Çalışanlarınızın performansını nasıl değerlendirebilirsiniz? Peki ya öz güvenlerini nasıl artırır veya yeteneklerini nasıl geliştirebilirsiniz?Elbette ki geri bildirimde bulunarak.
Yanlış duymadınız, “performans değerlendirme.”den bahsediyoruz. Bu iki kelimeyi duymak bile kalbinizin heyecandan küt küt atmasına yetti değil mi?
Dünyanın her yerindeki tüm çalışanlar ve yöneticiler bu ritüelden korkuyor. Peki, bu korkunun temelinde ne var dersiniz? Sanırım temel sorun geri bildirim alma ve vermeye kurumsal bir boyut kazandırmamız. Bir çalışanın performansına ilişkin yorumlarımızı kaydeder, kendisine ilişkin tüm notlarımızı belgeleriz. Ve sonra adeta saldırmaya hazır yırtıcı bir kedi misali zavallı bir çalışanı ofise getirir ve kendisine “yapıcı eleştiri”lerimizi sunarız.
Bu sürecin bu kadar sinir bozucu ve korkutucu olması işte tam da bu sebepten kaynaklanıyor. Çünkü hazırladığımız bu atmosfer çalışanımızın performansını tartışmak, ona kendini geliştirmesine yönelik öneriler sunmak ve gelecekle ilgili hedeflerden bahsetmek için olabilecek en yanlış ve en duygusal ortam. Bu gerçek bizim için bir utanç kaynağı dahi sayılabilir çünkü geri bildirim almak veya vermek, çalışanlarınızı işe odaklamanın ve performanslarını takip etmenin kilit noktasıdır.
Geri bildirimler düzgün bir şekilde ve iyi niyetlerle yapıldığında çalışanlarınızın olağanüstü bir performans sergilemelerine yol açabilir. Çalışanların neyi iyi yapıp neyi yapamadıklarını bilmeleri iyi bir şeydir. Bir çalışanın kendini geliştirme yolunda yöneticilerinin düşünce ve önerilerine gerçek anlamda kulak verebilmesi için bu geri bildirimlerin dikkatli bir biçimde ve belirli aralıklarla verilmesi gerekir.
Geri bildirim vermek bir beceridir. Ve tüm beceriler gibi geri bildirim yeteneğinizi geliştirebilmeniz için de pratik yapmanız gerekir. Bu nedenle bu yazımızda nasıl yapıcı ve etkili geri bildirimler verebileceğinize ilişkin bazı ipuçları vereceğiz.
Tabi biz genel olarak bir yönetici / denetçi veya ekip üyeleri arasındaki geri bildirimler hakkında konuşacağız. Ancak, hem yöneticilere hem astlarınıza hem de aynı konumda çalıştığınız iş arkadaşlarınıza geri bildirimde bulunabilmeniz de mümkündür. Unutmamanız gereken şey her durumda aynı ilkelerin geçerli olacağıdır.
Etkili Geri Bildirimde Bulunma
1.Motivasyonunuzun ne olduğunu belirleyin.
Geri bildirim vermeden önce bu işi neden yaptığınızı kendinize hatırlatın. Geri bildirim vermenin amacı mevcut durumu veya kişinin performansını iyileştirmektir. Bunu sert, eleştirel veya saldırgan bir dille gerçekleştiremezsiniz.
Yaklaşımınız olumlu ve iyileştirme odaklı olduğunda insanlardan çok daha fazlasını alırsınız. Bu geri bildirimin her zaman iyi olması gerektiği anlamına gelmez, ancak geri bildirimleriniz adil ve dengeli olmalıdır. Geri bildirimde doğru dengeyi tutturmanıza yardımcı olmak için Feedback Matrix(Geribildirim Matrisi) ve Losada Ratio (Losado Oranı)gibi araçlardan yararlanabilirsiniz. Losada Oranının sunduğu istatistiklerin şüpheli, ancak temel prensiplerin net olduğunu unutmayın.
2.Doğru zamanı yakalayın.
Sorunları ne denli çabuk ele alırsanız sizin için o denli iyi olacaktır. Geri bildirim birisini şaşırtmak demek değildir, bu yüzden geri bildirimde bulunma konusunda çabuk davranırsanız, karşınızdaki kişinin hazırlıksız yakalanmasını engellemiş olursunuz. Bunu şu şekilde düşünün: Tek saatlik tek bir işin yeterince düzgün yapılmadığına ilişkin bir geri bildirimde bulunmak üzerinden bir yıl geçmiş ancak başarısızlığa uğramış tek saatlik işler hakkında konuşmaktan çok daha kolaydır.
Doğru zamanı iyi tespit edip yerinde bir geri bildirimin nasıl verilebileceği konusunda bilgi edinmeye çalışın.
