Yaşınız, büyüdüğünüz ve yetiştiğiniz ortam, eğitiminiz, diliniz, dininiz fark etmeksizin etkili iletişim teknikleri hayatınızda mutlaka öğrenmeniz gereken bir şeydir. Büyük ve başarılı liderler aynı zamanda çok başarılı hatip ve iletişimcidirler. Doğrusu, iletişim bilimleri bugün üniversitelerde çok tercih edilen bir bölümdür, zira insanlar başarılı ve etkili bir iletişimin önemini kavramış durumdadırlar. Biraz özgüven ve biraz da bilgiyle siz de başarılı ve etkili bir iletişimci olabilir; kendinizi daha doğru bir biçimde ifade edebilirsiniz.
Şimdi daha etkili iletişim kurmak için bilmeniz gereken önemli konulardan bahsedeceğiz.
A. Doğru Ortamı Yaratmak:
1. Zamanlamaya Dikkat Edin
“Her şeyin bir yeri ve zamanı vardır.” denir. Bu iletişim için de son derece geçerlidir.
Örneğin ağır ve tartışmalı konuları açmak için gece uygun bir zaman değildir. İnsanlar yorgunken finans ve uzun vadeli planlama gibi konularla ilgilenmezler. Bunun yerine ağır konuları sabah ve öğle vakitlerinde konuşmaya çalışın, çünkü insanların zihni sabah ve öğle vaktinde geceye nazaran daha berraktır.
2. Açık ve Samimi Olun
Doğru zamanı ve doğru yeri seçtiğinizde daha olgun ve daha sağlıklı bir iletişim kurma şansınız da artar. Örneğin birine “ölüm ya da ayrılık” gibi kötü bir haber vereceğiniz zaman bunu insanların ortasında yapmayın. Muhatabınızla özel bir alanda konuşmaya çalışın. Zira bu tür özel konuşmaları ikili olarak yapmak, konuşmanın daha samimi ve daha etkili olmasını sağlar, diyalog daha derin bir hal alır.
Ya da bir bir grup insana sunum yapacağınız zaman önceden sesinizin yeterince duyulabilir olduğundadan emin olmalı, sesinizi duyurmak için gerekirse mikrofon kullanmalısınız.
3. Dikkat Dağıtan Şeyleri Ortadan Kaldırın
Konuşma esnasında telefonla, bilgisayarla uğraşmayın. Telefonunuz çalıyorsa özür dileyerek telefonu meşgule atın ya da tamamen kapatın. Konuşmanın dışsal unsurlarla yarıda kalmasına müsaade etmeyin. Zira muhatabınız bir şey anlatırken çalan telefonla sözünün yarıda kesilmesi bu kişiyi hayal kırıklığına uğratır ve etkili-verimli bir iletişimi sekteye uğratır.
B. Düşünceleri Organize Etmek:
1. Düşüncelerini Kafanızda Organize Edin
Fikirlerinizi beyan etmeden önce zihninizde bu fikirleri organize etmeniz gerek. Eğer bir konu hakkında tutkulu ve heyecanlıysanız, konuşurken kendinizi fazla kaptırabilir ve konuyu dağıtabilirsiniz. Bu nedenle söyleyeceğiniz temel konuları önceden belirleyerek konuşmanıza odak noktası ve netlik kazandırmalısınız.
Temel olarak 3 ana konu belirlemenizi ve konuşurken bunlara odaklanmanızı tavsiye edebiliriz. Bu sayede konu dağılsa bile yine de söyleyeceğiniz ana meseleye geri dönebilirsiniz. Bu konuları önceden not almanız da yine faydalı olabilir.
2. Net Olun
İfade etmek istediğiniz düşüncede net olun. Bilgilendirme yapmak, soru sormak, bilgi almak, eyleme geçirmek gibi farklı durumlara dair net olmanızda fayda var. İnsanlar iletişim esnasında sizden ne bekleyeceğini bilirse süreç daha pürüzsüz bir biçimde işler.
