İster 9-6 çalışın ister kendi işinizi yapın, mutlaka üretken olmak konusunda problem yaşıyorsunuzdur. Öyle ki bu problemin birçoğumuzun günlük hayatını etkilediğini söyleyebiliriz. Peki o zaman size güzel bir haber verelim: Aşağıda bahsettiğimiz bilimsel olarak kanıtlanmış 15 yöntemi uygularsanız emin olun üretkenlik ve verimliliğiniz artacak ve bu konuda yaşadığınız sorunlar da tarihe karışacaktır. İşte sizlere iş hayatında üretkenlik ve verimlilik konusunda 15 bilimsel tavsiye:
1. Zamanı takip edin.
Zamanı takip ederek bir iş üzerinde ne kadar vakit harcadığınızı anlarsınız, böylelikle de üretkenliğinizi arttırırsınız. Söz konusu görev herhangi bir ürünün faturalarını yapmak ya da müşterilere e-posta göndermek olabilir; görevin niteliği her ne olursa olsun zamanı mutlaka takip edin. İşin güzel yanı bunu yaparak ne kadar zaman kaybettiğinizi de anlarsınız. Diyelim ki telefonunuza sürekli bildirim geliyor ve siz de habire bu bildirimlere bakıp duruyor, dolayısıyla işinize ara verip vakit kaybediyorsunuz. İşte zaman takibi yaparak burada kaybettiğiniz değerli dakikaları hesaplayabilirsiniz.
Yürüme konusunda yapılan araştırmalar sonucunda zaman sayaçlı adımsayar ile yürüyen insanların diğer insanlara göre günde yaklaşık 1,5 km daha fazla yol katettikleri tespit edildi. Ayrıca adımsayarla yürüyen insanların günlük aktivite seviyelerinin de %27 oranında arttığını belirtmekte fayda var.
Günümüzde zaman takibini sağlamak için birçok firma saat, zaman çizelgesi veya iş süreçlerini organize etmenizi sağlayan teknolojiler üretiyor. Bu ürünleri kullanarak faturalama, proje yönetimi, farklı departmanlarla iş birliği yapma ve maaş bordrosu hazırlama gibi görevleri çok daha hızlı bir şekilde yerine getirebilirsiniz. Zaman takibi konusunda size Calendar (https://calendar.co/) adlı platformu önerebiliriz.
Yine de söyleyelim, kendinize en uygun zaman takip sistemini seçmek de pek kolay bir iş değil.
Mutlaka okuyun: Üretkenliği ve Verimliği Artırma Tekniği: Pomodoro
2. Her 90 dakikada bir mutlaka dinlenin.
Günümüzde birçok kişi sabah daha işe gitmeden önce e-postalara cevap vermeye başlıyor. Hatta çoğu insan ancak mola esnasında telefonuna bakabiliyor ve bunun haricinde hiç durmadan çalışıyor. Evet, belki buna inanmak güç ama günümüzde bir sürü insan için durum maalesef böyle. Ama biz insanlar böyle robot gibi çalışmak için yaratılmadık.
Aslına bakarsanız zihnimiz ve bedenimiz “sirkadiyen ritim” adında bir günlük döngüyü takip eder. Sirkadiyen ritim, 24 saat boyunca meydana gelen fiziksel, zihinsel ve davranışlar değişikliklerdir. Söz konusu değişiklikler, organizmanın yaşadığı çevredeki ışık ve karanlık miktarındaki artma ile azalmalardan ötürü gerçekleşir.
Kendimiz için sağlıklı bir uyku düzeni oluştururken de aynı ritmi takip ederiz. Uyurken bir süre boyunca 90 dakikalık derin uyku periyotları arasında gidip geliriz ve bu süreçte dinleniriz. Sonrasında daha hafif geçen ve rüyalar gördüğümüz REM (hızlı göz hareketi) uykusu aşamasına geçeriz.
Kendimiz için sağlıklı bir uyku düzeni oluştururken de aynı ritmi takip ederiz. Uyurken bir süre boyunca 90 dakikalık derin uyku periyotları arasında gidip geliriz ve bu süreçte dinleniriz. Sonrasında daha hafif geçen ve rüyalar gördüğümüz REM (hızlı göz hareketi) uykusu aşamasına geçeriz.
