Çalışanlar her gün ortalama 5 saat masa başında çalışıyorlar; şirketler de harcanan bu zaman için çalışanlarına para veriyor. Fakat ne yazık ki çoğu zaman çalışanın ortaya koyduğu işin kalitesi ile harcadığı vakit birbiriyle pek örtüşmüyor. Başkalarına örnek gösterilebilecek üretken çalışanlar bile kimi zaman hayal kırıklığına sebep olabiliyor.
Yapılan bir araştırmaya göre, şirketler bu durumun farkına varmaya ve performans yönetimi kaynaklarına para ayırmaya başladı. Şirketler, çalışanlarının performansları ile ortaya koydukları işin şirketin amaçlarına uyduğundan emin olmak istiyorlar. Araştırma raporunu hazırlayan uzmanlar, ankete katılanların sadece yüzde 8’inin geçtiğimiz yıl performans yönetim sürecinin işlerine değer kattığına inandığını belirtiyor. Bu yılsa, performans yönetiminin önemi büyük ölçüde arttı. Geçtiğimiz yılki çalışmada %68’lik bir kısım bu konuyu “önemli” veya “çok önemli” olarak işaretlerken, bu yıl oran %75’e kadar yükseldi.
Bu doğrultuda, sizler için iş ortamındaki etkinliği, sorumluluğu ve üretkenliği artırmaya yardımcı olacak bir liste hazırladık. Listedeki bazı maddeler mantık sınırlarının dışında gibi görünse de, bu yöntemleri uygulayan girişimciler iş ortamlarının daha huzurlu olacağını ve daha yüksek bir yatırım getirisine sahip olacaklarını görecekler.
1. İnternet kısıtlamalarını azaltın.
İşverenler, genellikle şirketteki internet kullanımına kısıtlamalar getiriyor. Bunun sebebi elbette şirket bilgisayarlarının yanlış amaçlar için kullanılacağı korkusu. Fakat internet dünyasındaki kaynakların enginliğini düşünecek olursak çalışanlara internette özgürce dolaşabilme imkânı tanındığında birçok işin daha etkin biçimde tamamlanacağını söyleyebiliriz.
Bu duruma örnek olarak giderek artan sosyal medya kullanımını vermek mümkün. Sosyal medya, şirketler tarafından çoğunlukla iş amaçları doğrultusunda kullanılıyor. Sosyal medyadaki pazarlamacılığın, işletmelerin ve çalışanların gelişmesi noktasında büyük bir katkısı var. Ayrıca bu vasıta ile rakip şirketlerin güncel hareketleri de takip edilebiliyor.
Bütün bunlara rağmen, günümüzde çalışanların işyerinde sosyal medya kullanmasına izin vermeyen birçok işveren mevcut. Oysaki sorun Facebook’ta değil, zira bir çalışan sosyal medyayı hiç kullanmamasına rağmen yine de üretken olmayabilir. Fakat diğer taraftan bakarsak internet özgürlüğüne kavuşmuş olan bazı çalışanlar bu durumu bir üretkenlik silahı haline getirebilirler.
2. Düzenli olarak çalışanların etkinliklerini ve üretkenliklerini ölçün.
Yatırım getirisini artırmak için üretkenliği ölçmek, bir anlamda satış ve pazarlamacılık verilerine benziyor. Verimi artırabilmeniz için öncelikle onu ölçebilmeniz gerekiyor. Bütün iş sürecini parçalara ayırmak, bu parçaları tek tek denetlemek ve yenilikler yapmak yatırım getirinizi artırmaya yardımcı olabilir.
Aynı şeyi çalışan-performans yönetimi için de söyleyebiliriz. Çalışanların genel durumunu inceleyebilmek için büyük resmi görmeniz gerekiyor. Hatta çalışanlarınızın geçmiş performanslarını kaydettiğiniz bir yer varsa işiniz çok daha kolay olacaktır. Böylece bir yönetici şu soruları rahatlıkla sorabilecek: “2014 Nisan’ında başka bir ofiste faaliyet gösteriyorkenki performansımıza kıyasla bu Nisan ayındaki performansımız ne durumda?” veya “Maliye ekibimiz, iş yükünün artmasıyla beraber geçtiğimiz aya kıyasla şu anda üretkenliğini koruyabiliyor mu?”
