E-mail konusunda uzman olduğunuzu söyleyebilir misiniz?
Cevabınız evet ise birazdan listeleyeceğimiz soruların yanıtını zaten biliyorsunuzdur.
- E-postanıza nasıl bir hitap biçimi ile başlamalısınız?
- Alıcınızın sizi yanlış anlamadığından nasıl emin olabilirsiniz?
- CC ve BCC’ nin anlamı nedir?
Ne o?
Cevaplar konusunda tereddütleriniz mi var?
O halde yazımızı okumaya devam edin. Çünkü bugünkü yazımızda kıdemli bir editör ve yazar olan Victoria Turk’ün TED konuşmasından ilham alarak e-mail yazımına ilişkin görgü kurallarına dair göz ardı edilen temel gerçeklerden bahsedeceğiz.
E-mail göndermek veya gelen mailleri yanıtlamak için tahminlerinizin çok daha ötesinde bir zaman dilimini mi harcıyorsunuz?Endişelenmeyin. Yazımızda yer vereceğimiz yöntemleri hayata geçirerek omuzlarınızdaki bu ağır yükü bir nebze de olsa hafifletebilmeniz mümkün.
Farkındayız, her biriniz yıllardır binlerce e-posta yazıp gönderdiniz ve her geçen gün daha fazlasını göndermeye devam ediyorsunuz. Hatta çoğunuz bu konuda uzmanlığınızı ilan ettiniz bile! Öyle ki gelen kutunuz adeta eviniz oldu. Koca bir iş gününü e-mail oluşturmak, göndermek, almak veya gönderilen mailleri yanıtlamak için harcıyorsunuz.Bu zaman diliminin fazlalığı gösteriyor ki bir şeyler fena halde yanlış gidiyor.
Victoria Turk, yazımızın sonunda bulabileceğiniz TED konuşmasında e-mail kullanımının hem göndericiler hem de alıcılar üzerindeki e-posta yükünü azaltma odaklı olması gerektiğini belirtiyor. “Basitçe ifade etmek gerekirse e-postaya ilişkin bu yük kaybı gönderdiğiniz e-posta sayısını azaltmak ya da daha az kişiye e-posta göndermek anlamına geliyor. Bir başka deyişle, göndereceğiniz e postayı alıcının rahatlıkla ilgilenebilmesi adına mümkün olduğunca hızlı ve kolay anlaşılır hale getirmeniz gerekiyor.”
Gelin e-mail yazımına ilişkin kuralları giriş, gelişme ve sonuç başlıkları altında inceleyelim.
1-Giriş Bölümü(Hitap)
E-mail yazımının ilk kuralı işe formalitelerden uzak bir hitap seçimi ile başlamaktır.
Turk, bir zamanlar e-mail yazımında da geleneksel mektup kurallarının geçerli olduğunu, bu nedenle mailinizin giriş bölümünde alıcıya “Sevgili” kelimesi ile hitap etmenin gayet sıradan bir durum olarak algılandığını söylüyor. “Ancak günümüzde e-maillerin çoğu-özellikle de iş hayatına yönelik olanlar-uzun ve resmi mektuplardan çok post-it kağıtlarına iliştirilen kısa notları andırıyor.”
Bu sebeplerden ötürü mailinize içten bir “Merhaba” ile başlayıp alıcınıza direkt olarak ismi ile hitap etmeniz çok daha yerinde bir tavır olacaktır. Turk,” Sevgili “ hitabını birilerini herhangi bir organizasyona, davete veya briefinge davet edeceğiniz çok daha resmi durumlar için saklamanızı tavsiye ediyor.
Anlayacağınız tek bir “merhaba”nız yeterli olacaktır.
Tabi göndereceğiniz her bir e-maile “merhaba” diyerek başlamanıza da gerek yoktur. Süregelen bir görüşmeyi devam ettiriyorsanız, başlangıç kelimenizi duruma uygun seçmeniz çok daha doğru olacaktır.
2-Gelişme Bölümü
Söz konusu e-mail yazmak olduğunda görgü kurallarına riayet etmeniz, anlatımınızı cafcaflı ifadelerle süslemekten çok karşınızdaki insana harcayacağı “zaman” konusunda saygı göstermekle alakalı bir tavırdır. Aşırı uzun veya ayrıntılarla süslenmiş bir e-mail ne göndericiye ne de alıcısına en ufak bir fayda sağlamaz.Bu nedenle konudan sapmamaya özen gösterilmelidir.
Bizleri “sıfırlanmış gelen kutusu” terimi ile tanıştıran Amerikalı yazar Merlin Mann, konuya ilişkin şu paha biçilmez tavsiyeyi vermiştir: “E-mail yoluyla etkili bir iletişim sağlamak için iletişim kurduğunuz kişinin sizden çok daha zeki olduğunu, olanları sizden daha fazla önemsediğini ve sizden çok daha meşgul olduklarını varsaymalısınız.”
Turk’e göre bu durum aynı zamanda e-mail yazarken boş konuşmalara, anlaşılmaz jargonlara ya da havadan sudan konuşmalara da yer veremeyeceğiniz anlamına geliyor. Yazdığınız her bir e-mailde alıcınızın sağlık durumunu sormak zorunda da değilsiniz. Dikkat etmeniz gereken asıl şey alıcınızın soru sormasına fırsat dahi vermeden kendisine olası tüm cevapları sunmaya ve tüm bilgileri vermeye odaklanmaktır.
