Hemen hemen her iş anlaşması başarılı bir müzakere tekniği gerektirir. Yapacağınız anlaşmanın kapsamı şirket satın alma, kiralama, satış sözleşmesi veya ticari işlemler üzerine olabilir. Konu ne olursa olsun etkili bir müzakere tekniğine ihtiyaç duyacağınız gerçeği asla değişmez. Müzakerelerde başarılı olmanız işletmenizin başarısında ve kariyer hayatınızda kayda değer bir fark yaratabilir. Ancak bu tarz görüşmeler esnasında sayısız yanlışın yapıldığını gözlemlemiş kişiler olarak bu yazımızda en iyi müzakere tekniklerini içeren 15 maddelik bir ipucu listesini siz girişimciler ve işletme sahipleri için bir araya getirdik.
Buyurun başlayalım:
1. Karşı tarafın sorunlarını ve bakış açısını iyi dinleyip anlamaya çalışın.
Gördüğüm en kötü müzakereciler arasında konuşma esnasında kimseye fırsat vermeyerek konuşmaları kendi tekellerine almaya çabalayanlar,tüm konuşmayı kendi başlarına yapanlar veya pozisyonlarından aldıkları güçle konuşmaları istedikleri gibi yorumlamaya çalışanlar var. Halbuki en iyi müzakereciler gerçek bir dinleyici olabilen, temel sorunları belirleyebilen ve karşı tarafın bam teline basmadan söz konusu kişi veya işletmelere uygun çözümler formüle eden kişiler arasından çıkıyor.Bu nedenle anlaşmanızın muhatabı olan işletme veya kişiler için neyin önemli olduğuna dair bir anlayış geliştirmeli, sınırları net bir biçimde belirlemeli, hangi konularda esneklik sağlayabilecekleri konusunda bilgi edinmeye çalışmalısınız. Çok fazla konuşmaktan kaçınmanız da yerinde bir tavır olacaktır.
2. Sağlam bir hazırlık yapın.
Bu başlık yapılacak farklı pek çok işi içeriyor:
– Anlaşma yapacağınız işletmeye ait web sitesini, işletmenin basın bültenlerini ve haklarında yazılan yazıları gözden geçirerek karşı tarafa ilişkin derinlemesine bir bilgi edinin. Bu noktada yapacağınız kapsamlı bir Google ve LinkedIn araması faydalı olacaktır.
– Görüşeceğiniz kişinin kim olduğuna dair bir değerlendirme yapın. İşletmenin resmi sitesi üzerinden yayımlanan biyografileri okuyun ya da bu kişiye ait LinkedIn profilini inceleyin. Söz konusu kişiyi içeren bir web araması yapmak da mantıklı olacaktır.
– Karşı tarafın daha önce yaptığı benzer anlaşmalar olup olmadığını şayet varsa maddelerinin neler olduğunu inceleyin. Halka açık şirketlerin önceki anlaşmalarının Sermaye Piyasası Kurulunca dosyalanmış olabileceğini unutmayın.
– Müzakere ettiğiniz partinin rakiplerinden gelecek fiyat teklifleri hakkında da fikir sahibi olun.
3. Profesyonellik ve saygı çerçevesinde bir müzakere gerçekleştirin.
Müzakere esnasında kaba saba davranmaktan kaçınmalısınız. Ne de olsa hiç kimse zorba bir karakterle ya da kötü niyetli bir kişiyle iş yapmak istemez. Müzakere sürecini atlattıktan sonra söz konusu kişi veya şirketle tekrardan iş yapmak isteyebilirsiniz ve müzakere için yeterince profesyonel bir ortam yaratamamış olmanız işlemlere sürekli olarak karşı taraftan bir başka temsilci ile devam etmek zorunda kalacağınız anlamına gelir. Uzun vadeli sağlam bir ilişki kurmak müzakere sürecinin öncelikli amaçlarından biri olmalıdır. Müzakerelerde işbirlikçi bir tutum ya da olumlu bir hava sergilenirse anlaşmaya varılması çok daha yüksek bir olasılık olacaktır.
4. Anlaşma dinamiklerini iyi analiz edin.
Anlaşma dinamiklerini iyi anlayabilmek her türden müzakere sürecinin kilit noktalarından birini oluşturur. Bu nedenle aşağıda listeleyeceğimiz konuları tanımlamaya hazırlıklı olmalısınız:
- Müzakerenin baskın gücü yani ipleri elinde tutanı kim? Bu fırsatı kim daha fazla istiyor?
