Patron ya da yönetici olma görevi, çalışanlarınızın ellerinden gelenin en iyisini yapmalarını sağlayıp; şirket için daha iyi sonuçlar ortaya çıkarmalarından sorumlu olduğunuz için zordur. Alt kadrolarda çalışan insanlar her zaman sizi memnun ve mutlu etmek isteyeceklerdir. Bu bir avantaj gibi gözükse ve çalışanların çalışma motivasyonuna daha fazla katkıda bulunsa da, patron ya da yönetici olarak ihtiyaçlarınızı şirket çalışanlarına açıkça iletmeniz sizin için önemlidir.
Bir patron veya bir yönetici çekinmeden konuşamıyorsa, şirketi sorunsuz bir şekilde yönetme konusunda başarılı olamaz. Patron ve çalışanlar arasındaki iletişimde engeller olan bir ofiste, hayal kırıklıkları olacak ve çok daha içine kapanık bir ortam haline gelecektir. Tabii ki altınızda çalışan kişilerle her konuda doğrudan iletişime geçmek zor olabilir, çünkü bazen açılmak istemeyen taraf çalışanlarınızdır. Çalışanlarınızla nasıl konuşacağınız konusunda bazı ipuçlarını bilmek önemli olmakla birlikte, öncelikle çalışanlarınızın size neden açılmadıklarını ya da sizinle açıkça konuşmadıklarını bilmek daha önemlidir.
Neden Çalışanlar Konuşmaktan Korkuyor?
Bir iş yerinde çalışanların yöneticileriyle ve yöneticilerin ise patronlarıyla açıkça konuşmaktan kaçınmaları ve kendilerini kapatmaları çok yaygın karşılaşılan bir senaryodur. “Şüpheye düştüğünüzde ağzınızı kapalı tutun” diye düşünüyorlar gibi gözüküyor. Konuşmaktan korkan çalışan türleri ve nedenlerini şöyle sıralayabiliriz:
1.Yöneticiye açılmanın güvenli olmadığını düşünenler:
Çalışanların çoğu, bir şeyler yaparken geleneksel yöntemlerin dışına çıkmaktan korkuyor. Şaşırtıcı bir şekilde, çoğu çalışan sorunları hakkında açılmaktan korkmuyor; ancak şirkete gerçekten fayda sağlayacak yaratıcı fikirleri iletmek konusunda tereddüt ediyor. Çünkü onlara göre bir fikir vererek yararsız olma riski, gelecekte şirkete yarar sağlama ihtimalinden daha kesin gözüküyor.
2.Geçmişte yaşanan kötü deneyimler:
Çalışanların başlangıçta açık oldukları ancak daha sonra yöneticileri ya da patronları tarafından maruz kaldıkları düşmanca davranışlar yüzünden kendilerine olan güvenleri derinden etkilenerek kendilerini tamamen kapamalarına sebep olabilir. Bu gibi durumlarda, çalışanlar iş yerindeki büyük problemler veya bazı önemli projeler hakkında bile iletişim kurmakta tereddüt ediyorlar.
3.İşlerini kaybetmekten korkanlar:
Bazı çalışanlar iş yeriyle ilgili kültürel mitler tarafından engellenirler. Çoğu, sorunlarını üst düzey yöneticilerine şikayet etmeyerek güvenli sularda kalır ve şirkette daha uzun süre kalmayı garantiler. Daha önce çekinmeden konuşan ve ertesi gün işini kaybeden birini görmüş olabilirler. Bu nedenle, işlerini korumak için kapalı kalmaya karar verirler.
4.Sahiplik kültürünün yokluğu:
İnsanlar yalnızca sahip oldukları şeyleri veya kendilerine yakın hissettikleri insanları önemserler. Aynı şey çalışanlar için de geçerlidir. Çoğu zaman projenin belirli bir kişiye ait olduğunu ve önerilerinin bu kişi tarafından dikkate alınmayacağını düşünüyorlar. Bu sebeple, reddedilmekten kaçınmak için çalışanlar olaylara karışmazlar. Ek olarak, konunun belli bir kişinin sorunu olduğunu düşündükleri için sorunu çözmekten kendilerini sorumlu tutmazlar.