Siz siz olun, az ve öz konuşacağım diye emreder tonda bir e-posta yazmaya da kalkmayın.
Turk bizleri özlülük ve kabalık arasındaki ince çizgiye karşı da uyarıyor. İş arkadaşınızdan veya müdürünüzden tek kelimelik bir e-posta aldığınızı düşünsenize. Gelen kutunuzda “Alındı”, “Katılıyorum”, “Tamam” veya “?” yazan bir e-mail görseniz ne hissederdiniz? Victoria Turk’ün de belirttiği gibi “Bu tarz mailler basit birer yazışma olmaktan çok büyük bir güç gösterisini andırırlar. Size bu tarz bir e-mail yollamaya cüret eden her kim ise ne denli meşgul ve önemli biri olduğunu göstermeye çalışmaktadır. Üstelik bu hiç de kibar bir tavır değildir. Her ne kadar etrafımızdaki kişilerin tavır ve davranışlarını kontrol etmede zorlansak da-keşke yapabilseydik- en azından kendimize olan saygımızdan ötürü maillere kelimelerle değil eksiksiz cümlelerle cevap yazmalı ya da yazdıklarımızın sonuna “teşekkür ederim” veya “yardımınız için teşekkürler” vb. ifadeler eklemeliyiz.”
Turk, e-maillerede emoji kullanımını da destekliyor- ancak emojilerin yalnızca resmi içerikten uzak olanlarda kullanılması gerektiğini de ekliyor. Emojiler yanlış anlamalara mahal vermemek adına kullanılan yüz ifadeleri değil midir zaten? Yani, kendimizi çok daha net ve rahat ifade etmemizi sağlayacak tüm araçlardan yararlanabildiğimize göre, emojilerden yararlanmamızda da en ufak bir sakınca yoktur. ”
3-Sonuç/Kapanış Bölümü
E-mail kapanışınızı olabildiğince basit tutmalısınız.
Nasıl mı?
Turk, e-mail kapanışını “en iyi dileklerimle” ifadesi ile yapmayı uygun görüyor. Çünkü “Saygılarımla” ifadesinin çok resmi, “Sevgilerimle” ifadesinin ise çok samimi olacağını düşünüyor. “Sağlığınıza” ile bitirmenin arkadaşlar için uygun gibi dursa da profesyonel ortamlar için fazla gündelik kalacağını belirtiyor.Peki, “En içten dileklerimle”ye ne dersiniz? Bu da biraz fazla ihtişamlı olmadı mı sanki?
Turk, en nefret ettiği e-mail kapanış cümlesinin ise “Şimdiden teşekkürler.” cümlesi olduğunu ifade ediyor ve nedenini şu sözler ile açıklıyor: “Bu, son derece varsayımsal bir durumdur – birisine yapmayı kabul edip etmeyeceğini dahi bilmediğiniz bir şey için teşekkür edemezsiniz ki… E-postanızı böyle bir ifade ile sonlandırdığınızda aslında “Hey, bu arada, sana bu işi yapıp yapmama konusunda seçenek dahi sunmuyorum. Zaten yapmak zorundasın.” demiş oluyorsunuz.”
E-mailinizi bitirirken imzanızı basit tutmaya da özen göstermelisiniz. Turk, rengarenk harflerle yazılmış kelimelerden, anti virüs sistemlerini devreye sokacak görsel içeriklerden veya felsefi alıntılardan uzak durmanız gerektiğini de belirtiyor. Kapanışınızı yalnızca adınız ile veya gerekli durumlarda iletişim bilgilerinizi de ekleyerek yapmalısınız.
Son Dokunuşlar
Konu satırını alıcınıza e-mailinizin ne ile alakalı olduğunu belirtmek amacıyla kullanın. Bu kısımda e-postanızı birkaç anahtar kelimeyle özetlemelisiniz. Uzun bir cümle yazmaktan kaçının, çünkü başlık kısmına bu denli dolu bir cümle sığdırmanız zordur. Komik olmaya da çalışmayın. Ve lütfen “acil” kelimesini gerçek bir aciliyet içeren durumlar için kullanın.
“CC” kuralını bilin ve bu kurala riayet edin. Turk, bu kurala bağlı kalmanın karmaşaları ve gereksiz e-mail trafiğini azaltacağını iddia ediyor. “Bir mailin yanıt vermesi beklenen birincil alıcıları “Kime(To)”alanına yazılmalıdır. Maile yanıt vermesi beklenmeyen ancak nezaket kuralları gereği mesajlaşmaya dahil edilen diğer alıcılar ise ‘CC’ alanına girilmelidir. Veri girişini durdurduğunuz kişileri ise “BCC ” yani gizli bilgi bölümüne aktarmanız gerekir.”
E-maillerinizi mesai saatleri içinde yollamaya özen gösterin. E-maillerinizi her zaman ve her yerde kontrol edebilmeniz mümkündür. Ancak bu durum bizi özgür kılmaktan öte kapana kısılmış hissettirir. Her daim ulaşılabilir olmamız beklenir. Bu trendin karşısında durmanın tek yolu ise vakit kaybetmeden sınırlar koymaya başlamaktır. Hem zaten bir kalp cerrahı olmadığınız sürece her çağrıya cevap vermenize de gerek yoktur. Anlayacağınız siz siz olun insanları gelen kutunuzun susmak bilmez bildirim sesleri ile boğmaktan kaçının. Hatta bir süreliğine e-postalar ile uğraşmaya ara vermeniz kendinize yapacağınız en büyük iyilik olacaktır.
