Doğru sistemleri kullanarak verimliliği ve karı maksimize edebilirsiniz.
Çoğu zaman tekrara düşmek, israf ve gereksiz bürokrasi işlerinizi yavaşlatır. Aşağıdaki ünlü iş adamları işinizin isviçre saati gibi tıkırında çalışması için kullanabileceğiniz sistemleri anlattı.
1. Yapay zeka uygulamaları ve makine öğrenimi
Günümüzde işteki ölçümlerinizi veriye dönüştürmenizi ve bu verileri yapa zekaya sahip bir cihaza yüklemeniz artık mümkün. Yapay zekaya sahip bu cihazlar girdiğiniz verileri kullanarak fiyatları ya da dijital pazarlama harcamalarınızı optimize edebiliyor. Yapay zeka ve makine öğrenimiyle haşır neşir olmak artık iş dünyasının olmazsa olmazı haline geldi.
Şirketiniz için Google Cloud ya da Microsoft Azure edinin. Google Cloud birçok otomasyon aracıına sahip. Böylece siz de otomatik olarak en yeni güncellemelere sahip olabilirsiniz. Microsoft Azure da benzer özellikler barındırmasının yanı sıra fiyatı da oldukça uygun. Doğru makine öğrenimi araçlarıyla maksimum verimliliğe ulaşabilirsiniz.
2. Hem satış döngüsü, hem de iş döngüsü oluşturun.
Satış döngüsü müşterinin ilgi göstermesiyle başlar ve ürünü satın almasıyla biter. İş döngüsünde ürününüzü ya da hizmetinizi pazarlar ve insanları yönlendirmeye çalışırsınız. Çoğu kişinin bir işe başlarken iktisadi döngü oluşturmak için yeterince parası olmaz. İktisadi döngüyü büyük şirketler kullanır. İşinizi otomatikleştirmek için işinize gösterilen ilgiyi artıracak bir iş döngüsü kurmalısınız.
3. Tekrarlanan süreçleri belirleyin.
Kaçırdığınız otomasyon fırsatlarını yakalayabilmek için ekibinizi toplayın ve neleri sürekli tekrar ederek yaptığınızı konuşun. Daha sonra aynı görevi yerine getirebilecek ya da daha iyisini yapabilecek otomatik bir çözüm arayın, tabi bu sırada getirdiğiniz çözümün harika bir hizmet sunduğundan da emin olun. Örneğin, e-postalara cevap vermek ve e-mailleri düzenlemek gibi çok basit ama zaman alan işleri otomatikleştirebilirsiniz. Bu tarz küçük ama önemli değişiklikler müşteri hizmetleri kalitenizi büyük oranda iyileştirecektir.
4. Sisteminiz basit ve tekrar edilebilir olsun.
Etkili sonuçlar almanız için otomasyonu tamamlamak zorunda değilsiniz. Karmaşık bir sistem daha fazla bakım gerektirir ve bozulmaya meyillidir. Her gün bir sürü kişi danışmanlık programımıza başvurup iş uzmanlarımızdan biriyle randevu ayarlıyor. Otomasyon sistemimiz başvuruları randevularla eşleştiriyor, bu sayede iş uzmanlarımızla yapılan telefon görüşmeleri daha adil bir şekilde dağılıyor ve randevular kolayca ayarlanabiliyor.
Mutlaka okuyun: İş Dünyasında Sadeliğin Önemi
5. Çekirdek ekibinize ek olarak esnek çalışabilen freelance çalışanlarınız olsun.
Walmart’ın kurucusu Sam Walton şöyle diyor: “En iyi yönetim tarzı en ince detaya kadar yönlendirmek ya da işleri tamamen serbest bırakmak değildir; her şey otomatik bir şekilde işlerken gözünüzü işleyişten ayırmamaktır.”
Hiç kimse her şeyi mükemmel bir şekilde yapamaz. Bu yüzden sosyal medya, email pazarlamacılığı ve reklam yazarlığı gibi işler için bu konularda uzmanlaşmış kişilerle çalışın. Bu sırada, tam zamanlı çalışan ekibiniz işleri yönetirken siz de arada sırada işlerin yolunda gidip gitmediğine bakabilirsiniz. Otomasyon etrafınızda işleri en verimli şekilde halledecek bir ekip toplayabilmektir. Belli görevleri uzman freelance çalışanlara vererek masrafları da azaltmış olursunuz.
Mutlaka okuyun: İnsanlara Neden Daha Fazla Yatırım Yapmalıyız?
6. Günde sadece 20 dakika çalışmanız işiniz için yeterli olabilsin.
E-ticaret işimi tamamen otomatikleştirdim, bu yüzden günde sadece 20 dakikayı işe ayırmam yeterli oluyor. İlk başta her şeyi ben yönetiyordum, daha sonra yerimi başkalarına bıraktım. Önümdeki en büyük engel benim işimi yapması için başkalarına güvenebilmekti. Ancak başkalarına zaman ve para yatırdığınızda genelde verdiğiniz işte sizden çok daha iyi bir noktaya geliyorlar.
Ekibinizin problemleri nasıl çözeceğini bilmesi için yeni insanları eğitmek ve standart operasyon prosedürleri yaratmak gereklidir. İlk müşteri destek temsilcim için tüm e-posta konularımızı tek bir belgede toplamıştım. Böylece bir müşterinin soracağı her soruya cevap verebiliyordu.
Mutlaka okuyun: Başarılı Girişimciler İşin Sadece %5’ini Üstlenirler!
7. İşiniz üzerine çalışın, kendi işinizde çalışmayın.