3. Konudan Sapmayın
Belirlediğiniz üç konu hakkında konuşurken her cümlenin konuya katkı sağladığından emin olun. Yani sözleriniz, mesajınızı destekler nitelikte olsun. Söyleceğiniz şeyleri önceden belirleyip zihninizde damıttıysanız, konuşma esnasında daha rahat olursunuz. Gerektiği yerde sözlerinizi tekrar vurgulamaktan da çekinmeyin. Özgüvenli ve başarılı konuşmacılar genelde önemli noktaların altını birkaç kez çizerler. Bu bakımdan konuşacağınız konuya sadık kalmaya ve önemli yerleri vurgulamaya çalışmalısınız.
4. Dinleyicilere Teşekkür Etmeyi Unutmayın
Konuşma yaptığınız dinleyici ya da dinleyicilere, size vakit ayırdıkları için teşekkür etmeyi unutmayın. Konuşmanın sonucu ne olursa olsun, kapanışı nazik bir şekilde yapın ve dinleyenlere teşekkür edin. Sonuç istediğiniz gibi olmasa bile nezaket iletişimin altın kuralıdır.
C. Konuşarak İletişim Kurmak:
1. Dinleyiciyi Rahatlatın
Konuşmaya ya da sunuma başlamadan önce havadan sudan veya keyifli şeylerden bahsetmeniz iyi olur. Konuyla alakalı ilginç bir anektod da oldukça iş görür. Böyle bir yaklaşım dinleyen kişi veya kişileri rahatlatır, insanların sizle gündelik hayat düzeyinde özdeşim kurmasını sağlar.
2. Yanlış Anlamaya Mahal Vermeyin
Mesajınızı net ve yanlış anlamalara müsaade etmeyecek şekilde ifade etmek çok önemlidir. Bu sayede dinleyenler ne demek istediğinizi tam olarak anlar. Karmaşık ve anlaşılmaz sözcükler ve ifadeler yerine daha sade cümleler-sözcükler kullanmak yanlış anlaşılma ihtimalinizi de azaltır.
3. Telaffuza ve Ses Tonuna Dikkat Edin
Ortamdaki insanların rahat bir biçimde duyacağı ve dikkatlerinin dağılmayacağı bir ses tonuyla konuşmaya özen gösterin. Yanlış anlaşılmasını asla istemediğiniz yerlerde sesinize ayrı özen gösterin. İnsanlardan çekindiğiniz nedeniyle ya da başka bir nedenle mırıldanır gibi konuşursanız dinleyenlerin dikkati çabuk dağılır. Bu bakımdan ayna karşısında ya da yakın arkadaşlarınıza karşı konuşma pratiği yapmak oldukça iyi olur. Bu tür konuşma pratikleri, size özgüven kazandırır ve konuşmalarınızı daha iyi organize edebilmenizi sağlar.
Monoton bir ses tonu kulağa hoş gelmez, sıkıcı gelir. İyi hatipler konuşurken ses tonlarında farklı tonlar kullanır, sesini alçaltıp yükseltir, inceltip kalınlaştırır.
Örneğin bir konudan başka bir konuya geçerken ses tonunuzu yükseltebilirsiniz.
Önemli bir konuya parmak basarken ya da sözlerinizi toparlarken ses tonunuzu artırıp konuşma hızınızı yavaşlayabilirsiniz.
İnsanlardan bir şeyler yapmalarını, eyleme geçmelerini isterken canlı bir şekilde konuşun, ancak özellikle vurgulamak istediğiniz durumları anlatırken bilinçli bir biçimde duraksayın.
4. Konuşan Kişiyi Dinlediğinizi Gösterin
İletişim iki yönlüdür. Konuşmacı değil de dinleyici konumundayken de konuşan kişiyi aktif bir biçimde dinlemeye özen gösterin. Jest ve mimiklerinizle karşıdaki kişinin söylediklerini anladığınızı gösterin. Karşınızdaki kişinin söylediklerini dinlerken, aslında sizin söylediklerinizin ne ölçüde bu kişiye geçtiğini de ölçümlemiş olursunuz. Buna göre de mesajınızı düzenleyebilir ve tekrarlayabilirsiniz. Eğer dinleyenlerin kafasının karıştığını hissederseniz, söylediklerinizin bir kısmının tekrar edilmesini isteyebilirsiniz. “Şu ana kadar söylediklerimden neler anladığınızı birkaç cümleyle açıklayabilir misiniz?” gibi nazik bir cümle bazı durumlarda size yardımcı olabilir. Bu da sizin olası sorunları ve yanlış anlamaları tespit ederek gereken düzeltmeleri yapmanıza olanak sağlar.
