Home ofis kurmak için 10 ipucu

Evden çalışmanın bir sürü avantajı vardır. Örneğin kendi çalışma programınızı düzenleme esnekliğine sahip olursunuz, zamandan tasarruf edersiniz ve yol parası vermek zorunda kalmazsınız. Bununla birlikte home ofisinizde başarılı olmak için verimliliği arttıracak bir ofis alanı yaratmanız gerekir.

Bu yazımızda yeni işiniz için profesyonel bir home ofis kurmanıza yardımcı olacak birbirinden güzel ipuçlarını bulabilirsiniz.

Başarılı bir home ofis nasıl kurulur diye merak edenlere özel hazırladığımız 10 ipucu şöyle:

1 – Önemli home ofis ihtiyaçlarınızın listesini yapın

Evinizin bir odasını ayırmadan ve bu odayı ofis olarak tanımlamadan önce home ofisinizin en önemli ihtiyaçlarının detaylı bir listesini yapın. Bu “önemli ihtiyaçlar” listesi olacaktır. Masa, bilgisayar, faks makinesi, telefon vb. gibi ofisinizde mutlaka olması gerekenleri içermelidir. Örneğin grafik tasarımcıysanız bilgisayarınızı koymak için küçük bir masaya ve çalışmalarınız için daha büyük bir masaya veya çalışma alanına ihtiyacınız olacaktır. Bununla birlikte danışmansanız kilitlenebilir, yangına karşı dayanıklı dosya dolaplarına ve müşterilerle görüşebileceğiniz bir alana ihtiyacınız olacaktır.

2 – Home ofis alanınız için özel bir alan seçin

Önemli ihtiyaçlar listenizi yaptıktan sonra ofisiniz için gerekli olan oda sayısına karar vermelisiniz. Bunu aklınızda tutarak ofis alanınız için evinizde özel bir alan seçin. İdeali mahremiyeti olan sessiz bir alan seçmektir. Evinizi eşinizle, çocuklarınızla veya oda arkadaşınızla paylaşıyorsanız bu ayrımı yapmanız çok önemlidir. Örneğin kapısı olan boş bir oda sizin için uygun olacaktır çünkü kapıyı kapattığınız zaman sesi filtreleyebilirsiniz. Veya home ofisinizde müşterilerinizle görüşmeler yapacaksanız evin ön girişinin yanındaki bir odayı seçmeniz daha verimli olacaktır.

3 – Yaratıcı olun: çalışma alanını dengeleyin ve gereksinimlerinizi depolayın

Genellikle home ofis alanları sınırlıdır. Odada sadece bir sandalye ve bir masa olsa bile kendinizi sıkışmış hissedersiniz. Bununla birlikte profesyonel ofis alanların iyi organize edilmesi gerekir. Bu da hem depo ( dosyalar, malzemeler, vb. ) hem de yeterli çalışma alanını planlamanız anlamına gelir. Yaratıcı olmak zorundasınız. Örneğin dosya dolaplarıyla birlikte kullanabileceğiniz bir masanız olsun. Ancak isterseniz dosyaları başka bir odaya da koyabilirsiniz. Şunu aklınızdan çıkarmayın ki sıklıkla kullandığınız dosyaların veya malzemelerin elinizin altında olması gerekir. Tekrar belirtmekte fayda var ki amacınız temel ihtiyaçlarınızı karşılayacak bir ofis alanı yaratmaktır.

4 – Uygun aydınlatmalarla home ofisinizi ışıklandırın

Mümkünse gün ışığı alan bir oda seçin. Ofisiniz az veya hiç gün ışığı almıyorsa aydınlatma sizin için daha da önemli olacaktır. İlk etapta çalışma alanınızı yeteri kadar aydınlatan bir tepe ışığıyla başlayın. Daha sonra basit aydınlatmalar veya masa lambaları ekleyebilirsiniz. Son olarak, aydınlatma türünüz ne olursa olsun bilgisayar ekranınızın doğru konumlandığından emin olun ki ekranda parlama olmasın. Amaç göz yorgunluğunu minimuma indiren dengeli aydınlatmayı sağlamaktır.