Verimlilik konusunda yapılan araştırmalara baktığımızda hiç durmadan sekiz saat çalışmanın insan doğasına aykırı olduğunu görüyoruz. Neden mi? Çünkü insan normalde “güniçi ritim” olarak tabir edilen süreçlerden geçer. Başka bir deyişle, beyin ara vermeden sadece 90-120 dakika arası verimli çalışabilir. Bu yüzden de günü 90 dakikalık parçalara ayırmanız ve bu süreler zarfında çalışmanız tavsiye edilmektedir. Eğer bu yöntemi uygularsanız hayatınızı düzene sokar ve en üst düzeyde verimlilik elde edersiniz.
Mutlaka okuyun: Başarının Gizli Anahtarı: Dinlenmek ve Rahatlamak
3. Arada biraz kestirin.
Evet, doğru okudunuz. Araştırmalara göre öğle aralarında 20 dakika uyuyarak üretkenliğinizi artırabilirsiniz. Kısa bir uyku ile enerjinizi yeniden toplar, tazelenir ve kendinizi daha güçlü hissedersiniz. Bu küçük şekerlemeler aynı zamanda kendinizi daha rahat hissetmenize yardımcı olur ve kalp krizi riskini azaltarak ömrünüzü uzatır. Zaten bu sebeplerden dolayı Google, Pfizer, Proctor & Gamble ve Saatchi & Saatchi gibi büyük şirketler de ofislerine “uyku kozaları” adlı yataklar koydu.
Mutlaka okuyun: İşteyken Uyumanızı Teşvik Eden Şirketler
4. Doğal ışık ile çalışın.
Northwestern Üniversitesi’nin nöroloji bilimi programı kapsamında yapılan bir araştırmada iş yerlerinde gün ışığına maruz kalmanın çalışanların uyku, aktivite ve hayat kalitesini artırdığı tespit edildi. Üniversite tarafından gerçekleştirilen bu araştırmada doğal ışık ile çalışan kişilerin geceleri ortalama 46 dakika daha fazla uyuduğu da belirlendi. Araştırmaya dahil olan işçiler daha verimli ve iyi uyuduklarını belirttiler. Ayrıca bu kişilerin hayat kalitelerinin gün ışığında çalışmayan bireylere göre daha yüksek olduğu da tespit edildi. Penceresiz ortamlarda çalışanların daha fazla fiziksel sorunla karşılaştığı ve daha yorgun oldukları da bulgular arasındaydı. Buna ilaveten araştırma sonucunda gün ışığı almayan ortamlarda çalışanların uyku kalitesinin de daha az olduğu belirlendi.
Aslında söz konusu araştırma, sirkadiyen ritminin doğruluğunu ortaya koyuyor diyebiliriz. Tabii bu yüzden gün ışığının üretkenliğinizi ve enerjinizi etkilemesi de son derece doğal bir olay.
Peki çalıştığınız ofiste pencere yoksa ne yapmanız lazım? Böyle bir durumda yapabileceğiniz en mantıklı şey hemen gidip bir doğal ışık lambası almaktır. Bunun haricinde evinizden yapabileceğiniz bir iş bulabilir ya da gün ışığı alan ofislerde çalışabileceğiniz işler arayabilirsiniz.
5. İnternet hızınızı ölçün.
Boston merkezli Analysis Group adlı şirketin yayınladığı rapora göre yüksek hızlı internet kullanan bireyler genelde daha üretken oluyorlar. Ayrıca 1G veya daha hızlı internet hizmeti sağlayan şehirlerin kişi başına düşen gelir düzeyleri de daha yüksek oluyor. Bu şehirlerin çevrelerinde yer alan ve internet hızının genellikle düşük olduğu diğer kentler incelendiğinde bu fark bariz bir şekilde ortaya çıkıyor.
İnternet hızının önemini küçümsemeyin. Gerçekten internet hızınızı yükseltirseniz üretkenliğinizin ne kadar arttığını bizzat göreceksiniz. Zaten siz de kısacık bir internet sayfasının yüklenmesi için dakikalarca beklemekten bıkmadınız mı artık?
İnternet hızınızı ölçmek için hız testi araçlarından faydalanabilirsiniz. Söz konusu test araçları, internet sağlayıcınızdan size gelen internet bağlantısının hızını ölçer. Ayrıca internet hız tahmin araçlarından da yararlanabileceğinizi belirtelim. Bu test sayesinde internet paketi seçerken hangi hızın sizin için en uygun olduğunu öğrenebilirsiniz.