Mutlaka okuyun: İyi Bir Dinleyici Nasıl Olunur?
D. Beden Diliyle İletişim Kurmak:
1. İnsanları Gördüğünüzü Hissettirin
Bir salonda konuşma yapıyorsunuz diyelim. Salondaki 150 kişiyi de tanımanız mümkün olmayabilir. Böyle bir durumda mimikleriyle sizi dinlediğini hissettiğiniz kişilerle göz teması kurarak onlara ufak jest ve mimiklerle selam vermeyi unutmayın.
2. Beden Dilinde de Net Olun
Jest ve mimiklerinizde bilinçli olun. Tutkulu olduğunuz konularda bir şeyler anlatırken yumuşak ve farkında mimikler kullanın. Dudak ısırma ya da kaş çatma gibi olumsuz mimiklerden kaçının. Neyin olumlu neyin olumsuz olduğu bağlama göre değişebilir tabii ki. Özellikle bir kültürde normal kabul edilen bir jest, başka bir kültürde müstehcen kabul edilebilir. Bu da dinleyici kitlenizi tanımanızla çözülebilecek bir durumdur. Konuşma öncesinde daha önce tanımadığınız bir kitleye hitap ediyorsanız bir ön araştırma, konuşmanızın daha etkili ve sorunsuz olmasını sağlayacaktır.
3. Göz Temasına Büyük Önem Verin
Göz teması iki kişi arasında bir bağ yaratır. Muhatabınızın size güvenebileceğini ve o kişiyi ilgiyle dinlediğinizi en iyi göz teması ifade eder. Bir konuşma ya da sunum esnasında dinleyicilerle makul bir süre göz teması kurmak önemlidir. Tabii gözünüzü uzun bir süre bir kişiye “dikerseniz” bu da yanlış anlamalara mahal verebilir. Ortalama 2-4 saniye arası göz teması idealdir.
Bir iş toplantısında konuşurken salonda bulunan 15 kişiyle de göz teması kurmaya çalışın. Bazı kişilerle göz teması kurmaktan kaçınmanız yanlış anlaşılabilir. Özellikle yüksek lisans mülakatı, iş görüşmesi, iş toplantısı gibi yerlerde ortamda bulunan herkesle göz teması kurmanızı kesinlikle tavsiye ederiz.
Göz teması kurulması, sizi dinleyen kişiyi fark ettiğinizi, ona değer verdiğiniz, onun varlığını kabul ettiğinizi gösterir. Tabii göz temasının da yine kültürel bir olgu olduğunu, bazı kültürlerde göz temasının farklı anlamlara geldiğini de unutmayın ve konuşma öncesi bu kültürde göz temasının nasıl karşılandığını öğrenmeye çalışın.
4. Nefes Almayı ve Duraksamayı Lehinize Kullanın
Konuşmak kadar susmak da çok şey ifade eder. Konuşma esnasında bir süre duraksamanız, dinleyicilerin arkalarına yaslanıp söyleyeceğiniz şeye daha çok dikkat etmesini sağlar. Yani bu da size düşünme fırsatı tanır, dinleyenlerin de söyledikleriniz hazmetmelerini sağlar. Diğer bir ifadeyle konuşma kadar, kısa sessizliklerden de faydalanmak mümkündür.
Konuşmaya başlamadan önce birkaç kez derin nefes almanız kendinizi hazırlamanız bakımından önemlidir. Konuşma esnasında amiyane tabirle “taramalı tüfek” gibi hiç susmadan konuşmak da pek doğru olmaz. Bu nedenle düzenli olarak nefes almaya ve aralarda es bırakmaya dikkat edin. Bu hem sizin hem de dinleyenler için rahatlatıcı olur.