5.Patrona istemeden hakaret etmeyi önlemek için:
Genelde çalışanlar, patron veya yöneticilerinin mükemmel bir insan olduğu algısına sahiptir. Herkesin önünde patronlarına yapıcı fikirler verirlerse, onun zekasını hafife alarak patrona hakaret ettiklerini ve patronun kendisinden daha düşük bir seviyede olan bir kişi tarafından düzeltilmesi veya iyileştirilmesiyle utanacağını düşünürler.
Artık çalışanların neden konuşmadığının sebeplerini bildiğinize göre, bir patron veya şirket yöneticisi olarak bu zorlukları aşmak sizin için yararlı olacaktır. Bu bazen zor ve garip bir iş olabilir ve bunu yaparken huzursuz hissedebilirsiniz, ancak bu ipuçları en zor durumları bile atlatmanıza yardımcı olacaktır.
Çalışanlarınızın Sizi Dinlemesi için Nasıl İletişime Geçmelisiniz?
1.Saygılı Olun:
Sizinle nasıl konuşulmasını istiyorsanız, çalışanlarınızla o şekilde konuşmalısınız. Saygı kazanılır, verilmez. Bu nedenle, iş yerindeki konumları hakkında rahat olmalarını sağlamak için çalışanlarınıza saygı gösterin. Bu onların açılmalarına yardımcı olur ve onlarla konuşmanızı sizin için kolaylaştırır.
2.Özenli Olun:
Çalışanlarınızla konuşurken aktif bir dinleyici olmak çok önemlidir. Onların konuşmalarına özenli olduğunuzda size daha çok kulak verirler. Bu her zaman bir ver- al politikasıdır. Aktif bir dinleyici her zaman daha iyi bir konuşmacı ve problem çözücüdür.
3.Çeşitlilik Sağlayın:
Bazen bir patronun her şeyden açıkça bahsetmesi çalışma ortamındayken veya başka birçok çalışanı o ortamda olduğunda zordur. Bu nedenle, çalışanlarla konuşmak için her zaman farklı seçenekler bulunmalıdır. Uygunsuz bir şey söylemekten endişe etmek ve aşağıya çekilmek, çalışanla konuşmanın zor olmasının genel nedenleridir. Bire bir konuşma ve kafe gibi gayri resmi yerlerde sorunlar hakkında konuşmak gayet iyi çözümlerdir.
4.Fikir Liderlerini Hedef Alın:
Bazen takım çok büyükse, herhangi bir sorunu çatışmalara yol açmadan tüm takımı yönlendirmek zordur. Hemen hemen her iş yerinde, sözleri diğer çalışanlar tarafından akıllıca sayılan bir yönlendirici vardır. Akıllı bir patron veya yönetici iseniz, bu etkileyiciyi veya fikir liderini diğer çalışanlar arasında kolayca fark edebilirsiniz. Bu kişiye açıklayın ve ikna edin, böylece tüm ekibiniz ikna olmak zorunda olduğunu hissedecektir.
5.Gerçekten İlgili Olun:
Bir grup çalışanla veya hatta bire bir yaptığınız bir görüşme sırasında, onlara sağlık durumlarını ve ofiste herhangi bir sorun ya da problemle karşı karşıya olup olmadıklarını sormak için birkaç dakika ayırın. Bu sadece bir patron olarak değil, bir insan olarak da onların hayatlarına gerçekten ilgi duyduğunuzu hissetmelerini sağlayacaktır.
6.”Konuşma” toplantıları düzenleyin:
Çalışanlarınızla sadece yaratıcı fikirleri, sorunlarını ve şikayetlerini tartışmak amacıyla belirli toplantılar yapın. Bu toplantılarda, projelerle ilgili olmayan her şey hakkında onlarla konuşun. Ekip olma etkinlikleri hakkında tartışabilir ve önerilerini değerlendirebilirsiniz. İşleri bu toplantılarda tartışmayın. Bu bir kardeşlik hissi yaratır ve sizi patronları veya yöneticileri olarak sevmelerini sağlar.