6. Dış dünyayı ofis ortamına taşıyın.
Araştırmalara göre dışarıda vakit geçiren bireylerin üretkenliği artıyor. Dışarı çıkıp ağaçlar ve taşlar arasında dolanan kişiler doğadan ilham aldıkları gibi daha verimli çalışabiliyorlar. Ancak maalesef günümüzde hepimiz dışarı çıkıp doğayı koklama imkanına sahip değiliz. Bu durumda yapabileceğiniz en akıllıca şey, bolca çiçek alarak ofisinizde doğal bir ortam yaratmak. Stresi azalttığı bilinen bitkiler, havaya saldıkları kimyasallar sayesinde mutluluğumuzu ve verimliliğimizi de arttırır.
7. Gününüzü önceki gece planlayın.
İş gününüzü önceden planlarsanız hedefleriniz doğrultusunda program yapabilirsiniz. Mesela günün ilk birkaç saatinde yerine getirmeniz gereken hedefleri yazabilirsiniz. Bu hedefleri gerçekleştirdiğinizde mutlu olursunuz ve gün boyu daha verimli bir şekilde çalışabilirsiniz. Bunların yanı sıra plan yapmanın endişeyi azalttığını ve biraz da olsa zihninizi boşalttığını da ekleyelim.
Araştırmalara göre bir plan yaptığınızda davranışlarınız da genelde o plana göre şekillenir. “Plana gerek yok, önemli olan işe koyulmak, gerisi zaten gelir.” demeyin sakın. Dilerseniz planların önemini bir örnekle açıklayalım: Bir araştırma kapsamında katılımcılardan Noel’den iki gün sonra tatil boyunca neler yaptıklarını yazmaları istendi. Bir gruptakilerin yazıyı nerede, ne zaman ve nasıl yazacaklarını belirtmeleri istendi. Diğer gruptakilere ise böyle bir plan yapmaksızın doğrudan yazıyı yazmaları söylendi. Sonuç olarak önceden plan oluşturan katılımcıların %71’i yazdıkları yazıyı araştırmacılara gönderdi. Buna karşına plan yapmayanların ise sadece %32’si yazıyı yazarak araştırmacılara yolladı.
8. Mutlu olun.
Mutluluk konusunda çalışmalar yapan en önemli araştırmacılardan biri olan Sonja Lyubomirsky, Nasıl Mutlu Olunur adlı kitabında şöyle diyor:
“Özetle, mutluluk yaşamın her alanında birçok güzel sonuç doğuruyor. Çoğumuz bunları anlamak için uğraşmayız bile. Biz daha mutlu olursak bize neşe, sevgi, gurur ve huzur veren deneyimlerin de üzerimizdeki etkileri artar. Ayrıca hayatımızın diğer alanlarında da gelişme kaydederiz. Mesela enerji seviyemiz, bağışıklık sistemimiz, işimize ve çevremizdeki insanlara bağlılığımız artar, fiziksel ve ruhsal sağlığımız da iyiye gider.”
Warwick Üniversitesi de yaptığı bir araştırma sonucunda mutluluğun insanları %12 oranında daha üretken hale getirdiğini tespit etti. Çalışmayı gerçekleştiren araştırmacılardan biri olan Dr. Eugenio Proto şu yorumlarda bulundu: “Araştırmamızda mutlu bireylerin daha üretken olduklarını ortaya koyduk. Üstelik aynı durumu dört farklı deneyde gözlemleme imkanına eriştik. Bu araştırma, her türlü kurum ve kuruluşun yönetiminde uygulanabilecek belli başlı tavsiyeler de sunuyor. En nihayetinde amacımız, iş yerlerini çalışanlar için duygusal bakımdan daha sağlıklı hale getirmek.”
Siz de mutluluğunuzu artırmak istiyorsanız ilk olarak kendinizle ilgilenmeye başlayın. Örneğin bir sporla uğraşın, meditasyon yapın ve sağlıklı beslenmeye başlayın. Ayrıca iyimser ve olumlu insanlarla zaman geçirip bu kişilerin kıymetini bilin.
Mutlaka okuyun: İş Yerinde Mutlu Olmanın Yolları
9. Haberlerden uzak durun.
Telefon, televizyon, internet… Tüm bunlar yüzünden 7 gün 24 saat haber bombardımanına uğruyoruz desek yeridir. Hatta ilgimizi çekmeyen ve duymak istemediğimiz haberlerden de kaçmak artık pek mümkün değil. Kişisel gelişim üzerine çalışmalar yapan Joel Gascoigne’ye göre esas sorun haberlerin olumsuz ve iç karartıcı olması. Belki inanmayacaksınız ama kötü haberlerin iyi haberlere oranı maalesef 17’ye 1. Bir önceki kısımda da bahsettiğimiz gibi mutluluk üretkenliğinizi etkiler. Haliyle sizi üzmesi muhtemel olan haberlerden uzak durmak işinize gelecektir.
