Önceliklendirme Nedir?
Önceliklendirme kısaca öğeleri ya da görevleri önem sırasına göre sıralamaktır.
Modern iş yerlerinde en çetin konulardan biri işler arasında önceliklendirme yapabilmektir. Çalışanların üzerinde iş yükleri büyüdükçe büyür ve bütün işler ayrı ayrı size kendini önemli hissettirir. Fakat gerçek şu ki, gün içerisinde yaptığımız pek çok iş aslında düşündüğümüzün aksine gerçekten yapılması gerekli işler olamayabilir. En azından hemen yapılması gerekli işler olmadığını söylemek mümkündür.
Önceliklendirme yapabilmek aynı zamanda gün içerisinde sahip olunan kısıtlı zamanı doğru kullanabilmek anlamına da gelir. Bu kavram üretkenliğin de temel taşlarından biridir ve işleri bir kere önceliklendirebildiğinizde, bu sayede zaman yönetiminden iş hayatı dengesine kadar birçok konuda gelişme kat ettiğinize tanık olabilirsiniz.
Üstelik önceliklendirme yapmanın adımları (hangi işlerin bitirilmesi gerektiğini bilmek ve bunları sıralandırmak) oldukça basittir.
İşleri önceliklendirerek bir ana listenin nasıl yapılacağını daha iyi anlayabilmek için siz de aşağıdaki yöntemlerden faydalanabilirsiniz.
1. Tüm işleri ana listede toplamak ve bunları aylık, haftalık ve günlük hedeflere dönüştürmek
Önceliklendirme farklı seviyelerde yapılabilir. Gün içerisinde bitirilmesi gereken işleriniz olabilir. Haftalık hedefleriniz olabilir. Ya da öyle bir iş tamamlamışsınızdır ki, bir önceki ayın sizin için başarılı bir ay olmasını tek başına sağlayacak denli büyük bir iş olabilir.
Fakat, bu listeler her zaman birbirleri ile uyumlu olmayabilir. Gün içerisinde acil şekilde bitirilmesi gerekenleri görmek oldukça kolaydır fakat bu aynı zamanda sizi yüksek öncelikli işlere başlamaktan alıkoyabilme riskini de beraberinde getirir. Bu nedenle, günlük işlerinizi önceliklendirmeyi öğrenmeden önce, tüm işleri aynı listede buluşturabilmeniz oldukça önemlidir.
İşe, tüm mevcut ve gelecek işlerinizin bir ana listesini yaparak başlayabilirsiniz. Bunu bir doküman olarak hazırlayabilirsiniz ya da bunun için bir uygulamadan faydalanabilirsiniz. Bunu yapabilmenin bir diğer yolu olarak ise David Allen tarafından geliştirilen zaman yönetim sistemi olarak adlandırılabilecek ve 5 adımdan oluşan GTD yönteminden yararlanabilirsiniz.
Bu yönteme göre, tüm işleri bir araya getirdiğinizde, sıra bu işleri aylık, haftalık ve günlük hedeflere serpiştirmeye gelmektedir. Bu şekilde aylık, haftalık ve günlük iş listelerinizi oluşturabilir ve öncelikli günlük işlerinizi büyük hedefleriniz ile uyumlu hale getirebilirsiniz.
Fakat, önceliklendirme yapılırken çok fazla “iş odaklı” olmamaya çalışmanız faydalı olacaktır. Elbette, listedeki her bir işi tek tek kontrol etmek size kendinizi iyi hissettiriyor olabilir fakat unutmayın ki amaçladığınız şey en etkili işleri önceliklendirmektir.
Aylık, haftalık ve günlük listeler oluştururken Pareto prensibi ya da diğer bir deyişle 80/20 kuralını unutmazsanız iyi edersiniz. Bu kurala göre, aldığınız sonuçların %80’ini ortaya koyduğunuz çabaların sadece yüzde 20’si ile elde edersiniz. Örneğin bir işletme gelirlerinin %80’ini müşterilerin %20’sinden elde eder. Bu sebeple, sizi gerçek sonuçlara ulaştıracak işlere odaklanmanız oldukça önemlidir.
Mutlaka okuyun: 80/20 Kuralı Nedir? Hayatınızı Nasıl Değiştirebilir?
2. Eisonhower Matrisi ile acil işleri önemli işlerden ayırmak.
Size zaman zaman en çok sonuca götürecek işleri önceliklendirmeyi öğrenmeniz gerektiği söyleniyor olabilir. Peki bunu nasıl yapacaksınız?
Bazı durumlarda bu deneyime göre yapılabilir. Fakat bir çözüm yolunuz hala yok ise, Eisenhower Matris yöntemi bunun için oldukça uygun bir araç olabilir.
ABD eski başkanı Dwight Eisonhower tarafından geliştirilmiş olan bu matris, “acil” işleri “önemli” olan işlerden ayırt etmeye yarayan 4 kutudan oluşmaktadır.
Basit şekilde ifade etmek gerekirse, acil işler e-mail ya da telefon ile cevaplamanız ya da aniden size bildirilen yeni bir haber gibi anında aksiyon almanız gerektiğini hissettiren işlerdir. Önemli işler ise uzun dönem hedeflerinize, sahip olduğunuz değerlere ve misyonunuza katkı sağlayacak işler olarak nitelendirilebilir.
