Bazıları için görev dağılımı yapmak kolaydır. Mükemmeliyetçiler ise en küçük görev dağılımını yaparken bile can çekişir. Eğer siz de bu gruba aitseniz büyük ihtimalle size takılan “kontrol manyağı” ya da “kılı kırk yaran” lakapları hoşunuza gitmez.
Londra’da bir işletme okulunda profesör olan John Hunt, müdürlerin sadece yüzde 30’unun görev dağılımını iyi bir şekilde yapabildiğini söylüyor. Ayrıca daha alt kademelerdeki çalışanlar da bu kişilerin sadece üçte birinin görev dağılımını iyi yaptığını düşünüyor. Bu da şu anlama geliyor; her 10 müdürden sadece 1 tanesi bir işi diğerleri arasında başarılı bir şekilde paylaştırabiliyor.
Burada müdürleri en çok zorlayan şey doğru işleri doğru kişiler arasında paylaştırabilmek. Eğer bu görev dağılımını doğru şekilde yapmazsanız yanlış şeyler üzerinde boşuna kafa yormuş olursunuz. Neredeyse her girişimcinin bu konudaki becerilerini geliştirmesi gerekiyor. Biz de buradan hareketle bu konu üzerinde biraz araştırma yaptık. İşte sizlere etkili görev dağılımı yapmak içim ipuçları:
1- Hangi görevleri dağıtacağınızı belirleyin.
Siz, işiniz için en büyük önem arz eden görevlerle ve sadece sizin yapabileceklerinizle ilgilenmelisiniz. Sizin yapamayacağınız ya da ilginizi çekmeyen diğer görevleri çalışanlarınız arasında dağıtın. Bir girişimci olarak sadece en önemli işleri üstlenmeniz gerektiğini unutmayın.
Mutlaka okuyun: Başarılı Girişimciler İşin Sadece %5’ini Üstlenirler!
2- Görev dağılımı yaparken bu işe en uygun kişiyi seçin.
Ekip arkadaşlarınıza kulak verin ve onları gözlemleyin. Görev dağılımı yaptığınız zaman bu işi en iyi yapacak kişilerin hal ve hareketlerini, değer verdikleri şeyleri ve kişisel özelliklerini öğrenmeye çalışın. Böylece işi en müsait kişiye değil de bunun üstesinden gelecek kişiye vermiş olursunuz. En uygun kişiyi bulabilmeniz için de en maliyetsiz aday ya da aile ve arkadaşlarınızı değil de gerekli becerilere sahip kişileri işe almalısınız.
3- Görev verdiğiniz kişilere güvenin.
Her şeyin başı güvendir. Güven duymanın yanı sıra aynı zamanda görev verdiğiniz kişiye işi istediği şekilde yapma şansı da vermelisiniz. Tabii ki görevin düzgün bir şekilde yerine getirilmesi gerekiyor ancak sizin yönteminiz en doğru seçenek olmayabilir. Çalışanlarınıza yeterli özgürlüğü tanıdığınızda sizi dahi şaşırtabilirler.
Mutlaka okuyun: İş Yerinde Karşılıklı Güven Oluşturmanın Önemi
4- Verdiğiniz görevler açık ve net olmalı.
Görevi karşınızdaki kişiye anlatırken ne onu aptal yerine koyacak kadar ayrıntılı ve uzun; ne de ne yapması gerektiğini onun çıkarmak zorunda kalacağı kadar kısa bir açıklama yapın. Acemi olduğunuz zamanlarda neler hissettiğinizi hatırlayın.
5- Görevin ne zaman tamamlanması gerektiğini kesin olarak belirleyin ve takipte olun.
Teslim tarihiniz en başta belli olsun. Bu şekilde “Nasıl gidiyor?” gibi belli belirsiz sorular sormadan teslim tarihinden önce kat edilen yolu kontrol edebilirsiniz.
6- Görev tamamlandığında işi yapan kişinin ismini herkesle paylaşın.
Bu en basit adımdır ama pek çok kişinin öğrenmesi zaman alır. Çalışanların bağlılığını ve yapılan işten alınan tatmini artıracağı gibi rehberlik ve performans değerlendirmelerinin de temeli olacaktır.
Mutlaka okuyun: Çalışan Motivasyonu Nasıl Sağlanır?
7- Sadece görevi değil aynı zaman da sorumluluk ve otoriteyi de verin.
Görev dağılımı yaparken sorumluluğu da kişilere yükleyemeyen müdürler, kendilerini görevin bir kısmını üstlenirken bulurlar ve daha alt kademedeki çalışanlara karşı sorumlu hissederler, ancak bunun tam tersi olması gerekir.
8- Ters görev dağılımından kaçının.
Bazı ekip üyeleri, kendilerini rahat hissetmediğinde ya da sorumluluktan kaçmak istediklerinde müdürlere görev vermeye çalışır. Çok olağan üstü bir durum olmadığı sürece bunu kabul etmeyin. Uzun vadede her ekip üyesinin sorumluluk almayı öğrenmesi ya da işte ayrılmayı öğrenmesi gerekiyor.
Tek kişilik girişimden pek çok çalışanı olan bir kuruma dönüşen şirketlerin neredeyse hepsi görev dağılımında sorun yaşıyor. Büyük şirketlerde çalışırken küçük bir girişime geçen yöneticilerse tam tersine çok fazla görev dağılımı yapıyor, bu da yüksek maliyete ve işlerin çığrından çıkmasına yol açıyor.
Her girişimci görev dağılımı yapmaktan asla çekinmemeli. Yukarıda sıralananları harfi harfine yerine getirirseniz sizin kendi başınıza yapabileceğinizden çok daha iyi şeyler başardığınızı göreceksiniz.