5. Jestlerinizin Nasıl Anlaşıldığını Gözlemleyin
Jestlerinizi dikkatli ve bilinçli kullanın. Konuşurken ellerinizin nasıl haller aldığına dikkat edin. Bazı el hareketleri (ellerin açık olduğu durumlarda) anlattığınız şeyleri destekler. Bazı kapalı jestler de konuyu kapattığınızı ifade eder. Ancak kapalı jestler olumsuz bir durumu anlattığınız anlamına da gelebilir. Dinleyenlerin jestlerinize nasıl tepki verdiğini gözlemlemek, ne tür jestlerin daha doğal ve etkili olduğunu anlamanız bakımından iyi olur.
Bunlara ek olarak salonda gezinme, burun çekme, kaşları oynatma, göz kırpma gibi diğer pek çok jest ve mimiğin de farkında olun. Tik haline gelen jest ve mimikler bir süre sonra dikkat dağıtıcı bir etkiye neden olabilir.
Tavsiye: Bir arkadaşınıza topluluk önünde yaptığınız bir konuşmayı videoya çekmesini isteyin. Daha sonra bu videoyu oturup izleyin. Hatta 3x hızlı oynatarak izleyin ve belli jest-mimikleri aşırı tekrarlayıp tekrarlamadığınızı kontrol edin. Bazen farkında olmasanız bile konuşurken yüzünüzü değişik şekillere sokuyor olabilirsiniz. Bu tür bilinçsiz jest ya da mimikleri tespit ettikten sonra gereken düzeltmeleri yapmak daha kolay olur.
Mutlaka okuyun: Vücut Diliniz Kim Olduğunuzu Belirliyor!
E. Kriz Anında İletişim Kurmak:
1. Aynı Zeminde Olun
Tartışma, münakaşa ya da kriz anında muhatabınızla aynı zeminde olun. Yani o oturuyorken siz ayakta dikilmeyin. Siz de oturun. O ayaktaysa siz de ayağa kalkın. Bu tür yükselti farkları, güç ilişkisine dair bir şeyler söyler. Bu nedenle aynı konumda olmaya dikkat edin.
2. Karşınızdaki Kişiyi Dinleyin ve Sakin Konuşun
Konuşan kişiyi tam olarak dinleyin. Düşüncelerini ve rahatsızlıklarını iyice ifade etmesini bekleyin. Cevap vermeden önce meseleyi tam olarak anlamaya çalışın.
Ayrıca sakin bir ses tonuyla konuşun. Kimseyi suçlamayın ve müzakereye açık olduğunuzu ifade edin.
“Seni anlıyorum, dediklerinde haklısın, doğru anladıysam şunu kastediyorsunuz, bu konuda ben de katılıyorum.” gibi cümlelerle tartışmadaki ortak düşüncelerinizi belirtin.
3. Kimsenin Peşinden Gitmeyin
Tartıştığınız kişi odayı terk ederse peşinden gitmeyin. Bırakın bu kişi odadan ayrılsın. Sakinleşip konuşmaya hazır olduğunda odaya dönmesini bekleyin.
4. Son Sözü Söyleyen Olmaya Çalışmayın
“Son sözü ben söylerim, ben bitti demeden bitmez” gibi tutumlardan kaçının, zira bu tür sözler de güç ilişkisi doğurur ve tartışmanın daha da alevlenmesine neden olur. Bazen bu tür münakaşaları sonlandırmak ve işinize bakmak için sessiz kalmayı da tercih edebilirsiniz.
5. Kendinizden Örnek Verin
Bir kriz ve tartışma anında, kaygılarınızı belirtirken cümlenize “Ben…” diye başlayın ve bu durumun sizi nasıl etkilediğini belirtin. Bu tutum karşıdaki kişinin sizle empati kurmasını sağlayabilir.
Örneğin, “Berbat şekilde dağınıksın ve bu durum beni çıldırtıyor.” demek yerine “Bu kadar dağınık olmak ikimiz için de problem yaratmıyor mu sence? Bu kadar dağınıklık içinde konsantre olamıyorum. ” diyebilirsiniz.