7.Minnettarlığınızı İfade Edin:
Çalışanlarınıza her gün bir veya iki kibar kelime söyleyin. Yaptıkları bir şeyden memnun ve mutlu olduğunuzda gizlemeyin. Memnuniyetinizi ifade edin. Onları halka açık şekilde övün ve kendilerini önemli hissettirin.
8.Onlarla Konuşurken Hakaret Etmeyin:
Kimse hakareti hafifçe karşılamaz. İşçileriniz, sizin altınızda çalıştıkları için size hakaret etmeyebilirler, ancak onların önünde hakaret etmek standartlarınızı düşürür; size olan saygılarını kaybetme ve çalışanlarınızdan sessiz bir muamele görme şansınızı yükseltir. Daima nazik olun. Bir şeyden memnun değilseniz sakince onlara açıklayın, böylece aynı şeyi tekrar etmezler.
9.Konuşmanıza Mizahı Dahil Edin:
Hiçbir çalışan sıkıcı bir dersi sevmez. Patron ve çalışan arasında her zaman bir mesafe vardır. Bununla başa çıkmanın en kolay yolu konuşmanıza mizahı dahil etmektir. Her zaman bir projenin ciddiyetini veya son teslim tarihini vurgulayarak onları korkutmayın. Çünkü onlar her halükarda çok stresli olurlar. Mizahı kullanmak sizi daha ulaşılabilir hale getirir ve çalışanlarınız söylediğiniz her şeyi dinler.
10.Sorularınızı Açık Uçlu Tutun:
Sorularınız hakkında net olmayın. Cevabın evet ya da hayır olduğu sorular sormayın; örneğin, “Dosyalar hazır mı?” diye sormayın. Bunun yerine “Proje ne olacak?” diye sorun. Bu sayede, dosyalar hakkında evet ya da hayır’dan daha fazla bilgi edinebilirsiniz. Kapalı uçlu sorular, cevapları yalnızca evet veya hayır olan sorulardır ve ciddi konuşma katilleridir; açık uçlu sorular ise konuşmayı tamamen açar.
11.Bire Bir Başlayın Ama Kademeli Olarak Yayılın:
Derin bir özel görüşme için bire bir konuşma gerekli olsa da, bazen hoş olmayan bir sorgulama olarak da algılanabilir. Bire bir olarak başlayın ancak önemli kısımlar bittikten sonra aşamalı olarak genel konuları tartışın ve diğer üyelere katılmaları için çağrı yapın. Bu çalışanın psikolojik olarak özellikle önemli olduğunu hissetmesini ve bir sorgulama konusu olmadığını düşünmesini sağlar.
12.Her şeyde Kusur Arama Atmosferi Yaratmayın:
Bir patron veya bir yönetici olarak, çalışanlarınızdan bir kaç yıl daha fazla deneyime sahip olacaksınız ve her şeyi yapmanın doğru yolunu biliyor olabilirsiniz. Çalışanlarınızın bunu bilmesi önemli değil. Yalnızca büyük hatalara yorum yapın, ancak önemsiz eleştiriyi yok sayın. Çalışanlarınızı çok küçük hatalara bile işaret ederek aşırı derecede eleştirmeyin. Doğal olarak kendi hatalarından ders almalarını sağlayın.
Çalışanlarla Profesyonellik Hakkında Nasıl Konuşulur?
Profesyonellik hakkında konuşmak en önemli şeydir. Profesyonellik, iş yerinde çok önemli bir faktördür ve tüm çalışanların rehberlik etmeden bunu anlayacağının garantisi olduğunu kabul edemezsiniz. İş yerinde nasıl giyineceğinizi, davranacağınızı ve konuşacağınızı belirler. Profesyonellik en üstten başlamalı ve en aşağıya kadar inmelidir. Çalışanların izleyebileceği bir örnek oluşturmak için ilk olarak patron ve şirketin yöneticileri bunu uygulamalıdır.
