17 Adımda Sıfırdan Nasıl Cafe Açılır?

Artık insanlar küçük cafe işletmelerine akın ediyorlar! Hatta yapılan araştırmalara göre küçük cafelerin sayısı büyük kahve zinciri mağazalarının iki katına ulaşmış durumda. Siz de hayalinizdeki cafeyi açmak istiyor ancak nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız doğru yerdesiniz.

Sabah erkenden kalkıp uzun bir yürüyüş ya da spor yaptıktan sonra arkadaşlarla bir cafede buluşmaktan daha iyi ne olabilir? Taze bir çörek ve üzerinde dumanı tüten bir fincan aromatik kahve fikri kimi rahatlatmaz ki?

Doğru planlama ile doğru adımları attığınız takdirde cafeniz, insanların sevdikleriyle eğlenceli vakit geçirebilecekleri, keyifle yemek yiyebilecekleri veya yeni projeleri üzerinde çalışabilecekleri yer haline gelebilir. Yazımızı sonuna kadar okumanız başarı yolunda atacağınız en önemli adım olacaktır. İşte başlıyoruz:

17 Adımda Karlı Bir Cafe Açmak

1- Bir iş planı yazın.

Açmak istediğiniz cafenizin türü ne olursa olsun kısa da olsa iş planı yapmanız gerekir. Bu plan sizin için hem bir yol haritası hem de potansiyel yatırımcıları etkilemenizi sağlayabilecek bir satış taktiğidir.

Peki açmak istediğiniz cafe için sağlam bir iş planı nasıl yazılır?

• Cafenizin vizyonundan kısaca bahsettiğiniz bir idari özet
• Cafenizi ve sunduğunuz hizmetleri genel hatlarıyla anlattığınız bir açıklama bölümü
• Sizi emsallerinizden farklı kılan ürün ve hizmetlerden bahsettiğiniz ürün ve hizmetler kısmı
• Cafenizi tüketicilerle nasıl buluşturacağınızı anlattığınız pazarlama planı bölümü
• Cafeniziin günlük bazda nasıl faaliyet göstereceğini açıkladığınız bir operasyon planı
• Şirket yapısını ve kültürünü detaylı biçimde açıklayan bir yönetim ve organizasyon bölümü
• Para konusundaki yaklaşımınızı ve yatırımcılardan beklentinizi ortaya koyan bir finansal plan.

Mutlaka okuyun: İş Planı Nasıl Hazırlanır?

2- Yasal konuları öğrenin.

Bu durumda yapmanız gereken ilk şey cafe açmak için hangi ruhsat ve izinlere ihtiyacınız olduğunu araştırmaya başlamaktır. Cafe açarken sadece yasal engellerle uğraşmakla kalmaz, aynı zamanda gıda sektörüne has sağlık ve güvenlik şartlarına da uymanız gerekir. Bu doğrultuda bulunduğunuz yerdeki belediyeye gidip bilgi alabilir ya da ilgili dernek ve kuruluşlara danışabilirsiniz.

Dilerseniz yasal süreçleri yönetmesi için bir mali müşavir ya da avukattan yardım alarak kendinize kolaylık sağlayabilirsiniz.

3- Cafe açma maliyetini hesaplayıp gerekli sermayeyi bulun.

Her ne iş yapacak olursanız olun işe maliyet hesaplaması yapmadan başlamak, okyanusa oksijen tüpünü kontrol etmeden dalmaya benzer.

Bu sebeple cafe açma maliyetini detaylı bir şekilde hesaplamalı ve olası giderleri didik didik araştırmalısınız. Örneğin bulunduğunuz şehir, cafenizin konsepti ve büyüklüğü gibi birçok faktör maliyeti doğrudan etkilemektedir. Aşağıdaki yazımızı okuyarak kalem kalem ne gibi masraflar çıkacağını hesaplayabilirsiniz.

Ortalama bir cafe açma maliyeti 400 bin TL’de başlayıp 3 milyon TL’ye kadar çıkabilmektedir.

Mutlaka okuyun: Cafe Açmanın Maliyeti Ne Kadardır?

Maliyeti belirledikte soran sıra gerekli sermayeyi bulmaya gelir. Bir bankaya işletme kredisi için başvurabilir ya da KOSGEB gibi girişimciler için hibe ve faizsiz kredi sunan kuruluşların kapısını çalabilirsiniz.

Elbette maddi kaynaklarınız banka kredileri ya da birikimlerinizle sınırlı değil; hazırladığınız sağlam iş planıyla yatırımcıları etkileyerek kendinize kaynak yaratabilirsiniz. Bunların dışında aileniz ya da arkadaşlarınızdan da borç isteyebilirsiniz.

4- Doğru konumu bulun.

Cafeniz için doğru konumu belirlemek için kira fiyatlarının ve dükkan büyüklüğünün çok ötesinde düşünmelisiniz.

