Google, Microsoft, Twitter, Apple, Hitachi, Amazon, Chevron, Salesforce, Spotify… İngiltere’den tutun da ABD’ye, Japonya’dan Güney Kore’ye kadar hemen her ülkenin küresel pek çok şirketi son birkaç aydır Covid-19’un dünya geneline yayılması sebebiyle zorunlu bir evden çalışma politikası uyguluyor.
Öyle ki Dünya Sağlık Örgütü’nün koronavirüsü resmi olarak “pandemi” ilan etmesi ile birlikte “evden çalışma” sistemine geçişin bir süre daha hayatımızın gerçeği olmaya devam edeceği varsayılabilir.
Peki, bu gerçekle nasıl başa çıkacağız?
Evden çalışmada verimliliğin sırrı nedir?
Bazılarınız evden çalışma fikrine aşina olabilir. Ancak, çoğu insan verimliliğe pek de katkısı olmayan bu rahat ev ortamından sıyrılıp görevlerinin başına nasıl geçecekleri konusunda tereddüt yaşıyor. Çünkü bu onlar için yepyeni bir deneyimdir. Neyse ki bir çalışan olarak ev ortamında dahi kendinize verimli bir çalışma bir çalışma alanı oluşturmanızı sağlayacak, bir yönetici olarak ise ekibinizle konuşma tarzınızı belirlemenizi kolaylaştıracak pek çok yöntem mevcuttur. Yani bu zorlu süreçte hem üretkenliğinizi hem de akıl sağlığınızı koruyabilmeniz mümkün.
Nasıl mı?
1) İletişiminizi artırın.
Evden çalışmada verimliliğin bel kemiğini üstlerinizle kuracağınız net ve sağlıklı iletişim oluşturur. Bir görevi yerine getirme sürecinde sizden beklenen şeyin ne olduğunu iyi anlamanız önemlidir. Üstelik dünya çapında bir salgınla mücadele ediyor oluşunuz dahi bu gerçeği değiştirmeye yetmez.
Bu nedenle, üstlerinizle sizden beklenenlerin net bir biçimde ifade edileceği günlük konuşmalar yapmanız yararınıza olacaktır. Yöneticinize günün başlangıç ve bitiş saatlerinde 10 dakikalık bir telefon görüşmesi yapmayı teklif edin. Bunu günlük rutininizin bir parçası haline getirmeniz işleyişin aksamamasını sağlayacak, olası yanlış anlaşılmaları ortadan kaldıracaktır.
Normalde çalışanların pek çoğu mesai saatlerini patronlarına yakın bir yerde geçirir, yani iletişim son derece kolay ve zahmetsizdir. Ancak, evden çalışma sürecinde bu mümkün olamayacağından iletişimde aksaklıkların olması muhtemeldir- hele de uzaktan çalışma sistemine aşina olmayan bir şirkette çalışıyorsanız. Örneğin, yöneticiniz insanları sanal ortamdan yönetmeye alışkın olmayabilir veya şirketiniz evden çalışma koşullarını oluşturacak gerekli araç-gereç veya donanıma-en basitinden Skype veya Zoom gibi iletişim uygulamalarına dahi- sahip olmayabilir.
Zaten evden çalışma fikri bu duruma aşina olanlarımızın dahi kendilerini fazlaca bağımsız veya izole/yalnız hissetmelerine sebep olabilir. Geçtiğimiz yıl evden çalışmanın zorluklarına ilişkin yapılan bir araştırmada, katılımcıların % 19’unun bu süreçte yaşadığı en büyük zorluğu “yalnızlık” olarak tanımladıklarını ortaya çıkmıştır. Yalnızlık insanların motivasyonunu düşürebileceğinden üretkenliği de engellemektedir.
Gözden uzak olanın gönülden de uzak olabileceği gerçeği çalışanlar için ciddi bir sorun teşkil edebilir. Bu nedenle, bu süreçte yöneticiniz veya ekibinizle kuracağınız iletişimin sıklığı kadar yüz yüze ve anında konuşma imkanı verecek bir iletişim modeli bulmak da önemlidir-Skype veya Zoom üzerinden gerçekleştireceğiniz video konferans görüşmeleri gibi.
Anlayacağınız, evden çalışma işini sağlıklı biçimde yürütmenin tek yolu iletişimi-dolayısıyla da iletişim kanallarını-artırmak ve düzenli bir bilgi alışverişinde bulunmaktır.