Bir işi kurarken kurulma aşamasında ortaya çıkacak işlerden kaçamazsınız. Dikkat, çaba, uykusuz geceler… Ancak işletmenizi kurduktan sonra kendinizi günlük operasyonel işlerden uzaklaştırmalısınız. Kendi işinizde çalışmayın, işiniz üzerine, onu nasıl geliştirebileceğiniz üzerine çalışın.
Kendinize zamanınızın ne kadar değerli olduğunu sorun. Maaş derecenizin altındaki tüm görevleri —daha ucuza, daha hızlı ve daha iyi yapılabilecek her şeyi— başkalarına devredin. Haftalık bir raporlama sistemi oluşturun ve ekibinizi denetlemek için haftada en az üç kez sistemi kontrol edin. Bu işinizi büyütmek için size çok daha fazla zaman kazandıracaktır.
Mutlaka okuyun: “Her Şey Önemli” Gözüktüğünde Önceliklendirme Nasıl Yapılır?
8. Güç verin, eğitin, dış kaynakları kullanın
İşletmenizin sahibi gibi davranacak bir ekibiniz olması işletmeniz için yapabileceğiniz en iyi şeydir. Açık politikalar ve prosedürler belirleyin ve ekibinizin de katkıda bulunması sağlayın. Sokratik metodu kullanarak (cevaplar vermek yerine soru sormaya odaklanır) bilgi ölçümleri yaparken destekleyici bir liderliklikle ekibinizi eğitin. Daha sonra pazarlama, satış, muhasebe gibi alanlardaki ihtiyaçlarınızı karşılayacak uzmanları dışarıdan bulun. Bu işletmenizin sizin müdahaleniz olmadan da işleyebilmesini sağlayacaktır.
Mutlaka okuyun: Harika Bir Ekip Kurmak ve Yönetmek
9. Görev yönetimini ve iletişimi düzene sokun.
Şirketimizde detayları gözden kaçırmamak için görevleri ve iletişimi Slack ve Trello uygulamasını kullanarak merkezileştirdik.
Bu tarz araçları kullanarak sınırları çizilmiş, belirgin roller belirleyin. Böylece sanal bir asistan uygun ekip üyesine görevleri yönlendirebilir. ScheduleOne gibi araçlar ise randevuları otomatikleştirir. Çalışanlar için sistemler kurmaya çalıştığımda iki adımlı bir süreci izlerim: Loom gibi bir araçla yeni proje için açıklama videosu çekerim, daha sonra videoda açıkladıklarımı adım adım parçalara bölerek yapılacaklar listesi oluştururum.
Mutlaka okuyun: Başarılı Bir Görev Dağılımı Nasıl Yapılır?
10. 5 adımlı bu plana sadık kalın.
Bir, her şeyi kendiniz öğrenin. Artıları, eksileri ve işle ilgili en kritik noktaları öğrenin ki yerinize bir başkası bakabilsin. İki, şirket parasını harcamayın. Kendinize bir maaş verin ve sadece onu harcayın. Üç, zayıflıklarınızın farkında olun. Bu zayıflıklarınızı kapatacak kişiler işe alın. Örneğin bir operasyon sorumlusu işe almak yaptığımız en akıllıca yatırımdı. Zayıflığımızı ve kuruluşumuzun en güçlü taraflarından biri haline getirdi. Dört, her bir pozisyon için önemli olan zihinsel özellikleri belirleyin ve işe alımı buna göre yapın. Beş, akışına bırakın! İşletmenizdeki belli bir pozisyonda sizden çok daha fazla başarı gösterecek kimseler vardır. Onlara işlerini yapmaları konusunda güvenin.
Mutlaka okuyun: Her Şeyi Tek Başına Yapmaya Çalışmaktan Vazgeçmeniz İçin 5 Neden
11. Sabırlı olun, insan faktörünü unutmayın.
Yeni kuracağınız iş bir telefon uygulaması değilse, çoğu iş gibi kişisel dikkat ve ‘insan dokunuşuna’ ihtiyaç duyacaktır. Bir işletmeyi bir anda otomatik hale getiremezsiniz. Sabırlı olun. İşletmenizin sorunsuz bir şekilde çalıştığından emin olun ve büyümeye devam ederken kendi kişisel, insani dokunuşunuz eksik kalmasın. Zaman içerisinde müşterinin kaliteli hizmet almasını etkilemeyecek olan alanları otomatikleştirin. Yeni kurduğunuz bir şirketteki ilk müşterinizi sürece kendinizi dahil etmediğiniz için kaybetmek istemezsiniz.
12. Kendinizi müşteriyi sürekli memnun etmeye adayın.
“Tahmin edilebilir olanı sistematik hale getirin. Olağanüstü olanı insancıllaştırın.”
Bir akıl hocası olarak tüm girişimcilere aynı soruyu sorarım: “Bir şeyi nasıl bir kere yaratır ve sürekli memnun etmesini sağlarsınız?” Üstün başarılara sahip kişiler, memnuniyeti sağlamak için müşteriyle her fırsatta bizzat yakın ve samimi bir ilişki kurmaları gerekiyormuş gibi hisseder.
Bu çok yaygın bir yanlıştır ve şirketin işleyişi içerisinde sinir bozucu olabilir.
E-posta otomasyonu ‘insancıl’ bir şekilde otomatikleşmenin en kolay yollarından biridir. Sumo, Emma ve ConvertKit gibi platformları kullanarak orijinalliğini kaybetmemiş, müşteriyi memnun edecek mailleri takipçilerinize toplu olarak yollayabilirsiniz.
Mutlaka okuyun: Müşteri Sadakati ve Memnuniyeti Nasıl Sağlanır?