O bölgede kimler yaşıyor? Yeme içme alışkanlıkları neler? Günlük hayatları nasıl? Gelir olarak hangi sınıfa mensuplar? vb. soruların cevaplarını aramanız açacağınız cafenizle örtüşen bir yer bulmanızı kolaylaştıracaktır. Aşağıdaki yazımızı okuyarak derinlemesine bilgi sahibi olabilirsiniz.

Mutlaka okuyun: Kafemi Nerede Açmalıyım?

5- Marka kimliği oluşturun.

Cafenize has bir logo tasarlayın, çeşitli görseller oluşturun, kartvizit bastırın ve tanıtım için gereken materyalleri hazırlayın. Ayrıca bu amaçla cafenizin vizyonuna uygun bir tema yaratmayı da ihmal etmeyin zira dekorasyonda, menüde ve diğer unsurlarda kullanacağınız renkleri, belirlediğiniz temaya göre seçmeniz daha doğru olacaktır.

Cafeyi açacağınız yerde yaptığınız gözlemler ve araştırmalar sonucunda hedef kitlenizi tespit ederek işletmeniz için bazı amaçlar belirleyin. 9-6 çalışanlara mı , üniversiteli gençlere mi, teknoloji meraklılarına mı yoksa kafa dinleyip biraz da muhabbet etmek isteyen insanlara mı hitap ediyorsunuz? Bu bilgilere sahipseniz ne mutlu size! Kitlenizi iyi tanıyorsanız o zaman marka çalışmanızı da doğru biçimde yapabilirsiniz.

Nihai amacınız cafenizdeki her bir ayrıntının marka çalışması kapsamında uyum içinde olmasını sağlamaktır. Yani müşteri öğlen yemeği menüsüne baktığında veya WC dekorasyonunu incelediğinde aynı tarzı gözlemleyebilmelidir.

Marka kimliği oluşturmakta zorluk çekiyorsanız ya da yarattığınız konseptin karmakarışık bir hale geldiğini düşünüyorsanız bu alanlarda uzmanlaşan profesyonellerden destek alın.

Mutlaka okuyun: Sadece 7 Adımda Sıfırdan Marka Oluşturmak

6- Mekanın düzenini ve dekorasyonunu markanıza göre ayarlayın.

İnsanların cafenizi ziyaret etmek için yiyecek ve içecek dışında başka sizce ne gibi nedenleri var? Ambiyans ve çevre, müşterileri kapınızdan çekmede büyük rol oynar. Bu yüzden cafenizde kafanızdaki vizyona uygun düzenlemeler ve iyileştirmeler yapmanız gerekir.

Duvar rengi, aydınlatmalar, masa ve sandalyeler, ses sistemleri ve çalan müzik ve hatta cafenize özel kokul seçimi dahi son derece önemlidir. Eğer oluşturduğunuz ambiyans hedef müşteri kitlenizle eşleşmiyorsa kendilerini yabancılaşmış hissedip bir daha cafenize uğramayabilirler. Bunların yanında işlevselliği de göz ardı etmemek gerekir.

Örneğin baristalarınız tezgahın arkasında manevra yapmakta zorlanıyorsa ve bu da müşterilerin bekleme süresini uzatıyorsa tahmin edebileceğiniz gibi bu, müşteri deneyimini mahvedebilir. Bu sebeple ilgili alanları öyle bir ayarlayın ki çalışanlar sürekli sağa sola koşturmadan işlerini görebilsinler ve hizmet akışı sağlansın.

Mutlaka okuyun: Müziğin Satışlar ve Tüketiciler Üzerindeki Etkisi

Mutlaka okuyun: Kokusal Pazarlamayla Nasıl Daha Çok Satış Yapılır?

7- Cafeniz için gereken ekipmanları edinin.

Bir cafe açmak istiyorsanız başarılı olmak için ihtiyacınız olan her bir nesneyi tek tek düşünmeli ve belirlemelisiniz. Endüstriyel kahve öğütücülerden soğutma sistemlerine, sofra takımlarından karton ürünlere ve depolama gibi nice malzemeye dair liste oluşturmak kafa karıştırıcı olabilir.

Bu yüzden gereken malzemeleri aşağıdaki yazımızda detaylı bir şekilde açıkladık.

Mutlaka okuyun: Cafe Açmak İçin Gerekli Malzemeler ve Ekipmanlar

8- Menü oluşturun.

Dekorasyon, ambiyans ve benzeri unsurlar elbette cafenizin başarısı için büyük önem teşkil eder. Fakat sunduğunuz yiyecek ve içecekler matah değilse emin olun kimse cafenize ikinci defa gelmez. Bu yüzden hem bütçenize uygun hem de müşterileri cezbedecek bir menü hazırlamak için elinizden geleni yapın.