Mutlaka okuyun: Evden Çalışanlar İçin Yalnızlıktan Kurtulma Yöntemleri
2) Gerçeğe uygun bir çalışma deneyimi yaratın.
Evden çalışmayı olabildiğince gerçek bir çalışma deneyimine dönüştürmeye ne dersiniz? Pijamalarınızla oturuyor olmanız sizi çalışmaktan soğutuyorsa güne her zamanki gibi ılık bir duş alıp giyinerek başlamayı deneyin. Kendinizi iş yerinde hissetmenizi sağlayacak günlük rutinlerinizi hayata geçirin.
Evinizde çalışma odanız yoksa yalnızca bu amaç için kullanacağınız kendinize özel bir alan yaratmaya odaklanın. Çünkü donanımlı ve düzgün bir çalışma ortamına sahip olmamak da verimliliğinizi düşürebilir.
Yani dizüstü bilgisayarınızı alıp yatağınızda çalışmak yerine çok daha bilinçli bir tavır takınmaya odaklanın. Aradığınız çözüm, dikkat dağıtıcı her şeyden uzak bir köşeye çekilip basit bir sehpa üzerinde çalışmak veya tıpkı ofisteki gibi dik bir konumda oturacağınız bir sandalyeye yerleşmek kadar basit bir şey dahi olabilir. (Bu süreçte ergonomik bir çalışma ortamı hazırlamaya da özen göstermelisiniz-elbette ki imkanlarınız dahilinde).
Yaratacağınız bu ortam aile bireylerinize iş başında olduğunuzu gösterecek önemli bir işaret olacaktır. Aile üyelerinizin de algılayacağı sınırlar oluşturmalısınız. Örneğin, çalıştığınız odanın kapısını kapalı tutmanız dahi onlara gereken mesajı verecek, siz evde yokmuşsunuz gibi davranmalarını sağlayacaktır.
Konsantre olabileceğiniz özel bir çalışma alanı sayesinde uzaktan çalışmanın keyfini çok daha kolay bir biçimde çıkarabileceksiniz.Geçtiğimiz yıl gerçekleştirilen bir ankette, çalışanların % 65’i evden çalışmanın verimliliklerini belirgin miktarda arttırdığını belirtmiştir- Dikkat dağıtıcı unsurlardan uzaklık, işe gidip gelme stresi yaşamama, ofis ortamının sıkıcı kurallarından muaf bir ortamda çalışma vb. gerekçeler neticesinde bu sonuca varılmıştır.
Ancak, söz konusu evden çalışma olduğunda iş yaşam dengesini tutturabilmek de önemlidir. Çünkü evden çalışmanın ‘çalışma zihniyetinden kopamamak’ gibi bir olumsuz yanı da vardır.Başka bir deyişle, eve iş getirmemek vb. bir lükse sahip olmanız zorlaşır.Bu da iş yaşam dengenizi bozar.
Peki, bu dengeyi sağlamak için ne yapmalısınız?
Mesai saatlerinize ilişkin çok daha net sınırlar çizecek fiziksel bir ofise gidip gelemiyorsanız, zihninizi doğru kalıba sokmanız adına uygulayabileceğiniz bir dizi “psikolojik geçiş “uygulaması mevcuttur: Sabahları 20 dakikalık bir kahve rutini uygulamak veya işten sonra günü kapatmak adına egzersiz yapmak gibi geçiş uygulamaları işinize yarayacaktır.
Ev ortamında dikkat dağıtıcı pek çok unsur bulunur. İlgi ve bakımınıza muhtaç çocuklarınız bir yana evdeyken “Dur şu çamaşırı yıkayayım, mutfağı toplayayım da işe koyulurum”. vb. düşüncelere kapılıp günü harcamanız an meselesidir. Bu nedenle gerçek bir ofis ortamı yaratmalı, sağlam bir iş zihniyeti geliştirmelisiniz.
3) Yalnızlığa gömülmekten kaçının.
Her türlü donanıma sahip olsanız dahi ofis ortamından ev ortamına geçişin zorunlu ve ani doğası, bu değişime ayak uydurmayı zorlaştıracaktır.
