Çoğu zaman yöneticiler iş yerinde çalışanların sorumluluk almaktan kaçınmalarına göz yumabilmektedir. Çünkü yüzleşmekten kaçınmak isterler. Oysa kişisel sorumluluğun yokluğu beraberinde olumsuz sonuçlar da getirmektedir.
Çalışanların ise, performanslarının iyi olmadığını bilmeleri onlara kendilerini kötü hissettirir. Örneğin, bir satış elemanı büyük ihtimalle satış hedeflerini tutturamayan kişinin sadece kendisi olduğunu düşünmektedir. Hiçbir şekilde cesaret verilmediği ya da yol gösterilmediği durumda, bu kişi görmezden gelindiğini düşünecek, hayal kırıklığına uğrayacak ve belki de bu sebeplerden sürecin sonunda istifa etme noktasına bile gelebilecektir.
Aynı zamanda, iş yerinde sorumluluk alma eksikliği çalışanlara standartların düşük olmasının normal olduğunu da düşündürtecektir. Belki de takım, düşük performanslı çalışanına ve onun yöneticisine tavır alacak çünkü ekip, arkadaşlarının yarattığı eksikliği tolere edebilmek için yapabildikleri işlerin çok daha fazlasını üstlenmek zorunda kalacaktır.
Sorunun kaynağı olan çalışanın kim olduğu belirlenemediği durumda ise belki de diğer çalışanlar bunu kişi kayırma ya da zayıflık olarak algılayacak, bu durum da herkes için motivasyon kırıcı hale gelecektir.
Neyse ki, bu durumu tersi bir duruma dönüştürebilmek imkansız değildir. Bu noktada, takımdaki herkese adil iş dağılımının sağlanabildiğinden emin olmanın yolları aşağıda sıralanmaktadır.
1. O zor konuşmayı yapın
Her ne kadar çalışanların hesap verebilirliğini sağlamak ilk etapta kulağa hoş gelmese de, durum her zaman böyle olmak zorunda değildir. Sadece, kişiye değil performansa odaklanmak gerektiğini unutmamak gerek. Çünkü herkes işini iyi yapmak ister ve kasıtlı olarak bunun tersini yapmaya çalışmaz.
Bir örnekle durumu somutlaştırabiliriz. Örneğin, çalışanınız ile yapacağınız konuşmayı şu cümlelere başlatabilirsiniz. “XX durumunun yaşandığını fark ettim. Sence bu durumda yanlış giden şey ne oldu?”
Konuşma boyunca bazı aksiyonların neden alınmış ve bazı işlerin neden yapılmış olduğunu anlamaya çalışın. Örnek cümleler şu şekilde de geliştirilebilir: “Bu durum için izlediğin sürecin üzerinden beraber geçebilir miyiz?” ya da “Bir sonraki toplantıya benim de katılmam senin için faydalı olur mu?”
Çalışanlar kendi davranışlarının takımı etkilediğini her zaman anlayamayabilirler. Bu kapsamda, yetersiz performansın arkasında yatan yaygın sebeplerden bazıları aşağıda sıralanmaktadır.
- Yöneticiler yönlendirmelerinde açık davranmıyor olabilir.
- Çalışanlara eğitim desteği ihtiyacı olabilir.
- Teknik bir sorun bulunuyor olabilir.
- Kişisel bir sorun söz konusu olabilir.
- Birbirleriyle çatışan önceliklendirmeler etkili olabilir.
Mutlaka okuyun: Çalışanlarla Nasıl Konuşulur?
2. Performans düşüklüklerini hızlıca belirleyin
Bu sorunu ilgili kişiler ile bire bir ve olabildiğince hızlı şekilde görüşün. Çünkü problem ile yüz yüze gelmediğiniz sürece hiçbir şey değişmeyecektir. Aynı zamanda yaşadığınız hayal kırıklığının sizi kırılma noktasına getirmesine ya da performansı düşük bir çalışanı sizin için problem haline getirmesine izin vermemelisiniz.
Bu noktada, yapılması gereken söz konusu düşük performansın arkasındaki nedeni ortaya çıkarabilmektir. Böylelikle, liderlik yönteminizi durum ile bağdaştırabilmenin yolunu bulabiliyor olacaksınız.
Örneğin, yeni bir çalışan destekleyici eğitimlere ihtiyaç duyuyorken, deneyimli bir çalışanın sorunu ise üzerinde üstesinden gelebileceğinden çok daha fazla iş yükünün bulunması olabilir. Ya da son derece özenli bir çalışan biraz yönlendirme ile performansını yükseltebilecekken, diğerlerine göre daha tembel olarak nitelendirilebilecek bir çalışan ise üzerindeki yönetimsel etki sayesinde daha yüksek performans ile çalışmaya başlayabilir. Dolayısıyla, çalışanlarınızdan beklediğiniz aksiyon ve davranışlar hakkında gerçekçi olmalı ve beklentinizin karşılanabilmesi için çözüm önerileri geliştirebilmelisiniz.