Başka bir deyişle, üretkenlik istatistiklerini artırmak için öncelikle nerelerde gelişme kaydetmeniz gerektiğini raporlarda görebilmelisiniz.
İnternet sitelerinde ve uygulamalarda bulunan kayıt özelliğiyle, çalışanların üretkenlik seviyelerini takip altına alabilirsiniz. Ayrıca işverenler, çalışanlarının bilgisayarlarını gözlemleyerek saydam ve güvenilir bir iş ortamı oluşturabilirler. Fakat bu noktada bir uyarı yapmakta fayda var: Yöneticiler çalışanlarının bilgisayarlarını denetim altında tutarken “Yakaladım seni!” tarzı bir bakış açısındansa olaya üretkenliği artırıcı, yapıcı bir zihniyetle yaklaşmalı.
3. Çalışanların gelişmesi için hedefler belirleyin ve sonuçlar üzerinden hareket edin.
Yöneticiler bir ölçüm sistemi oluştururken şirketlerinin mevcut durumunu göz önünde bulundurmalı ve kuralları buna göre belirlemeliler. Örneğin, bir çalışan 7 saatini e-posta ve ofis uygulamalarıyla geçirip bir saatini de kendi keyfi doğrultusunda harcıyorsa üretken olarak görülebilir ya da görülemeyebilir. Üretkenlik ölçütü tamamen yönetim şekliyle alakalı diyebiliriz. İşte bu yüzden kurallar ve istisnai durumlar şirketin her departmanı için ayrı ayrı belirlenmeli.
Her temel performans göstergesinde olduğu gibi, yöneticiler düzenli olarak hedefleri ve süreçleri kontrol etmeli. Örneğin, hedefler şöyle olabilir: Satışlarda %10 oranında artış, müşteri hizmetinde %10’luk memnuniyet artışı ve kişisel eğlence sitelerinde harcanan vakitte %5’lik azalma. Ayrıca, üretkenlik noktasında diğerlerinden geride kalan çalışanlara danışmanlık yapmak için plan da hazırlamalısınız. Çalışanın üretkenlik kaybı işle alakalı olmayan internet sitelerinde fazla zaman geçirmesinden ya da işyerindeki dikkat dağıtıcı unsurlardan kaynaklanabilir. Çalışanların zorlandığı noktaları tespit eden işverenler, bu kişilerin tam potansiyellerine ulaşmalarında yardımcı olabilir ve çalışanlarını işten çıkarıp tazminat ödemektense onları profesyonel iş hayatına kazandırabilir.
Dahası, çalışanlar belirli hizmetler sayesinde kendi performanslarını takip edebilir ve sorunları çözmek için mesuliyet üstlenebilir. Boşa harcanan zamanın sebebi tespit edildiğinde dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak çok daha kolay olacaktır. Ayrıca bu durum iş performansının bir oyuna dönüştürülmesine sebep olabilir ve çalışanlar kendilerine şu soruyu sorabilirler: “Bugün ne kadar üretkendim, acaba dünkü performansımın üstüne çıkabildim mi?”
4. Kısa araları mutlaka hesaba katın.
Her ne kadar çalışan üretkenliğini gözlemlemek şirketin durumuna büyük oranda katkı sağlasa da, yöneticilerin unutmaması gereken bir şey var: Hepimiz insanız ve hepimizin zaman zaman ara vermeye ihtiyacı olabiliyor. Kısa araların ve tatillerin beynin işlevini artırdığına dair bilimsel kanıtlar bulunuyor. Dolayısıyla, bilgisayar karşısında çalışan elemanlarınızın ara sıra kendi keyiflerine göre internet sitelerinde gezinmelerini hoş görmeniz son derece önemli.