Koronavirüs hemen herkesi eve kapanıp çalışmak zorunda bırakıyor. Kimileri evde kısa süreli veya dönemsel bir çalışma gerçekleştirirken kimileri ise kalıcı veya tam zamanlı bir performans sergiliyor. Bu, hafif egzersizi maraton hazırlığı ile karşılaştırmak gibi bir şey. Zira evden çalışma kavramı alışkın olduğumuz bir şey değil-bizler işin maraton hazırlığı kısmına çok daha hakimiz. Tam zamanlı ev çalışanlarının iş gücünün yalnızca % 5’lik dilimini oluşturduğunu ortaya koyan araştırmalar da bu görüşü kanıtlar nitelikte. Koronavirüsün beraberinde getirdiği bu izolasyon sürecinin ne zaman sona ereceğine ilişkin belirsizlik ise farklı pek çok sorunu beraberinde getiriyor. Örneğin, ebeveynler okullar kapalı olduğu dolayısıyla da çocuklar evde olduğu için her zamankinden daha çok çalışıyorlar. Bu da yöneticilerle iletişim halinde olma gerekliliğinin bin kat daha artacağı anlamına geliyor. Anlayış temelli bir yönetim sürecine duyulan ihtiyaç ise her zamankinden fazla.
Uzun süreli izolasyon çalışanların morallerini bozup verimliliklerini düşürebilir. Bu nedenle, ekiplerin Zoom veya Skype üzerinden bir araya gelmeye devam etmesi ve normalleşmenin nişanesi olarak sanal pizza partileri vb. etkinlikler düzenlemesi gerekir. Alışılmışın dışında şeyler yaşadığımız bu zor günlerde hayatın ve sosyal ilişkilerin normal seyrinde devam etmesini sağlayacak aktivitelere sığınmamız şarttır.
Bu, ekipler arası bağı kuvvetlendirmek adına da elverişli bir yöntem olacaktır. Garip gelebilir, ama onu eğlenceli yapan şey de garipliğidir. “Hepimiz aynı gemideyiz” demenin bir başka yoludur bu. Aksi halde zor ve karanlık geçecek bir sürece umut olur.
Ofis içi sosyal aktiviteleri çevrim içi ortama taşıma fikri de yalnızlığa gömülmemeniz için birebirdir. Doğum günlerini kutlayabilir, ulaşılan hedefler ve tamamlanan projeler için kutlamalar yapabilirsiniz. Sıradan sohbetler ya da iş dışı sohbetler için de zaman ayırmalısınız.
4) Moralinizi yüksek tutun.
Zor zamanlardan geçiyoruz. Her gün izlediğimiz felaket haberleri,olumsuz manşetler, sevdiklerimizin hayatı-hele de yaşlı ve hasta olanlar-konusunda duyduğumuz endişe ya da tuvalet kağıdı vb. ihtiyaçları almak için adeta kendimizi paraladığımız ‘panik alışverişi’ dürtümüzle mücadele etme çabalarımız… Saydıklarımızın her biri iş e-postalarını takip etmeyi ikinci plana atacak nitelikte değil mi? Ancak, bir noktadan sonra hayatın devam ettiğini kabullenmeniz gerekiyor. Hem meslektaşlarınızla iletişim kurmanız depresyona yol açabilecek yalnızlık ve çaresizlik duygularından uzaklaşmanızı sağlayacaktır.
Evden çalışacağınız iki ila dört haftalık bir zaman dilimi ekonomik veya kişisel açıdan acı verici olsa da katlanılabilir bir durumdur. Ancak iki-üç aylık bir evden çalışma süreci size ciddi bir ekonomik ya da sağlık krizi olarak geri dönebilir.
Evden çalışmanın bitirici tuzaklarına ilişkin çözümlerin başında ise yüz yüze etkileşimi olabildiğince arttırmak gelir.
Nasıl mı?
Video görüşmeleri, düzenli yönetici kontrolleri (özellikle de yalnız yaşayan ve karantina sürecini iliklerine kadar hissedecek çalışanlara yönelik kontroller) aracılığıyla ya da gündemsiz, alelade toplantılar düzenleyerek bu sorunu aşabilmeniz mümkündür-kahve toplantıları gibi.
Son olarak, bu süreci verimli şekilde atlatmada kilit rol oynayacak yöneticilerimize birkaç tavsiyede bulunalım.
Bugünlerde stres olmak veya bunalıma girmek an meselesidir. Bir yönetici olarak göreviniz ekibinizi ayağa kaldıracak itici güç olmaktır. Bir çeşit rutin ya da kural oluşturmalı, insanların morallerini yüksek tutmaya odaklanmalısınız.