Sürekli olumsuz bilgilere maruz kalmak ruh halinizi kötü etkileyebilir ve kendinizi geliştirmenizi engelleyebilir. Bu yüzden 7/24 haber izlemektense spor salonuna gidip ter atabilirsiniz. Bunun haricinde bir hobiyle ilgilenebilir, üretkenliğinizi ve mutluluğunuzu arttıracak kitaplar okuyabilirsiniz.
Mutlaka okuyun: Teknoloji Bağımlığından Kurtulmanın Yolları
10. Arkadaşlarınızla zaman geçirin.
Bir grup araştırmacıya göre öğle tatillerini iş arkadaşlarıyla geçiren çalışanlar, hafta boyunca %36 daha üretken oluyorlar. Yine aynı araştırmacıların elde ettiği verilere göre bu tür çalışanların stres yapma ihtimali diğerlerine göre %30 daha düşük. Üstelik bu kişilerin bünyesinde çalıştığı şirket geçtiğimiz yıl bir sürü elemanı işten çıkarmasına rağmen stres seviyesinde bir artış gözlenmedi.
Kısacası daha üretken ve daha az stresli olan çalışanlar sosyalleşmeyi seven kişilerdi. Buradan da anlayacağınız üzere sosyalleşmek, zihnimizi kötü düşüncelerden arındırır ve rahatlamamızı sağlar. Başka insanlarla konuşarak onların da çeşitli meselelere bakış açılarını öğrenebiliriz. İşte tam da bu yüzden Google gibi şirketler üniversite kampüslerine benzeyen çalışma ortamları yaratmak için ellerinden geleni yapıyor. Bu tür iş yerlerinde tüm çalışanlar gün boyu birbirleriyle iş birliği yapıyor ve etkileşim kuruyorlar.
“İyi de ben evden çalışıyorum, o zaman ne yapmam lazım?” diyorsanız da çözüm belli. Ara sıra arkadaşlarınızı arayın ve öğle yemeğine çıkın.
11. YouTube’da takılın.
Doğru duydunuz. Melbourne Üniversitesi tarafından yapılan bir araştırmada görevleri ertelemenin bazen iyi bir şey olduğu tespit edildi. Araştırmacılardan Dr. Brent Coker’e göre çalışırken internette dolananlar diğer insanlara göre daha üretken olabiliyorlar. Coker, bu konuyu şöyle özetliyor: “İşinize konsantre olabilmek için biraz kafa dağıtmanız gerekir.” Yapılan çalışmada YouTube gibi sitelerde zaman geçirenlerin motivasyonlarının arttığı da belirlendi. Yani bu tarz sitelerde makul sınırlar çerçevesinde zaman geçiren kişilerin üretkenliğinin %9 oranında arttığı gözlemlendi. Buna karşın YouTube’nin nimetlerinden faydalanmayanların aynı düzeyde verimli çalışamadıkları görüldü.
“Peki YouTube’den en iyi şekilde yararlanmak için ne yapmalıyım?” diyorsanız komik ve eğitici videolar izlemenizi tavsiye ederiz. Tabii çoğunlukla eğitici videolar izlemenizde fayda var zira patronunuz komik videolar seyredip kahkaha attığınızı duyarsa işler sizin için pek de hoş olmaz.
12. Çalıştığınız yerin sıcaklığını iyi ayarlayın.
Finlandiyalı araştırmacılara göre performansınızı yükseltmek için çalıştığınız ortamın sıcaklığı 21-22°C civarında olmalı. Unutmadan ekleyim, söz konusu çalışma, Helsinki Teknoloji Üniversitesi’nin Isıtma, Havalandırma ve Klima Laboratuvarı’nda gerçekleştirildi. Berkeley Üniversitesi’ne bağlı Lawrence Berkeley Ulusal Laboratuvarı Çevresel Enerji Teknolojileri Bölümü de Finlandiya’da gerçekleştirilen bu araştırmanın sonuçlarını doğruladı. Ayrıca Berkeley, en yüksek verimliliğin 22°C civarında elde edildiğini de kanıtlarla ortaya koydu.
Cornell Üniversitesi tarafından yapılan bir araştırma ise üşüyen çalışanların daha fazla hata yaptıklarını gözler önüne serdi. Ayrıca daha fazla sayıda hatanın tek bir çalışan başına düşen maliyeti %10 arttırdığı da tespit edildi. Buna karşın ortam uygun sıcaklığa getirildiğinde çalışanların yaptığı yazım hatalarının %44 oranında azaldığı gibi gün içerisinde tamamlanan iş miktarınn da %150 kadar arttığı belirlendi.
