Şirketler çalışanlarının birbirleri ile bilgi paylaşımında bulunabilmesini ister. Hatta, konuyla ilgili yapılan araştırmalar gösteriyor ki, bilgi paylaşımı bireyler, çalışma ekipleri ve şirketler için daha fazla yaratıcılığı, yenilikçi aksiyonları ve daha iyi performans seviyelerini de beraberinde getirmektedir. Buna rağmen her ne kadar şirketler bilgi paylaşımını destekleyecek faaliyetlerde (açık ofis tasarımları gibi) bulunuyor olsa da, pek çok çalışan sahip olduğu bilgiyi paylaşmama eğilimi göstermektedir, ki bu durum bilgi kaçırma olarak nitelendirilmektedir. Çalışanlar arasında sıklıkla bilgiye sahip değilmiş gibi davranma, bir şeyler paylaşma sözü vermesine rağmen hiçbir zaman paylaşım aksiyonunda bulunmama, yapabilecekken bilgi paylaşamayacaklarını söyleme eğilimi oldukça yaygındır.
Peki bu durumun sebepleri nelerdir? Konuyla ilgili yapılan ve Organizational Behaviour dergisinde yayınlanan bir araştırmaya göre, iş tanımlarının tasarlanma biçimleri çalışanların bilgiyi çalışma arkadaşlarından saklayıp saklamayacakları üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilmektedir. Özellikle de, bilişsel olarak daha karmaşık olarak tariflenebilecek, kişilerin büyük hacimlerde bilgi işleyerek karmaşık problemlere çözüm ürettiği iş tanımları, daha fazla otonomi gerektiren işler gibi bilgi paylaşımını daha fazla desteklemektedir. İşin bu yönlerine odaklanarak, yöneticiler daha fazla bilgiyi paylaşmaları ve daha azını saklamaları için çalışanlarını cesaretlendirmektedir.
Bu araştırmada ortaya çıkan sonuçlar iki çalışma sonucu elde edilmiştir. Bir tanesinde Avustralya’da çeşitli şirketlerden 394 bilgi çalışanından; diğerinde ise Çin’de bir yayın şirketinde çalışan 195 bilgi çalışanından olmak üzere iki örneklem kullanılmıştır. Katılımcılarla sahip oldukları iş tanımının ne kadar bilişsel efor gerektirdiği ve iş arkadaşları ile aralarındaki iş bağımlılığın ne kadar olduğu üzerine anketler yapılmıştır. Anketlerde aynı zamanda katılımcıları diğerleri ile bilgi paylaşma noktasında nelerin motive ettiği üzerinde de durulmuştur. Birkaç ay sonra, katılımcılardan iş arkadaşları ile ne sıklıkla bilgi paylaşmış olduklarını ve bu bilgilerin ne kadar faydalı olduklarını raporlamaları istenmiştir. Aynı zamanda katılımcılara ne sıklıkla iş arkadaşları ile bilgi paylaşmaktan kaçındıkları da sorulmuştur.
Çalışma sonucunda anahtar niteliğinde üç tespit ortaya çıkarılmıştır. İlki, insanların farklı sebeplerden dolayı bilgiyi paylaşıyor ya da gizliyor olmalarıdır. İkincisi, yukarıda da bahsedildiği üzere daha fazla otonomi sahibi olunan ve bilişsel efor gerektiren işlerde çalışanların bilgi paylaşmak için daha fazla istek duymalarıdır. Üçüncüsü ise, iş arkadaşlarının kendilerine çok fazla bağımlı olduğunu düşünen kişilerin bilgiyi saklamak için daha fazla eğilim gösteriyor olmalarıdır.
Şimdi bu tespitlerin üzerinden detaylıca geçelim.
İnsanların bilgiyi paylaşma ya da saklama için sahip oldukları motivasyonlar nelerdir? Buna dair çalışma boyunca toplanan veriler analiz edilirken, bu soruya verilen cevaplar “kişisel motivasyonlar” (anlamlı ve keyifli olduğu düşünüldüğü için yapılanlar) ve “kontrollü motivasyonlar” (bir ödüle sahip olmak ya da bir cezadan kaçınmak için yapılanlar) olmak üzere 2 şekilde kategorize edildi. Bu noktada, sonuçlar gösterdi ki, bilgi paylaşımı kişisel motivasyonlar devrede olduğu zaman daha fazla yapılmaktadır. Örneğin, katılımcılar kendilerine aktarılan şu cümleler ile hem fikir olmuştur: “İş arkadaşlarım ile bilgi paylaşmak önemlidir.” ve “Bildiğim şeyleri paylaşmak keyiflidir.” Tam tersi şekilde ise, dışsal birtakım baskılar ile motive olmaya çalışan kişiler bilgi paylaşımı konusunda daha çekingen davranmaktadır. Örneğin bu kategoriye giren kişiler şu cümleler ile hemfikir olmuştur: “Eleştirilmek istemiyorum” ya da “İşimi kaybedebilirim.”