Verimli Bir Evden Çalışma Sürecinin Sırrı Nedir?
Otoriteler halen daha evde mi yoksa ofis ortamında mı daha üretken olunduğunu tartışa dursun, son araştırmalar ofis programlarını eve harfiyen uyarlamayı başarmış çalışanların yaptıkları iş miktarında belirgin bir artış görüleceğini iddia ediyor. Neye dayanarak bu kanıya varılmış derseniz çalışanların evin sessiz ortamının üretkenliklerini artırdığı konusundaki açıklamalarını gerekçe olarak gösterebiliriz. Anlayacağınız ,evlere kapanıp çalışmak zorunda kaldığımız bugünlerde karamsarlığa kapılmaktansa bu işten nasıl karlı çıkacağımıza odaklanmak en doğrusudur.
Yazımızın bu kısmında evden çalışmanın avantajlarına odaklanacak ve bu avantajı verimlilik artışı lehine çevirmenin yollarından bahsedeceğiz.
Evden çalışmak size yapmanız gereken işleri halletmek için ihtiyaç duyduğunuz alanı yaratma özgürlüğü sunar. Ev ortamında çalışma alanınızı kontrolünüz altında tutma, dikkat çekici unsurlardan uzaklaşma imkanına sahip olursunuz(en azından çoğundan), ofiste ise müdahale edebileceğiniz yegane alan çalışma masanızdır.
Bu gerçeği göz önünde bulundurarak,evlerimize kapandığımız bu zorlu süreçte verimlilik ve motivasyon artırıcı çalışma alanları yaratabilmenize yardımcı olacak işlevselliği kanıtlanmış yöntemlerin bir listesini yaptık.
İşte kendi çalışma alanınıza da kolaylıkla uyarlayabileceğiniz en iyi verimlilik ipuçları:
1) Sessiz bir ortamda çalışın.
Tıpkı bir fare gibi düşünün ve evinizin en sessiz, en kuytu köşesini bulun. Bazı insanlar çalışma esnasında arka plan seslerine aldırmazken kimileri ise bu seslere(havlayan bir köpek, gürültülü bir şekilde çalışan klima, oynayan çocuklar)hayatta katlanamaz. Hareketliliğin yoğun olduğu bir odada çalışmak verimliliklerini düşürür.
Sizler de aynı şeyi hissediyorsanız, çalışma alanınızın kimsenin oyun alanına yakın olmadığından emin olmalısınız. Ya da en azından kapısını kapatabileceğiniz bir odaya yerleşmeye bakın.
2) Masanızı Düzenleyin.
Yığınla kağıt ile dolu bir masada ilerleme kaydetmeniz zordur.
Peki, çalışma masanızda tam olarak neler bulunmalıdır?
Olabildiğince az şey!
Her ne kadar yararlı araçlar gibi dursa da yapışkan notlar, ekstra kitaplar, kalemler, kağıt yığınları veya soğumuş kahve dolu fincanlar hem konsantrasyonunuzu hem de verimliliğinizi düşürebilir. Masanızın boş olmasını istemiyor olabilirsiniz, zaten gün içinde size defalarca kez lazım olacağını düşündüğünüz nesneleri ortadan kaldırmanızı beklemiyoruz, ancak kendinize rahatlıkla çalışabileceğiniz bir alan açmanız şart.
Mutlaka okuyun: Çalışma Masası ve Ortamını Düzenleyerek Üretkenliğinizi Artırın!
3) Evin Geri Kalanını da Düzene Sokun.
Zihnen çalışmaya odaklanmak çalışma masanızı düzenlemekten çok daha zordur. Örneğin, tüm ev düzene girmedikçe odaklanmakta zorluk yaşayan biri olabilirsiniz. Çalışma odanızdan mutfağı göremeseniz dahi orada toplanılmayı bekleyen, bulaşıklarla dolu bir masa olduğunu bilmek sizi çalışmaktan alıkoyacaktır.
Başka bir deyişle, evin dağınıklığını görmezden gelmeyi isteseniz dahi yalnızca çalışma odanızın kapısını kapatmakla onu yok etmiş olmazsınız. Her şeyin yolunda olduğu konusunda ikna olmanız da mümkün değildir. Bu sorunu çözmek adına her gece belirli bir süreyi ortalığı toparlamaya ayırmalısınız. Böylelikle ertesi sabah çalışmaya hazır bir şekilde güne başlarsınız.