13. Ortalığı toparlayın.
Princeton Üniversitesi Nöroloji Bilimi Enstitüsü’nde yapılan çalışmalar kapsamında araştırmacılar dağınıklığın üretkenlik üzerindeki etkisini incelediler ve etraf aşırı derecede dağınık ise beyin faaliyetlerinin azaldığını gözlemlediler. Anlayacağınız üzere dağınıklık, dikkatinizi dağıtır ve bu yüzden gün içerisinde daha çok şey yapmanızı engeller.
Yeri gelmişken birkaç soru soralım size: Daha önce ortalığın karman çorman olması yüzünden aradığınız bir aleti bulamadığınız ve bu sebeple işinize ara verdiğiniz oldu mu hiç? Peki size gereken bu aleti bulduktan sonra tekrardan işe dönmeniz ne kadar zaman aldı?
Bu soruları cevaplandırdıktan sonra dağınıklık yüzünden ne kadar zaman kaybettiğinizi anlayacaksınız. Eğer zamandan tasarruf edip verimliliğinizi arttırmak istiyorsanız iş yerinizi temiz tutun ve ortalığı toparlayın. Aldığınız eşyaları da her zaman yerine koymayı unutmayın.
Zihinsel dağınıklığın da üretkenliğinizi son derece kötü etkilediğini biliyor muydunuz? Behind the Clutter (Dağınıklığın Perde Arkası) adlı çok satan kitabın yazarı June Saruwatari, her sabah ve akşam bir liste hazırlayıp yapmanız gereken şeyleri yazmanızı öneriyor. Ayrıca yapılacak şeyler arasında da önceliklendirme yapıp en önemli görevleri başa almanızı tavsiye ediyor. Her şeyi bir günde halledemeyeceğiniz için böyle bir sistemden yararlanarak neyi ne zaman bitirebileceğinizi önceden belirleyebilirsiniz.
Mutlaka okuyun: Çalışma Masası ve Ortamını Düzenleyerek Üretkenliğinizi Artırın!
14. Tek bir işle uğraşın.
Tekli Görev: Aynı Anda Sadece Tek Bir İşe Odaklanın adlı kitabın yazarı Devora Zack şöyle diyor: “Beyin, aynı anda iki farklı yerde bulunamaz. Yani insanların çoklu görev olarak tabir ettiği şeye sinirbilimciler “görevler arası gidip gelme” adını veriyor. Adından anlayacağınız üzere bu olay, farklı görevler arasında sürekli gidip gelmek anlamına geliyor.”
Zack, bizleri görevler arası gidip gelme konusunda da uyarmayı ihmal etmiyor: “Görevler arası gidip gelmek verimliliği %40 oranında azalttığı gibi beynimizin kapasitesini de düşürür. Beynimizi sürekli başka bir göreve konsantre olmak için zorladığımızda içindeki gri maddeye de zarar veririz.”
Yani beynimiz ve vücudumuz aynı işe odaklanmalı, dikkatimiz dağılmamalıdır. Peki dikkat dağıtıcı unsurlardan kurtulmak için ne yapabilirsiniz? İlk olarak bilgisayarınızdaki sesli uyarıları, pop-up’ları ve gereksiz e-posta bildirimlerini kapatın. Ayrıca sizi rahatsız eden başka şeyleri de not alın ki vaktiniz olduğunda onları da ortadan kaldırabilesiniz. Bunlar haricinde kendiniz için 15 dakikalık zaman dilimleri ayırın ve bu süre zarfında kafanızı dinleyin.
Mutlaka okuyun: Aynı Anda Birçok İş Yapmak Hakkında Şaşırtıcı Gerçekler
15. Müzik dinleyin.
Gürültü, dikkatinizi dağıtabilir. Ancak doğru türden gürültü bunun tam tersi etki yaratıp üretkenliğinizi en üst seviyeye çıkarabilir. Bilhassa müzik, birbirine benzer türden işler yapıyorsanız dikkatinizi ve konsantrasyonunuzu arttırabilir. “Peki ne tür müzik dinlemeliyim?” diye soruyorsanız size focus@will adlı muhteşem uygulamayı tavsiye edebiliriz. Uygulamanın sunduğu birbirinden güzel enstrümental parçalar dikkat sürenizi uzattığı gibi genel anlamda konsantrasyonunuzu da artırıyor.
Mutlaka okuyun: Üretkenliğinizi Artıracak Müzikler