Diğer bir deyişle, bilgi paylaşımının değerini ortaya çıkarmaya çalışmak yerine insanları baskılamayı tercih etmek düşünüldüğü kadar faydalı sonuçlar vermemektedir. Çalışanlar birim ya da şirket hedeflerine ulaşmak için bilgi paylaşımının önemini kavramadığı sürece bilgi paylaşımı için çok daha az istek duymaktadır. Bu noktada, bildikleri şeylerin paylaşımı için baskı hisseden kişilerde bu baskı geri tepebilmektedir. Hatta bir rekabet avantajının kaybedileceğine dair korku duyulduğu durumda, çalışanların sahip oldukları bilgiyi açığa çıkarmak için daha tutucu oldukları ortaya çıkarılmıştır. İlginç olan bir şey daha var ki, o da Çin’deki katılımcı örnekleminde, kontrollü motivasyonların bilgi paylaşımını arttırmasına rağmen paylaşılan bilginin işe yararlılık seviyesini düşürdüğü gözlemlenmiştir.
Hangi iş tanımları bilgi paylaşımına ya da saklamaya dair eğilim daha fazla? Bilişsel olarak efor isteyen işler çok daha fazla dikkat gerektirdiği ve daha zorlayıcı olduğu için, böylesi işlerde çalışanların hem daha fazla bilgi paylaşmaktan keyif alma hem de bilgi paylaşımına daha fazla ihtiyaç duyma eğilimi göstermesi beklenmektedir. Benzer olarak, yapılan işte daha fazla otonomi sahibi olmanın işi daha anlamlı hale getirmesi sebebiyle, bilgi paylaşımı için aynı eğilimin gösterilmesi beklentiler dahilinde bulunmaktadır. Araştırma sonuçları da bu beklentileri haklı çıkarmıştır. Daha fazla bilişsel efor ve otonomi gerektiren işlerde çalışan insanlar yararlı bilgi paylaşımını daha sık şekilde devreye sokmaktadır. Bu durumun hem Çin hem de Amerikadaki bilgi çalışanları için geçerli olduğu ortaya çıkmıştır.
Çalışanlar arası bağımlılık devrede olduğunda ne yaşanmaktadır? Bilgi çalışanları, şirketteki çeşitli kişilerin elinde bulunan hem somut hem de soyut bilgiye ciddi şekilde bağımlı durumdadır. Bu da çalışanların birbirine bağımlı hale gelmesine sebep olmaktadır. Dolayısıyla, herhangi bir çalışan işini etkili şekilde bitirebilmek için farklı taraflardan gelecek bilgiye ihtiyaç duyabilmektedir. Örneğin, siz de işinizi tamamlamak için iş arkadaşlarınızın sahip olduğu bilgiye ciddi anlamda bağımlı olsaydınız siz de sahip olduğunuz kendi bilginizi karşılıklı olarak başkaları ile paylaşmak için daha istekli olurdunuz.
Katılımcılara iş arkadaşları ile bilgi paylaşma ya da onlardan bilgi kaçırma hakkında sorular yöneltmenin yanı sıra, yapılan çalışmada işlerini tamamlamak için çalışma arkadaşlarına ne derece bağımlı oldukları da sorulmuştur. Burada beklenen, katılımcıların algısı iş arkadaşlarının kendilerine bağımlı olduğu yönündeyse, aynı zaman bilgi paylaşımına daha açık olacakları ve bilgiyi daha az saklayacakları yönünde eğilim de göstermeleriydi.
Fakat, şaşırtıcı şekilde sonuçlar tam tersini gösteriyordu. İnsanlar diğer çalışanların kendilerine bağımlı olduğunu düşündüğünde, bilgi paylaşımı noktasında çok daha fazla çekingen davranmaya başlıyordu ve bunun sonucu olarak bilgi saklamaya daha çok eğilim duyan çalışanlara dönüşüyorlardı. Bunun muhtemel sebebi ise kendilerine bağımlı bulunan çalışanlardan çok daha fazla bilgi paylaşma isteğinin gelmesi ve bu durumun çok daha fazla zaman ayırma ihtiyacı doğurmasıydı. Dolayısıyla, kişiler kendi işlerini bilgi paylaşmaya engel olacak şekilde önceliklendirmekte, hatta istenilen bilgiye sahip değillermiş gibi davranmaya başlamaktadır.
Diğer tüm benzer çalışmalar gibi, bu çalışma da bazı kısıtlar eşliğinde yapılmıştır. İlk olarak katılımcılar tarafından paylaşılan bilginin içeriği çalışma kapsamında konu edilmemiştir. Dolayısıyla, çalışanlar sahip oldukları bilgiyi paylaşma noktasında istekli ise, bu durumun elle tutulur bilgi yerine kaydedilmesi ve aktarılması zor olan soyut bilginin daha fazla paylaşılmasını desteklediği öne sürülebilir. İkinci olarak ise, çalışma boyunca işlenen veri çalışanların aktardığı kişisel bilgilerden oluşmaktadır. Bu nedenle, ileride yapılabilecek olası çalışmalarda, katılımcıların kendileri ile paylaştığı bilgiyi raporlayabilecek diğer çalışanlardan veriler toplanarak, verinin yararlı olup olmadığı, veri paylaşma isteklerinin ne zaman ve hangi gerekçe ile kabul edilmediği gibi geri bildirimlerden faydalanılabilir.
Her ne kadar çalışanların bu yolda aktif rol oynayabilmesi için aktif bir mücadele gerekiyor olsa bile, etkili bilgi paylaşımı tüm organizasyonlar için hayatı önem taşımaktadır. Tam da bu noktada, yapılan çalışma göstermiştir ki, yöneticiler daha fazla bilgi paylaşımını desteklemek istiyorsa, iş tanımlarının çalışanların sahip oldukları bilgi üzerinden iletişimini arttıracak şekilde yeniden tasarlanması oldukça önemlidir.