İşleri en iyi şekilde önceliklendirebilmek söz konusu olduğunda, öncelikle işlerin her birinin söz konusu matriste hangi kutu içinde konumlandırılmasının daha uygun olacağını belirlemek gerekmektedir. Ardından her birini aşağıdakilere göre ele alabilirsiniz.
- Acil ve önemli: Bu işleri bir an önce tamamlamanız gerekmektedir.
- Önemli fakat acil değil: Bu işleri ne zaman yapacağınıza karar verin ve bir zaman çizelgesine oturtun.
- Acil fakat önemli değil: Bu işleri başka birine delege edin.
- Ne acil ne de önemli: Bu işleri mümkün ise bir an önce listenizden eleyin.
3. İşlerinizi Ivy Lee Metoduna göre doğru önceliklendirme ile sıralayın.
Bazen elinizden gelenin en iyisini yapmanıza rağmen, tamamlanması gereken acil ve önemli işlerin büyük bir listesi ile baş başa kalabilirsiniz. Bu noktada, daha derin şekilde sorgulamanın ve işlerin sahip olduklarını önem derecesini doğru şekilde tanımlayabilmenin bir yolunu bulmak gerekmektedir.
Bu iki şeyi yapmanın en iyi yollarından biri üretkenlik hakkında danışmanlık hizmeti veren Ivy Lee tarafından 100 yıl önce geliştirilmiştir. Ivy Lee Metodu olarak adını yaratıcısından alan bu yöntem günlük işlerin önceliklendirilmesine teşvik eden ve aşağıda çalışma biçimi anlatılan oldukça kolay bir metottur.
- Her iş gününün sonunda, bir sonraki gün tamamlamanız gereken altı önemli işi yazın. Fakat işlerin sayısı 6’yı aşmamalıdır.
- Bu işleri sahip oldukları gerçek önemlilik sırasına göre sıralayın.
- Bir sonraki güne başladığınızda, önce sadece listedeki ilk sırada yer alan işe odaklanın. İlk işi bitirene kadar listede bekleyen işe başlamayın.
- Listedeki geri kalan işleri de aynı yaklaşım ile ele alın. Günün sonunda bitiremediğiniz işler var ise bunları bir sonraki günün listesine ekleyin.
- Her gün bu süreci tekrarlayın.
Her gün iş listenizi altı ya da daha az sayıda iş ile kısıtlamak, önceliği doğru şekilde yapmanızı ve liste boyunca listede yer alan işlere odaklı kalabilmenizi sağlayacaktır.
4. ABCDE metodunu kullanarak benzer önceliklere sahip işleri ayırın.
Ivy Lee metodu günlük işlerin önceliklendirilmesi için faydalı bir yöntem olsa da, hala belirsiz olan bir konu daha bulunmaktadır. Bir işin sahip olduğu önem seviyesini “doğru şekilde” nasıl belirleyeceksiniz?
Konu önceliklendirmeye geldiğinde, aynı ölçüde önemli olan işleri birbirinden ayırt edebilmek sürecin en bilinmez kısmıdır.
Bu noktada Brian Tracy tarafından geliştirilen ABCDE yönteminden faydalanmak mümkün olabilir. Bu yöntem tüm işleri aynı önemlilik seviyesinde ele almak yerine, her bir iş için iki ya da daha fazla önemlilik seviyesi belirlemeyi önermektedir.
Bu yöntemin çalışma şekli aşağıdaki gibidir.
- İş listenizin üzerinden geçin, en önemli işten en önemsizine doğru olmak üzere bu işlere A’dan E’ye kadar birer harf verin.
- A harfine sahip her bir iş için, bu işlerin kendi arasında sıralarını belirleyecek şekilde her birini numaralandırın.
- Tüm işler bir harf ve numara içerene kadar işlemi tekrar edin.
Bu yöntem uygulaması oldukça basit bir önceliklendirme stratejisidir. Bir çok durumda, bir B2 işini A3 işinden ayırt etmek imkansız olabilir, fakat bu yöntem sayesinde farklı önceliklendirme seviyeleri oluşturarak hangi işin sizin için daha önemli olduğunu ortaya çıkarabilirsiniz.
5. “Ye O Kurbağayı ” yöntemi ile günün gidişatını belirleyin.
Seçtiğiniz herhangi bir yöntem ile en önemli işinizi belirledikten sonra, güne nasıl başlayacağınızı da biliyor olmalısınız.
Bu noktada, güne başlama biçiminiz günün geri kalanı için de gidişatı belirleyecektir. Büyük ve karmaşık olmasına rağmen o kadar da önemli olmayan bir işi elemek, güne istekle ve büyük bir enerji ile başlama şansınızı arttıracaktır.
Tam da bu sebeple, üretkenlik konsepti ile ilgili danışmanlık vermekte olan pek çok uzman gün içerisinde en önemli işe beklemeden odaklanmayı bir her gün uygulanacak bir pratik haline getirmeyi önermektedir.