Duygusal bir olaya ilişkin geri bildirimde bulunacaksanız, geri bildirime başlamadan önce herkes sakinleşene kadar bekleyin. Bu şekilde karşınızdaki kişi söylediklerinizi daha iyi anlayabilecektir. Üstelik sıcağı sıcağına dillendirip sonradan pişman olacağınız bir şey söylemekten de kaçınmış olursunuz.
3.Düzenli aralıklarla geri bildirimlerde bulunun.
Geri bildirim sürekli dikkat gerektiren bir süreçtir. Bir şey söylemeniz gerektiğinde çekinmeden söylemelisiniz. Çünkü insanlar bu sayede nerede durduklarını bilecek ve sürpriz durumlar yaşanmayacaktır. Üstelik böylelikle sorunlar da çığırından çıkmamış olurlar. Geri bildirim yılda bir kez veya her üç ayda bir düzenlenen, geri kalan sürenin derin bir sessizlik içinde geçeceği bir etkinlik değildir. Resmi geri bildirimlerin zamanlaması bu şekilde olsa dahi informal ya da gayri resmi geri bildirimler, yani gün içinde yaptığınız ufak tefek yorumlar çok daha sık yapılmalıdır – belki her hafta veya her gün.
Sıklıkla geri bildirimde bulunursanız çalışanlarınız için resmi geri bildirim oturumları sırasında söyleyeceğiniz hiçbir şey beklenmedik, şaşırtıcı veya zorlayıcı olmayacaktır.
4.Yorumlarınızı hazırlayın.
Bir senaryo hazırlayın demiyoruz ama söyleyecekleriniz konusunda net olmanız gerekiyor. Bu, çalışanlarınızı takip edebilmenizi ve sorun odaklı çalışmanızı sağlayacaktır.
5.Açık ve net olun.
Çalışanlarınıza tam olarak hangi özelliklerini geliştirmeleri gerektiğini söyleyin. Bu yaklaşım gerçeklere bağlı kalmanızı sağlar ve belirsizlik ortamı yaratmaz.
Geri bildirimde bulunduğunuz birine profesyonelce davranmadığını söylediğinizi düşünün, peki bu tam olarak ne anlama geliyor? Söz konusu kişi çok mu yüksek sesle konuşuyor, çok mu arkadaş canlısı, çok mu rahat, aşırı esnek bir tutum mu sergiliyor yoksa çok mu kötü giyiniyor? Hangisini kastediyorsunuz?
Anlayacağınız ifadelerinizde açık ve net olmanız şart.İlk elden bildiğiniz gerçeklere bağlı kalmayı unutmayın: Başkalarının görüşlerine dayanarak geri bildirimde bulunmaya başlarsanız, kendinizi çok geçmeden titrek bir zeminde denge sağlamaya uğraşırken bulursunuz.
Geri bildirim ifadelerinizde abartıya kaçmamaya çalışın. “Asla”, “hepsi” ve “her zaman” gibi kelimelerden kaçının çünkü karşınızdaki kişi bu kelimeleri duyar duymaz savunmaya geçecektir. Daima geri bildirime konu olan davranışın doğrudan etkisini tartışın ve sorunları kişiselleştirmeyin veya günah keçisi aramayın.
6.Eleştirinizi başkalarının olmadığı bir ortamda yapın.
İş hayatında tanınırlık takdir edilir ancak mercek altına alınmak hiç de iyi bir şey değildir.
Geri bildirimde bulunacaksanız konuşmak için rahatsız edilmeyeceğiniz veya kimsenin sizi duyamayacağı güvenli bir ortam oluşturun.
Mutlaka okuyun: İyi çalışanların istifa etmesine neden olan yönetici davranışları
7.”Ben” Dili Kullanın.
Bakış açınızı yansıttığınız geri bildirimlerde bulunun. Bu şekilde karşınızdaki kişiyi etiketlemekten kaçınmış olursunuz.
“Dün son derece duyarsız davrandın” demek yerine “Dün hazırladığım raporu patronumun önünde eleştirmene sinirlendim ve bu durum canımı yaktı.” demeye ne dersiniz?
Mutlaka okuyun: Etkili İletişim Nasıl Kurulur?
8.Odak noktanızı daraltın.
Bir geri bildirim oturumunda ikiden fazla konuyu ele almamalısınız. Konularınız fazla olursa konuştuğunuz kişiler kendilerine saldırdığınızı düşünecek ve moralleri bozulacaktır. Anlayacağınız bu pek de riske atabileceğiniz bir durum değil.
Ayrıca geri bildiriminizi karşınızdaki kişinin gerçekten değiştirebileceğini veya başkalarını etkileyebileceğini düşündüğünüz davranışlara bağlı kalarak yapmalısınız.