5 – Home ofisiniz için telefon tahsis edin

Home ofis kurmanın avantajlarından biri genel masrafların geleneksel ofislere göre düşük olmasıdır. Ev telefonunu kullanmak profesyonel görünmenizi engeller ve müşterilerin meşruluğunuzu sorgulamasına neden olur. Ev telefonunu kullanmanın en yaygın tehlikelerinden biri sesli mesaj kutusunun paylaşılacak olmasıdır. Bu müşterilerin kafasını karıştırır. Benzer şekilde telefonu paylaştığını zamanda bir aile üyesi veya çocuklarınızdan biri telefonu açabilir ve bu da müşterilerinizde iyi bir izlenim bırakmaz. Bu nedenle en iyisi home ofisiniz için ayrı bir telefon numarası almaktır. Tabi ki cep telefonunuzu veya VoIP yani internet tabanlı telefonda kullanabilirsiniz.

6 – Doğru ofis ekipmanlarına yatırım yapın

Home ofisiniz için doğru ekipmanları almanız hayati önem taşır ve olması gereken ekipmanlar içinde sadece telefonlar yoktur. Ne yazık ki gereksiz ekipmanlara para harcamak daha çekici gelir. Paranızı iyi bir masa, belinizi rahat ettirecek rahat bir koltuk, hafızası yüksek olan bir bilgisayar, hızlı internet bağlantısı ve yazılım gibi diğer gerekli ekipmanlar ve araçlar için harcayın.

7 – İş hayatınızla özel hayatınızı ayırın

Evden çalışırken iş hayatınızla özel hayatınızı birbirinden ayırmanız oldukça önemlidir. İlk adımınız kişisel giderlerinizle işletme masraflarınızı karıştırmamak için ayrı bir hesap açmak olmalıdır. İleride meydana gelebilecek karışıklıkları en aza indirmek için şahsi çeklerinizi, evraklarınızı ve hatta e-postalarınızı ayırmalısınız.

8 – Resmi süreçlerden ve prosedürlerden faydalanın

Ofis kuralları koymanıza veya personel el kitabı hazırlamanıza gerek yoktur ancak ilgili resmi kurumlara başvurarak şahıs işletmesi açmakla ilgili bilgi almanız ve gereklilikleri yerine getirmeniz gerekir. Yasal prosedürlere uymanız ofisinizin devamlı düzenli kalmasını ve istediğiniz bilgiye istediğiniz anda ulaşmanızı sağlayacaktır.

9 – Ofis saatlerinizi düzenleyin

Esneklik evden çalışmanın en önemli avantajlarından biridir. Ancak yine de makul miktarda zaman ayırmanız gerekir. Çalışma programı hazırlamanız odaklanmanıza yardımcı olacaktır. Daha da önemlisi standart ofis saatleri belirlemeniz müşterilerinizin size ne zaman ve nasıl ulaşacaklarını bilmelerini sağlayacaktır. Bununla birlikte en yaratıcı çalışmalarınızı gece yarısı yapıyor olabilirsiniz ancak müşterileriz daha geleneksel zamanlar da size ulaşmak isteyebilir. Ofis saatleri belirlemeniz dikkat dağınıklarını ve habersiz telefonları veya istenmeyen ziyaretleri minimuma indirmenize yardımcı olacaktır.

10 – Zaman tutun: home ofisinize bir saat asın

Ofis saatlerinizi ayarladıktan sonra duvara bir saat asmayı veya masanıza bir saat koymayı unutmayın. Size gülünç gelse de bu oldukça önemlidir çünkü evde çalışırken zamanı unutabilirsiniz. Saatin kaç olduğunun farkında olmadan 14 saat çalışmış olabilirsiniz.

Evden çalışmak için home ofis kurmak isteyenlere özel birbirinden değerli ipuçlarını paylaşmaya devam edeceğiz.