4) Yeşil Alan Yaratın.
Bahçe içinde bir ofise sahip olma şansınız düşük olabilir, ancak bahçede bulacağınız huzuru kısmen de olsa çalışma ofisinize taşıyabilirsiniz. Masa üzerine veya zemine yerleştireceğiniz bir bitki, çalışma alanınıza tazelenmiş bir hava katmanın ve gözünüzü ekrandan ayıracağınız mola anları için görsel bir ziyafet sunmanın harika bir yoludur.
Bu bitkiyi bir haftadan uzun süre yaşatamayacağınızı düşünüyorsanız, küçük bir kaktüs veya sukulent vb. bakımı nispeten kolay bitkileri tercih edin. Yine de olmaz diyorsanız, en azından çalışma masanızı cam önlerine, yani dış dünyayı görebileceğiniz bir konuma yerleştirin.
5) Kokulardan Yararlanın.
Bazılarımız için iyi bir koku da verimlilik açısından kayda değer bir fark yaratabilir.
Bazı uçucu yağların çalışma alanınıza hoş bir koku eklemenin de ötesinde işinizi yapmanıza yardımcı olabilecek olumlu etkileri vardır. Örneğin, nane enerjinizi arttırır, biberiye konsantre olmanıza ve görevleri daha hızlı ve çok daha doğru bir şekilde yapmanızı sağlar. Şeker portakalı ise kaygı seviyenizi azaltır. (Tabi her bir bitki türünü en doğru ve en güvenli şekilde nasıl kullanabileceğinizi de araştırmalısınız).
6) Uzun Soluklu Bir Yapılacaklar Listesi Oluşturmaktan Kaçının.
Günlük görevlerinizi yerine getirmeye başlamadan önce ayrıntılı bir yapılacaklar listesi oluşturun. On dakikanızı bu işe ayırmanız yeterli olacaktır. Ardından, önümüzdeki beş saat içinde mutlak surette tamamlamanız gereken görevlerin çok daha kısa bir listesini hazırlayın.
Yoğun içerikli bir yapılacaklar listesi motivasyonuzu düşürebilir. Çünkü tüm bu işleri tek bir günde bitirebilmenin yolu yoktur. Listenizi kısaltmanız ise ayrıntıları hatırlamanıza yardımcı olacağı gibi gününüzü küçük, tamamlanabilir görevlere bölmenizi de sağlayacaktır. Dahası bitirdiğiniz her iş yani her somut başarı sizi yeni baştan motive edecek ve verimliliğinizi artıracaktır.
Mutlaka okuyun: Yapılacak İşlerin Ağır Yükü Altında Ezilmek İstemeyenlere
7) Anlamlı Molalar Verin.
Mola verme zamanı geldiğinde çoğumuz ilk iş olarak sosyal medyaya yöneliriz. Ancak, çok daha verimli bir mola süreci için size ilham verecek işinizle alakalı gönderilere odaklanabilir, alanınızdaki yenilikleri öğreneceğiniz makaleler okuyabilir veya koridorunuzda ufak çaplı bir yürüyüş yapmayı deneyebilirsiniz. Diyelim ki kağıt tasarımları üzerinde çalışıyorsunuz, ancak kendinizi son derece verimsiz hissettiğinizi fark ettiniz. İlhamınız uçup gitti. Bu durumda Pinterest’te biraz zaman geçirip başkalarına ait çalışma örneklerini inceleyebilir, ilham ve motivasyonuzu tazeleyebilirsiniz.
Mola zamanlarınızı net bir biçimde belirlediğiniz sürece hiçbir sorun yaşamayacak, tazelenmiş bir biçimde işinizin başına dönebileceksiniz. Molanız için programınızla ve çalışma alışkanlıklarınızla uyumlu zaman aralıkları seçmeniz de önemlidir. Mola süreniz ne fazla uzun ne de aşırı kısa olmalıdır. Aksi takdirde çalışmalarınızın sekteye uğraması kaçınılmazdır.
Mutlaka okuyun: Üretkenliği ve Verimliği Artırma Tekniği: Pomodoro
Unutmayın, sessiz, güzel bir çalışma ortamı yaratıp bir dizi stratejik alışkanlıklar edinirseniz, aşamayacağınız engel yoktur!