- Karşı tarafın zaman kısıtlaması var mı?
- Karşı taraf başka hangi alternatiflere sahip?
- Karşı taraf sizden hatırı sayılır miktarda bir ödeme alacak mı? Eğer öyleyse bu anlaşmanın baskın gücü bizzat sizin işletmeniz olabilir.
5. Her daim bir sözleşme taslağı hazırlamaya özen gösterin.
Müzakerenin temel ilkelerinden biri de işletmenizin(veya avukatlarınızın) teklif edilen sözleşmenin ilk taslağını hazırlamasıdır. Bu, anlaşmanın nasıl yapılandırılması gerektiğine dair bir fikir verecek, tartışma konusu olamayacak denli önemli noktaları yürürlüğe koymanızı sağlayacak ve size işletmenizin çıkarına olacak bir ivme kazandıracaktır. Karşı taraf anlaşma metninde kapsamlı değişiklikler yapmak istemeyecektir (anlaşma bariz bir biçimde yanlı hazırlanmadığı sürece) ki bu durum savaşın galibinin işin en başından belli olacağı çünkü anlaşma sürecine istediğiniz maddeleri çoktan kabul ettirmiş bir biçimde başlayacağınız anlamına gelir. Üstelik sözleşme taslağı hazırlayarak karşı tarafın asla kabul etmeyeceği bir anlaşma ile müzakerelere başlama riskinden de kaçınmış oluyorsunuz. Unutmayın, bu maddenin anahtar noktası dengedir. Her iki tarafın da çıkarlarını gözetecek bir sözleşme hazırlamanız gerekiyor.
6.“Oyunu kurallarına göre oynamaya veya gerektiğinde anlaşmadan çekilmeye hazır olun.
Karşı tarafla oyun oynamayı ve anlaşma şartlarının işletme çıkarlarına ters düşmesi durumunda geri çekilmeyi bilmeniz gerek. Tabi bunu söylemenin gerçekleştirmekten çok daha kolay olacağı bir gerçek, ancak oyunun sonunu görmek istiyorsanız burada sergileyeceğiniz tavrın müzakere sürecindeki en kritik hamleniz olacağını anlamanız şart. Hedeflediğiniz veya işin sonunda elde edeceğiniz fiyatın ne olacağını müzakerelere başlamadan önce belirlemiş olun. Belirttiğiniz fiyatın makul olup olmadığını ispatlamak için kendinizi piyasa verileriyle donatın ve asla uygulayamayacağınızı düşündüğünüz bir ültimatomla karşılaşırsanız, uzaklaşmaya hazır olun.
7. Karşılıksız kabullerden uzak durun.
On yıl önce dahil olduğum bir şirket, satışını gerçekleştirmek konusunda tam bir umutsuz vaka idi. Şirketin CEO’su potansiyel alıcılardan birinin aradığı ideal alıcı olduğuna ve kendisiyle anlaşma yapmak istediğine inanmıştı. Ancak alıcı her geçen gün daha az makul sayılacak yeni taleplerle masaya oturmaya başladı. CEO’muz ise süreci çabuk sonlandırma umuduyla bu taleplerin her birine evet demeye devam etti. Peki, alıcı ne yaptı dersiniz? Şirket sahibinin her şeye boyun eğeceğini çok iyi anladığından mantıksız taleplerinin dozunu iyiden iyiye arttırdı.
Sonuç mu?
Dokuz aylık bir süre ve 1 milyon doları bulan yasal ücretlerden sonra dahi anlaşmaya varılamamıştı. Daha sonra müzakereleri ben devraldım ve alıcıya teklif ettikleri anlaşma şartları ile artık ilgilenmediğimizi ve fiyat ile anlaşma şartları bizim için daha iyi olacak şekilde düzenlenmediği sürece anlaşmadan çekileceğimizi söyledim. O zamana kadar alıcı taraf da bir anlaşmaya varabilmek için hatırı sayılır miktarda yasal ücret ödemiş, üstelik aynı miktarda zaman da harcamıştı. Bu nedenle anlaşmayı kaybetme ihtimali onları da paniğe sürükledi. Dolayısıyla, satın alma fiyatının artması da dahil olmak üzere istediğim her değişikliği kabul ettiler ve anlaşmayı 45 gün içinde kapattık. Bu olaydan çıkarılması gereken ders şu; karşılığında hiçbir şey elde etmediğiniz kabullenişler umduğunuzun tam aksi bir şekilde sonuçlanabilir. Yani, müzakerelerde bir noktayı kabul ediyorsanız, karşılığında bir şey elde ettiğinizden emin olun ya da elinizi masaya vurup hayır deme yürekliliğini gösterin.