9.Olumlu durumlardan bahsetmeyi ihmal etmeyin.
Geri bildirimin kurallarından biri de konuşmanıza olumlu bir şeyle başlamanızdır. Bu tutum karşınızdaki kişinin rahat etmesine yardımcı olur. Ayrıca, başarının nasıl bir şey olduğunu görüp hissetmesine ve eksik olduğu konularda kendisini düzeltmek için hangi adımları atması gerektiğini “görmesine” izin verir.
Konuşmanızı yüksek bir modda sonlandırmanız da aynı derecede önemlidir. Aksi takdirde, karşınızdaki kişiyi umutsuz ve değersiz hissettirebilirsiniz.
Pek çok insan bu maddede anlatılanları abartma ve yalnızca geri bildirimlerini aşırı bir pozitiflikle sonlandırmakla yapıcı bir geri bildirimde bulunacaklarını düşünme eğilimindedir. Hal böyle olunca da vereceğiniz mesaj “iletişim kurmakta iyiyim ama iş arkadaşlarımla olan kişiler arası becerilerimi de aynı seviyeye getirmem gerekiyor” yerine ““İşimi gerçekten de iyi yapıyorum.” olur ki bu çok tercih ettiğimiz bir durum değildir.
9.Kişiye özel önerilerde bulunun.
Geri bildirim sürecinde her iki tarafın da durumu iyileştirmek için ne yapılması gerektiğini bildiğinden emin olun. Unutmayın ileteceğiniz asıl mesaj geri bildirimde bulunduğunuz kişiyi gerçekten önemsediğiniz ve ona kendini geliştirmesi konusunda yardım etmek istediğiniz olmalıdır. Hedeflerinizi belirleyin ve söz konusu kişinin ne derece ilerleme kaydettiğini izlemek için plan yapın. Hedef belirlemede SMART metodunu kullanarak temel gelişim adımlarını belirleyebilir (Smart metodu bir hedefin özel/belirli, ölçülebilir, kabul edilen, makul ve zamana bağlı olmasını ifade eder.) veya karşınızdaki kişiyi istediğiniz değişikliği sağlamaya motive etmek için GROW modelinden yararlanabilirsiniz.(Grow modeli hedef, mevcut durum, alternatifler ve eylem adımlarını gösterir.)
Başkalarıyla her konuda hemfikir olmayabilirsiniz, bu yüzden karşınızdaki kişiden kendi bakış açısını yansıtmasını istemek iyi bir fikirdir. “Bu duruma tepkiniz ne olur?”veya “Sizce bu olanların dürüst bir sunumu mu?” gibi ifadeler kullanın.
Karşınızdaki kişinin söyleyeceklerini dikkatli bir biçimde dinleyin ve durumu iyileştirme adına önerilerde bulunmasını sağlayın. Bu şekilde geri bildirimde bulunduğunuz kişiye çözümü sahiplenebilme şansı vermiş olursunuz ki bu durum kişinin çözüme sıkı sıkıya bağlı kalmasını mümkün kılar.Vaaz da bulunur gibi gözükmek istemiyorsanız, “iyi”, “kötü”, “zorunluluk”, “ihtiyaç” gibi sözcüklerden uzak durun.
10.Takipte olun.
Geri bildirimin tüm amacı performansı arttırmaktır. Bunun gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmeniz ve ardından da gerekli düzenlemeleri yapmanız gerekir. Konuşmalarınızı belgelendiğinizden emin olun ve nelerin işe yaradığını veya nelerin değiştirilmesi gerektiğini belirleyin.
Patronunuzdan, meslektaşlarınızdan ve müşterilerinizden aktif bir şekilde geri bildirim almanız da önemlidir.
Anlayacağınız, geri bildirim iki yönlü bir yoldur. Nasıl etkili ve yapıcı bir geri bildirimde bulunacağınızı iyi bilmeniz gerekir.
Düzenli olarak geri bildirim vermek veya almak için bilinçli bir seçim yaptığınızda bunun kişisel gelişiminizi ve olumlu bir değişimi sağlamak için güçlü bir araç olduğunu da kanıtlamış olursunuz.
Geri bildirim düzgün bir şekilde yapıldığında acı verici, demoralize edici veya göz korkutucu da olmayacaktır, ayrıca bu konuya ilişkin ne kadar çok pratik yaparsanız o kadar iyi olursunuz. Geri bildirim konuşmaları yapmak sevdiğiniz ekip üyeleri, iş arkadaşlarınız veya patronunuzla iletişim kurmanın en iyi veya en sevilen yöntemi olmayabilir, ancak iş yerinizi daha üretken ve uyumlu bir yer haline getirme potansiyeline sahiptir.