Çalışanlarla Tutum Hakkında Nasıl Konuşulur?
Bu zamana kadar belirttiklerimiz genel olarak çalışanlarınızla konuşmak için kullanabileceğiniz yöntemlerdi. Ancak her ofiste bazı zor çalışanlar vardır. Bu çalışanlar, kötü tutum sorunu olarak adlandırdığımız şeye sahiptir. Bir yönetici ya da patron olarak, bu tür çalışanlarla konuşurken düşünceli ve tedbirli olmalısınız. İşte izleyebileceğiniz bazı ilkeler.
1.Kötü tutumlarının ardındaki sebebi bulmaya çalışın:
Zor bir çalışanla bir toplantı düzenlerseniz, size açılmaları ve yaşamında bu soruna neden olabilecek ciddi bir sebep veya aksilik varsa, açıklamaları konusunda tavsiyelerde bulunmaya çalışın. Bir sebep varsa ve bu ciddi bir şeyse, nazik olun ve onu iyi davranış ve sevgi ile tedavi edin.
2.İddialı ve doğrudan olun:
Tahammül edemediğiniz çalışanın davranışsal eğilimleri hakkında çok net olun ve bunun sizin ve kuruluşunuzun çalışmasını ne kadar kötü etkilediğini açıklayın. Bu rahatsız edici bir adımdır ve çatışmayı önlemek için yöneticiler tarafından genellikle ihmal edilir ancak sepetteki bozuk bir elmanın hepsini bozabileceğinin farkına varmanız gerekir. Bu nedenle, hatalarının doğrudan iletilmesi çok önemlidir.
3.Onlara rehberlik edin:
Tahammül edemeyeceğiniz şeyler hakkında doğrudan konuşurken, kabul edilebilir davranış özellikleri hakkında da konuşmak önemlidir. Aksi halde çok iyi çalışanların bile profesyonellik öğrenmesi biraz zaman alır. Yardımseverlik, dakiklik, nezaket, kibarlık, işbirliği gibi, hangi özelliklerin daha çok tercih edileceğini listeleyin.
4.Hemen konuşun ve onların da konuşmalarına izin verin:
Olumsuz bir davranışı görür görmez konuşun. Daha sonra bir toplantıda konuşmak için ertelemeyin. Anında hareket ederseniz, çalışan bunu telafi etmeyi ve doğru olmayan sebepler ile açıklamayı zor bulacaktır. Bu bazı çalışanlar için doğru olmasa da. Konuşmalarını sağlayın, çünkü bilerek yapmıyor olabilirler. Davranışın kabul edilemez olduğunun farkında olmayabilirler. Bu yüzden dinleyin ve sonra açıklayın.
Bir patron olarak konuşmak ve çalışanlarınızı konuşmaya teşvik etmek, eğer bunları aklınızda tutarsanız kolay bir işlemdir. Engelleri kaldırmak, öneri kutularını koymak veya bir şikayet hücresine sahip olmak, size yardım edecek tek şey değildir. Çalışanların kendilerini güvende hissetmelerini sağladığınızda ve diktatör bir patron yerine bir arkadaş gibi yaklaşıp onlara rehberlik ettiğinizde, artık konuşmalarınız doğal olmaya yaklaşır.
Unutmayın ki çalışanlarınız arasında iş birliğini sağlamak şirketinize doğru insanları almak kadar önemlidir. Tabiri caizse iş birliği şirketinizin yürüyen aksamıdır. Üst düzey yönetici olan Sandra Swinney’e göre “Takdir edilme kaygısı olmadığında çalışanların neler başardığını görmek harikulade.” Siz de yönetici olarak bu hissi tatmak istiyorsanız çalışanlarınızın şirketle tek vücut olmasını sağlayın ve şirketinizin için endişelenmeyi bırakın.