8. Zaman kaybının pek çok anlaşmanın baş düşmanı olduğunu unutmayın.
Bir anlaşmanın tamamlanması için geçen zaman ne kadar uzunsa anlaşmayı bozacak bir şeylerin ortaya çıkma ihtimali de o kadar yüksektir. Bu yüzden işlerinizi zamanında halledin, avukatınızın belge akışını hızla gerçekleştirmesini sağlayın ve anlaşma sürecine ivme kazandırın. Tabi bu durum işi aceleye getirmeniz ve bu uğurda hiç de istemediğiniz tavizler vermeniz gerektiği anlamına gelmiyor. Zamanın hangi durumda lehinize hangilerinde aleyhinize işlediğinin farkında olun yeter.
9. Önünüzdeki anlaşmaya körü körüne bağlı kalıp alternatifleri göz ardı etmeyin.
Çoğu durumda rekabet gücü yüksek alternatiflere sahip olmak istersiniz. Bu, müzakere pozisyonunuzu güçlendirir ve nasıl bir yol izleyeceğinize dair en makul kararı vermenizi sağlar. Örneğin, şirketinizi satma sürecine girdiyseniz, yapabileceğiniz en iyi şey ihale sisteminden yararlanıp farklı teklifleri elde tutmaktır. Mevcut en iyi fiyat ve şartları sunacak bir fikir uyuşması sürecine girinceye dek teklif verenlerin yalnızca biri ile özel görüşme yapmaktan kaçınmalısınız. Benzer şekilde; bir ürün satın almak, ofis kiralamak veya işiniz için kullanacağınız bir kredi almak istiyorsanız alternatifleriniz çok olduğunda çok daha avantajlı bir konumda olacağınızı bilmelisiniz –üstelik bu şekilde karşı taraf da onu bekleyen dişli rakiplerin olduğu gerçeğini unutmamış olur. İki veya daha fazla tarafla eş zamanlı olarak pazarlık yaparak çok daha iyi bir fiyatlandırma veya sözleşme şartı elde edebilirsiniz.
10. Tek bir konuya takılıp kalmayın.
Çözümsüz konulara takılıp kalmaktan vazgeçmelisiniz. Bazen bir meselenin o an için bir kenara bırakılmasını ve her iki tarafın da diğer konularda ilerleme kaydetmeye devam etmesini önermek yapılacak en iyi şey olabilir. Müzakere süreci tam gaz sürerken hiç ummadığınız bir anda aklınıza son derece yaratıcı bir çözüm gelebilir.
11. Gerçek karar vericinin kim olduğunu belirleyin.
Müzakerede bulunduğunuz kişinin ne tür bir otoriteye sahip olduğunu bilmelisiniz. Nihai kararı o mu veriyor? Kısa bir süre önce müzakere ettiğimiz birkaç noktayı kabul etme yetkisine sahip olmadığını söyleyip duran bir kişiyle uzun ve sonuçsuz bir müzakere sürecine girmiş ve açıkçası çok yorulmuştum. Taleplerime “hayır” diyebilme yetkisine sahipti ama bana “evet” diyemiyordu. Bulduğum çözüm ise (ipleri elinde tutan taraf ben olduğum için) herhangi bir ilerleme kaydetmek istiyorsak beni acilen karar ve imtiyazlar konusunda yetki sahibi kişiyle görüştürmesi gerektiğini söyleyerek görüşmeyi sonlandırmak olmuştu.