Gerçekten büyük sorun yaşadığınız bir çalışan ile karşı karşıyaysanız, işi tamamen sözlü iletişime bırakmamanız faydalı olacaktır. Yazılı hale getirilmiş hedefler ve yönlendirmeler ile bu kişinin sorumluluk bilincini daha da fazla güçlendirebilirsiniz. Yönetici olarak, sizin söz konusu performansı artırabilmek için gerçekten neye ihtiyaç duyulduğunu etraflıca düşünmeniz gerekmektedir. Bunu yaptıktan sonra, çalışanınızın “Anlamamıştım.” ya da “Bilmiyordum.” deme lüksü kalmayacaktır.
Mutlaka okuyun: Çalışanlarınızı Gözünüz Arkada Kalmayacak Şekilde Özgür Bırakmak
3. Çalışanlarınızın Duygularına Önem Verin
Konuya insanların davranışlarının yarattığı etkileri anlayamadıkları varsayımıyla yaklaşın. Bir lider olarak, sakin kalabilmek, problemin kök sebeplerini bulabilmek ve ortak bir çözüm yolu oluşturabilmek sizin sorumluluğunuzdur.
Örneğin, çalışanlarınızdan birinin her gün işe yarım saat geç kalarak güne başladığını düşünün. Bu kişi ile konuşuyorsunuz ve işe gelmeden önce çocuğunu okula bıraktığı için işe geç kaldığını öğreniyorsunuz. Daha önceki işinde mesaisi 8:30’da başladığı için bunun onun için sorun olmadığı belirtti fakat şu anda bu durum her gün işe yarım saat geç gelmesine sebep oluyor.
Öncelikle, her gün herkesin mesaiye 8:00’de başlıyor olmasının neden önemli olduğunu anlatmaya çalışın ve durumunu çözmek için ona yardımcı olma yollarını arayın. Bu noktada, ya çalışanınız takvimini değiştirmek zorunda kalacak ya da sizin ona özel bir mesai çizelgesi oluşturmanız gerekecektir. Bu kişinin mevcut koşullarına ve şirketin politikasına göre, bu duruma bir çözüm üretebiliyor olmalısınız.
Çalışanınız ile yaptığınız konuşma boyunca, şirketin gereklilikleri kadar kişinin ihtiyaçlarını da önemsediğinizi hissettirmeniz oldukça önemlidir.
Mutlaka okuyun: Liderlik ve İş Hayatında Duygusal Zekanın Önemi
4. Akıllıca kurgulanmış hedefler belirleyin.
İş yoğunluğu arttıkça, ara vermek ve prosedürleri, hedefleri ve politikaları yazılı hale getirmek ilk bakışta zor gelebilir. Fakat çalışanların daha iyi performans sergileyebilmeleri ve motivasyonlarını koruyabilmeleri için kendilerinden ne beklendiğini bilmeye ihtiyaçları vardır.
Bu kapsamda, iş yerinde sorumluluk bilincinin güçlü olmadığını fark etmiş iseniz, bu zekice kurgulanmış ve yazılı hale getirilmiş hedefler oluşturmanız gerektiği anlamına gelmektedir. Bu hedeflerin nitelikleri aşağıdaki gibi olmalıdır.
- Spesifik
- Ölçülebilir
- Elde edilebilir
- Belli bir bağlamı olan
- Belli bir zaman periyoduna oturtulmuş
Bu nitelikte hedefler geliştirmek kendi başına bile önemli bir konudur, dolayısıyla bu hedeflerin belirlenebilmesi için yoğun bir çalışma gerekmektedir. Başlangıç için bu hedefleri belirlemenin biraz hayal gücü ile beraberinde çalışanlar ve liderler arasında açık bir iletişim biçimi gerektiğini bilmek kritik önemdedir.
5. Sonuçlandırın ve İzleyin
Her bir konuşmadan sonra, söylenenleri yazılı hale getirin. Bu her bir konuyu insan kaynakları departmanına iletmeniz gerektiği anlamına gelmemektedir. Fakat belirlenen problemi, bu problem için üzerinde mutabık kalınan çözüm yollarını ve geleceğe dair beklentileri vurgulayabilmek için konuşma boyunca alınan notları kendinize ve çalışanınıza e-mail olarak göndermeniz faydalı olacaktır. Böylelikle, dahil olan herkes için yapılan konuşmayı daha açık ve şeffaf hale getirecek ve bu konuşmanın sonuçlarını izlenebilir kılacaksınız.
Son olarak, konuştuğunuz kişileri beklendiği şekilde performanslarını artırıp artıramadıklarını anlayabilmek için gözlem yapmaya devam etmelisiniz. Bunun için çok fazla zaman ayırmanıza gerek bulunmamaktadır. Konuşmadan hemen sonra bu kişilerin yanına gidip, ayaküstü gece akıllarına gelmiş olabilecek ilave soru ya da fikre sahip olup olmadıklarını sorabilirsiniz. Daha sonra haftada bir bu kişiler ile bir araya gelerek son durumda işlerin onlar için nasıl gittiğine dair fikirlerini alabilirsiniz.
Bu kişilerin hedeflerine ulaşabilmesi için sürecin ortasındayken onlara belli önerilerde bulunabilirsiniz. En iyi yöntemlerden bir tanesi de, iyi bir iş çıkardıklarında bu kişileri ortaya çıkardıkları performansları için kutlamaktır. Unutmayın, hiçbir şey pozitif yaklaşımın kendisi kadar cesaret verici değildir.
Mutlaka okuyun: Çalışanlarınızı Gözünüz Arkada Kalmayacak Şekilde Özgür Bırakmak
