ofise kavuşabilmek için uygun yerler aramaya başlayın. Gayrimenkul firmaları ile görüşerek satın alabileceğiniz veya kiralayabileceğiniz yerlere bakın. Yeni bir iş kuruyorsanız bir ofis kiralamak veya satın almak pratik bir yaklaşım olacaktır.
2 – Uygun mülkleri gözden geçirin. Yapacağınız işe uygun verimli bir yer bulmaya çalışın. Müşterilerinizle ofisinizde görüşecekseniz ve toplantılar yapacaksanız güzel ve park yeri olan bir bina bulmaya çalışmalısınız. Elektrik prizi ve telefon hatlarını kontrol edin. Tuvaletleri denetleyerek ihtiyaçlarınıza uyup uymadığını belirleyin.
3 – Ofis yerinize karar verin. Bulduğunuz yerin yapı standartlarına uyduğundan emin olun. Kira ve sigorta masrafları bütçenizi etkileyecektir. Unutmayın ileride para durumuna bağlı olarak ofisinizi başka bir yere taşıyabilirsiniz. İşletmelerin çoğu küçük ofislerle başlarlar ve daha sonra daha büyük ve daha güzel yerlere taşınırlar.
4 – Ofisinizde tam olarak kaç kişinin çalışacağına ve işlerini iyi yapabilmeleri için ne kadarlık bir alana ihtiyaç duyacaklarına karar verin. Bütün muhasebe işlerini bir kişi yapacaksa belgeleri koyacakları dosya dolapları olduğundan büyük bir odaya ihtiyacı olacaktır. Resepsiyon görevlileri ve sekreterlerin büyük bir alana ihtiyaçları olmaz. Sahada çalışan satış personeliniz varsa odalarını ortaklaşa kullanabilirler.
5 – Kamu hizmetlerini ( elektrik, su, doğalgaz vb. ) ve internet bağlantılarını halledin. Birden çok bilgisayar varsa ağ sunucusu kullanabilirsiniz böylece çalışanlar bilgileri ofis içindeki diğer çalışanlarla ile paylaşabilirler.
6 – Ofis ekipmanlarını ve mobilyalarını alın. Dar bir bütçeniz varsa ikinci el mobilyalar alabilirsiniz. İkinci el ürünlerin satıldığı birçok mağaza vardır. Her masaya çok hatlı telefonlardan koyun. Ofis sandalyeleri yeni veya ikinci el olabilir. İhtiyacı olan çalışanlara bilgisayar alın. Satış personeliniz varsa ve ofis dışında çalışıyorlarsa paylaşmaları için onlara bir tane bilgisayar alın. Aynı zamanda ağa bağlanabilen yazıcı ve dosya dolapları da almanız gerekecektir.
7 – Ofis malzemelerinizi satın alın. Ofis malzemeleri satan bazı firmalar küçük işletmelere kredi hesabı açarlar. Bu hesaplar sayesinde indirimlerden yararlanabilir ve ertesi gün teslimat alımlarından faydalanabilirsiniz. Bol miktarda tükenmez kalem, not defteri, ataç, zımba, yazıcı kağıdı ve ihtiyacınız olan diğer ofis malzemelerinden alın.
İpuçları ve uyarılar
Bazı teknoloji firmalaro bir sene boyunca bütün yazıcı mürekkeplerinizi onlardan alacağınıza dair sözleşme imzaladığınız taktirde yüzlerce sayfa yazdırmanıza yardımcı olacak yazıcıları bedava verir.
Ofis açmak için gerekli belgeler
İşyeri açarken sizden istenilen belgelerdir. Bu belgeler yaptığınız veya yapacağınız işin türüne göre değişmektedir. Bağlı bulunduğunuz Belediyenin ilgili birimine başvurarak bu belgeleri öğrenebilirsiniz.
Ofis açma maliyeti
Ofis malzemeleri, ofisin kirası, ofiste çalışacak eleman sayısı gibi faktörler maliyeti etkileyen değişkenlerdir.Genellikle 10 bin TL’den 30 bin TL arasında değişmektedir. Ofis kurmak istiyorum diyenler ikinci ofis malzemelerini seçerlerse maliyeti büyük oranda düşürebilirler.