12. Karşı taraftan gelecek ilk teklifi asla kabul etmeyin.
Karşı taraftan gelen ilk teklife balıklama atlayıvermek müzakere sürecinde sıklıkla yapılan hatalardan biridir. Diyelim ki evinizi satıyorsunuz ve bir teklif aldınız. Başka bir teklif almamış olsanız dahi daha yüksek bir fiyatın veya daha iyi şartların var olabileceği gerçeğini hesaba katın. Verilen teklife hemen razı olmanız durumunda karşı taraf oldukça yüksek bir teklif verdikleri konusunda endişe duyar, bu durum alıcınızın pişmanlık yaşaması ile sonuçlanabilir ve alıcı anlaşmadan çekilme girişiminde bulunabilir. Alıcılarınız ilk tekliflerinin büyük olasılıkla reddedileceğini bilirler bu nedenle de müzakere masasına oturmadan evvel fiyatta en az% 5 -% 15’lik bir artışa gidebileceklerinin farkındadırlar. Karşı teklifler ve görüşmeler iki tarafın da mümkün olan en iyi anlaşmayı yapmış olmanın verdiği tatminle masadan ayrılmalarını sağlayacağından anlaşmanın kapanışı konusundaki kararlılık ve hız da aynı oranda artacaktır.
13. Doğru sorular yöneltin.
Karşı tarafa soru sormaktan çekinmeyin. Unutmayın, sorularınıza alacağınız cevaplar müzakere sürecinin devamını aydınlatıcı nitelikte olabilir. Anlaşmanın türüne bağlı olarak şunları sorabilirsiniz:
- Bize sunabileceğiniz en iyi fiyat teklifi bu mu?
- Ürününüzün veya çözümünüzün tam da benim için yaratıldığına dair ne gibi bir güvence sunabilirsiniz?
- Rakipleriniz kimler? Sunacağınız ürün veya hizmetin rakiplerinizden farkı nedir?
- Anlaşma kapsamında olup bizden masraf talep etmeksizin gerçekleştirebileceğiniz hangi hizmetler var? (Araba satıcılarına sormak için oldukça faydalı bir soru.)
- Sizce anlaşma için en uygun zaman nedir?
- Anlaşmamız size nasıl bir fayda sağlayacak?
- Şirketimiz için makul olmayan koşullara sahip sözleşmelerden veya makullükten uzak avukatlardan kaçınmak istiyoruz. Bunu nasıl sağlayabiliriz?
14. Anlaşmanızı yansıtacak bir Niyet Mektubu veya Ön Protokol Metni hazırlayın.
Uygun zamanda yapmayı başarırsanız bir anlaşmanın temel şartlarına bakışınızı yansıtacak bir Niyet Mektubu veya Ön Protokol Metni hazırlamak genellikle yararlı olur. Bu durum anlaşmaya varılma sürecinin hızlanmasına, yasal maliyetlerden tasarruf edilmesine ve anlaşmaya ivme kazandırmanıza yardımcı olabilir. Üstelik bu belgeler kesin bir anlaşma kadar resmi değildir bu nedenle de üzerinde uzlaşılması çok daha kolaydır. Örneğin, Niyet Mektupları genellikle birleşme ve devralmalar ile bağlantılı olarak hazırlanır. Siz de böyle bir belge mi hazırlayacaksınız? Aşağıda listeleyeceğimiz konu başlıkları söz konusu belgelerin hangi durumlarda hazırlanacağına ilişkin fikir verebilir:
- Ortak girişim için niyet mektubu
- Kiralama ofis alanı için bir Ön protokol Metni
- Bir risk sermayesi vadeli bilançosu
- Stratejik bir yatırımcının yatırım için Ön Protokol Metni
- Şirketi satmak için satıcıya uygun bir Ön Protokol Metni
- Alıcı için elverişli bir niyet mektubu
15 .En iyi hukuk danışmanları veya avukatlardan yardım alın.
Büyük ve karmaşık bir anlaşma yapmanın eşiğinde iseniz sizin tarafınızda olup görüşmelerin yapılması veya sözleşmenin hazırlanması sürecinde size yardımcı olacak gerçek bir uzmanın yardımına ihtiyaç duyarsınız. Örneğin, şirketinizi satışa çıkardıysanız, sektörünüzü bilen ve potansiyel alıcılarla ilişkileri iyi olan bir yatırım bankacısını işe almak vereceğiniz yerinde bir adım olur. Bir emlak anlaşması yapacaksanız içinde bulunduğunuz konuya hakim deneyimli bir emlak avukatı ile çalışmak istersiniz, mesleğe yeni adım atmış stajyer bir avukatla değil. Bir birleşme ve satın alma işlemi gerçekleştirecekseniz aynı işlemi yüzlerce kez yapmış bir avukatı tercih edersiniz.(genel bir iş avukatını değil) Bu danışmanlık hizmetlerinin maliyeti yüksek olabilir ancak doğru kişiyi bulursanız tüm masrafınıza değecektir.
