Müşterilerden ödemeyi zamanında alabilmek zaman zaman oldukça külfetli bir hal alabiliyor. Satış sonrası işinizi yaptığınızı düşünerek bir rahatlama hissi duyabilirsiniz, fakat ödemeyi almadan önce hiçbir şey bitmiş değildir.
Müşteri ödemelerini zamanında alamamak şirketin aleyhine işleyecektir. Özellikle de ilgili ödemelerin belli bir zaman diliminde yapılmasını bekliyorsanız. Müşterilerinizin çoğu değerli ve size tekrar tekrar kazanç getirecek kişiler ise böyle bir durum yaşamak oldukça hayal kırıcı olacaktır.
Bu nedenle, ödemelerinizi zamanında tahsil edebilmenin yollarını bulmanız gerekmektedir. Bu noktada, bu tatsız durumdan kaçınabilmek ve ödemelerinizi zamanında alabilmek için aşağıdaki 6 yol izleyebilirsiniz.
1.Alacağınız ödemeler için beklentilerinizi erken şekilde belirleyin ve kibarca hatırlatmalarda bulunun.
Başından itibaren müşterilerinizin maliyetlerinin ve ödeme planının ne olduğunu bildiğinden emin olun. Onlara kafalarını karıştıracak ve zamanında ödeme yapmamalarına sebep olacak herhangi bir gerekçe sunmayın. Oldukça net bir şekilde müşterilerinize ne zaman ve ne kadar ödeme yapmaları gerektiğini açıklayın. Bunu yaptığınız takdirde, herhangi bir sürpriz ile karşılaşmayacaklardır.
Ödeme tarihi yaklaştığında kibarca hatırlatmada bulunmak beklentilerini kontrol altına almanızı sağlayacaktır. Örneğin, müşteriniz satış sözleşmesini üç ay önce imzalamış ve ödeme için uzak bir tarih belirlenmişse müşteri bunu unutup ödeme için hazırlıklı olmayabilir. Bu durumu yaşamak yerine, müşterilerin ne zaman, ne kadar ödeme yapmaları gerektiğini onlara açık bir dille ve düzenli hatırlatmalar ile açıklamanız gerekmektedir.
Aynı zamanda, güçlü iletişim biçimi müşteri ile aranızdaki ilişkinin de güçlenmesini sağlayacak faktörlerden biridir. Zayıf bir iletişim söz konusu olduğunda, para ödemeden sizden hizmet alabilecekleri izlenimine bile kapılabilirler. Bir kez bu izlenime kapıldıkları durumda da bunu telafi etmek düşünüldüğü kadar kolay olmayabilir. Bu nedenle, müşterileriniz karşısında en başından beri istikrarlı ve kararlı olmak ödemelerinizi zamanında almanız noktasında faydalı olacaktır.
2. Peşini bırakmayın.
Faturanızı gönderdikten sonra tahsilat yapılana kadar süreci takip etmelisiniz. Müşterileriniz çoğunlukla meşgul olacaktır. Yapmadıkları bir ödeme varsa bunu daha sonra göz ardı edebilirler. Bu nedenle ödeme tarihi geçtikten sonra bile nazikçe hatırlatmalarda bulunabilirsiniz. Profesyonel şekilde davranıldığında hiç kimse bu tip hatırlatmalardan kolay kolay rahatsızlık duymayacaktır. Örneğin, bunun için bir takvim oluşturabilirsiniz, bu takvime bağlı kalarak da bu hatırlatmaları yapabilirsiniz.
Ödeme sürecini olabildiğince modernize hale getirin. Ödemelerinizi zamanında alabilmenizde size yardımcı olmak üzerine kurgulanmış bazı etkili araçlardan faydalanabilirsiniz. Unutmayın, müşteriler size ödeme yapabilmek için ne kadar az zaman harcarlarsa, ödemelerinizi de o kadar zamanında ve sorunsuz şekilde teslim alabilirsiniz. Bu nedenle başarılı sonuçlar alabilmek için başlangıçta doğru sistemlere yatırım yapmanız gerekiyorsa bundan kaçınmayın.