Günlük işlerinizi önceliklendirmeyi nasıl yapacağınız söz konusu olduğunda, bu tip işleri iş listenizin ilk sıralalarında konumlandırmanız gerekmektedir.
Mutlaka okuyun: Zamanı Etkili Kullanabilmek İçin ” Ye O Kurbağayı! “
6. Warren Buffett tarafından geliştirilen 2-Liste yöntemi ile “ortalama” işlerinizi bir kenara koyun.
Yanlış hedefe odaklanmış iseniz, her gün ne kadar etkili ve efektif çalıştığınızın bir önemi kalmayacaktır. Bu yüzden, periyodik olarak uzun dönem hedeflerinizi ve önceliklendirmelerinizi yeniden gözden geçirmeli, böylelikle doğru yolda olduğunuzu garantiliyor olmalısınız.
Bunu yapabilmenin en iyi yollarından biri de, milyarder yatırımcı Warren Buffett tarafından geliştirilen yöntemi kullanmaktır.
Bu yönteme göre ilk adım listede başı çeken ilk 25 hedefi bir yere not etmektir. Bu hedefler, özel yaşantınız, kariyeriniz, eğitiminiz ya da aile hayatınızda zaman ayırmak istediğiniz diğer alanlar ile ilgili olarak belirlenmiş hedefler olabilir.
Daha sonra, bu 25 işten oluşan listede yer alan hedefler arasında ilk 5’e girebilecek olanları bir daire içerisine alın.
Son olarak ise, daire içerisine almadıklarınızı “ne pahasına olursa olsun odaklanmayacağınız” hedefler olarak nitelendirin. Bu da, zamanınız oldukça bu hedeflere zaman harcamaya çalışmak yerine, bu hedeflerden bütünüyle uzak kalmanız gerektiği anlamına gelmektedir. Elbette ilk bakışta bu hedefler ilginizi hak edecek denli önemli gibi görünebilir fakat bunların uzun dönem önceliklendirmeleriniz üzerinden etkisi olmayacağından emin olabilirsiniz.
7. Batık maliyet yanılgısına kapılmayın
Yukarıda bahsedilen önceliklendirme pratiklerini gerçekleştirdikçe hareket kabiliyetine ne derece sahip olduğunuz da önem kazanacaktır. Kimse gelecekte ne yaşayacağını tam olarak bilemez, dolayısıyla önceliklendirme ve planlama yapmak aslında varsayımlar oluşturmaktan öte bir şey değildir.
Bazen sadece beklentileri ve olası iş çıktılarını belirleyebilmek için önceliklendirme yapmanız gerekebilir. Bu durumda, sonunda hayal kırıklığı yaşama olasılığınız düşük olmayacaktır. Fakat bunun sizin yaklaşımını etkilemesine izin vermemeniz gerekmektedir.
Zaman zaman sırf bir işe hali hazırda zaman ayırmış ve çaba harcamış olduğumuz için sonuçların olumsuz olacağını düşünsek bile o işe devam etmek gerektiğini hissederiz. Buna “batık maliyet yanılgısı” denmektedir. İnsanlar özellikle bu psikolojik durum karşısında direnç göstermezler.
Oysa gerçek şudur ki, zamanınızı neye harcamış olursanız olun, harcadığınız bu zamanı geri alabilmenizin bir yolu bulunmamaktadır. Yanlış önceliklendirmelere dair zaman harcamaya devam ettiğiniz her durum ise, zamanınızı boşa harcadığınız anlamına gelmektedir.
Dolayısıyla, içerisinde olduğumuz gemi su sızdırmaya başlamış ise, bazen gemiyi tamir etmeye çalışmaktansa başka bir gemiye geçmek daha olumlu sonuçlar doğuracaktır.
Mutlaka okuyun: Batık Maliyet Yanılgısı Nedir? Kararlarımızı Nasıl Etkiler?
Önceliklendirme yapmak güzeldir. Fakat her gün gerçekten tamamlayabileceğiniz kadar iş almak konusunda gerçekçi davranmanız gerekmektedir.
İşlerinizi uygun şekilde önceliklendirdiğinizde, güzel bir gün geçirme olasılığını da artırmış olacaksınız. Günün sonuna geldiğinizde ise, önemli bazı işleri tamamlamış olmanın size verdiği mükemmel hisleri deneyimleyeceksiniz. Fakat bu her zaman böyle de olmayabilir. İşlerin tamamlanması için geçen süre beklenenin üzerinde olabilir. Arada bölünmeler yaşayabilirsiniz. Güç içerisinde plansız toplantılar yapabilir, insanlar ile her zamankinden daha fazla sosyalleşmek durumunda kalabilirsiniz. En fazla katma değer sağlayacak bir işi önceliklendirebilmeyi başarmak ne kadar güzel olsa da, gün içerisinde tamamlayabileceğiniz maksimum iş sayısı konusunda gerçekçi olmalısınız.
Böylelikle, gün içerisinde kat ettiğiniz ilerleme sayesinde gün sonunda kendinizi mutlu hissedecek ve kendinize hak ettiğiniz molayı vereceksiniz.