Yapabiliyorsanız, müşterilerden ön ödeme de alabilirsiniz. Bu şekilde ilerlediğinizde ödeme günü geldiğinde ya da sonrasında müşteriye tekrar tekrar hatırlatmalarda bulunmak zorunda kalmazsınız. Günümüzde insanlar değeceğini düşündükleri ürün ya da hizmetler karşılığında önceden ödeme yapmayı sorun etmemektedir. Bu durumu avantaja çevirebilirsiniz.
3. Hızlı ödemeler için küçük teşviklerde bulunabilirsiniz.
Hızlı ödeme alabilmek için küçük teşvikler sunmak süreci hızlandıracak ve müşteri sadakatini destekleyecektir. Her müşteri bir noktada ödeme yapması gerektiğini biliyordur. Bu durumda hemen ödeme yaptıkları takdirde bazı avantajlara sahip olacaklarını bildiklerinde de ödemeyi yapma noktasında daha istekli olacaklardır.
Hatta vereceğiniz teşvikleri ürün ya da hizmetleriniz bağlamında kurgulayabilirsiniz. Örneğin, ek bir özelliğe erişim verebilir ya da bir haftalık ücretsiz hizmet alma hakkı sunabilirsiniz. Böylece, size olan ödemelerinizi zamanında yapmak için daha hevesli olacaklar, hatta sizden tekrar ürün ya da hizmet satın almak isteyeceklerdir.
4. Faturalarınızı doğru kişiye gönderin.
Büyük şirketler için faturayı doğru kişilere göndermeniz oldukça önemlidir. Müşteriler ödeme yapmak için hazır olduğunda, ödemenin nasıl yapılacağını bildiklerinden de emin olmalısınız. Ödemenin nasıl yapılacağının kararlaştırılması sadece birkaç dakikanızı alacak ve ileride yaşayabileceğiniz olası bekleme riskinden sizi kurtaracaktır.
5. Müşterileriniz ile kişisel ilişkiler kurun.
Bunu yapabilecek uygun koşullara her zaman sahip olamayabilirsiniz fakat müşterileriniz ile yakın ilişkiler kurmak konu ödemelerinizi toplamaya geldiğinde oldukça uygun bir ortam sağlayacaktır. Birinin ödeme yapmadığı durumda, ödemenin akıbeti hakkında bu kişiye soru sorarken kendinizi daha rahat hissedeceksinizdir. Karşısındaki müşteri ile yakın bir ilişkiniz olduğunda, daha resmi olmanızın gerektiği durumlarda yaşadığınızın aksine ödemeleriniz konusundaki hatırlatmalarınızı daha rahat şekilde yapabilirsiniz. Kısacası, kişisel bağlar ürün ya da hizmetlerinizin karşılığı ödemelerinizi daha hızlı alma noktasında oldukça faydalıdır.
6. Küçük detaylar üzerine düşünün.
Ödemelerinizi alma hızını artıracak birbirinden farklı küçük pek çok faktör bulunmaktadır. Örneğin, faturaları günün hangi saatinde ilettiğinize ya da faturaların formatını ve içeriğini nasıl oluşturduğunuza odaklanmayı tercih edebilirsiniz.
Açık ve yalın bir fatura formatı ile sürecinizi daha hızlı hale getirebilirsiniz. Örneğin görsel olarak vurucu bir şablon kullanmak ve müşterilerin ne için ödeme yaptıklarını rahatlıkla görebileceği şekilde içerik konumlandırmak faydalı olacaktır. Hatalar yaptığınız durumda ise ödeme tahsilat süreciniz yavaşlayacaktır. Bunun yerine her şeyin olması gerektiği gibi hazırlandığından emin olmak için yeterli zamanı ayırdığınızdan mutlaka emin olmalısınız.