İşletmeniz daha yeni açılmışken menüyü nispeten kısa tutmanız işinize gelecektir. Bu amaçla birbirini tamamlayan temel yiyecek ve içeceklere yer verin. Mesela sattığınız kahvelerin yanında iyi gidecek tatlılar ikram edin veya menüye abartıya kaçmadan birkaç çorba ve sandviç seçeneği ekleyin.

Menünüzün içeriği ne kadar kapsamlı olursa olsun sattığınız tüm ürünlerin her bir detayını öğrenin. Cafenizi açmadan önce kahve gurusu mertebesine erişmediyseniz hemen işe koyulun ve kahvelerle ilgili her şeyi öğrenin. Sattığınız ürünlerin menşeini iyi bilin ki biri gelip “Sandviçlerde kullandığınız et ülkenin hangi yöresinden geliyor?” diye sorduğunda verecek cevabınız olsun. Ayrıca içeceklerinize ve yemeklerinize kalpten bağlanın ki sizi büyük cafe zincirlerinden ayıran bir özelliğiniz olsun.

Mutlaka okuyun: Menü Nasıl Hazırlanır?

9- Fiyatlandırma üzerine kafa yorun.

Fiyatlandırma karışık bir iştir, ancak atom fiziği kadar karışık değildir nihayetinde. Ölçü ve miktar üzerine düşünün. Günü ekside kapatmamak için bir günde kaç adet pasta, latte, kahve, espresso, çay satmalısınız? Bir ürünü yenileme maliyeti ne olmalı? Şu kural her zaman işler:

Herkes fiyatlardan şikayet ediyorsa, ürünleriniz pahalı. Hiç kimse şikayet etmiyorsa ürünleriniz çok ucuz. Birkaç kişi şikayet ediyorsa fiyatlarınız olması gerektiği gibi demektir.

Bu işe devam ettiğiniz sürece fiyatlandırma her zaman aklınızda bulunması gereken bir meseledir. Masraflar artıyorsa kazanç da artmalıdır. Fiyatları çok cüzi miktarlarda yavaşça artırırsanız ne olur? Bunu birkaç ay deneyin ve müşterilerin fark edip etmediklerini gözlemleyin. Ürün ve servisiniz muntazamsa müşteriler bu fiyat artışına aldırış etmeyecektir. Sizi seviyorlarsa cafenizin çalışmaya devam etmesini isteyeceklerdir. Bu cafe aynı zaman da onlara ait. Sizin mutluluğunuz onların mutluluğuna bağlı.

Fiyatlandırma ile ilgili birkaç insanın tartıştığı bir husus daha var: Algılanan değer. Kilosu 3000 lira olan Hawaii Kona kahvesi satıyorsanız olması gereken fiyat nedir? Bu kahvenin değeriyle ilgili müşterilerinizle ne tür bilgiler paylaşıyorsunuz? Kahvenin yetiştiği çiftliğin fotoğrafları var mı? Organik olarak mı üretiliyor? Kazancın bir bölümü Afrika’daki aç çocuklara mı bağışlanıyor? Müşterilerinizle bu kahve hakkında sosyal medya ya da e-mail üzerinden iletişime geçtiniz mi? Tüm bu sorulara yanıtınız “evet” ise, kahvenizi kilosunu belirlediğiniz fiyattan satabilirsiniz.

Mutlaka okuyun: Doğru Fiyatlandırma Nasıl Yapılır?

10- Tedarikçiler ve distribütörlerle aranızı iyi tutun.

Günlük bazda işletmenizi idare etmeniz için gereken gıda ve diğer tüm maddeleri hem en iyi hem de en ucuz şekilde temin etmeniz gerekir.

Unutmayın, tedarikçiler bir cafenin can damarıdır; zamanı geldiğinde elinizde ürün yoksa hiçbir şey yapamaz, para kazanamazsınız.

Mekanınızın çevresindeki küçük işletmelerin ve cafelerin sahipleriyle görüşerek hangi tedarikçilerle çalıştıklarını öğrenebilirsiniz. Tedarikçilerinizi seçtikten sonra da onlarla iyi ilişkiler kurmanızı ve iş birliğinizi uzun vadeli kılmanızı tavsiye ederiz. Tabii yeri gelmişken söyleyelim, hem daha makul fiyatlarda hem de daha kaliteli hizmet sağlayan bir tedarikçi arayışınızı hiçbir zaman sonlandırmayın.

Mutlaka okuyun: Tedarikçilerle Pazarlık Yaparken Kullanabileceğiniz 13 Yöntem

11- Çalışkan ve tutkulu kişileri işe alın.

Bu sebeple satış personeli almayın. Gözleri gülen, ürününüzü her daim gülümseyerek sunan ve yaptığı işe tutkuyla bağlı kişileri işe alın.

Doğru kişileri bulabilmek için işe alım sırasında geniş kapsamlı mülakatlar yaparak birçok soru sorun. Mesela garson adaylarına “Daha önce çalıştığın yerde ters müşterilere denk geldiğinizde ne yaptınız?” vb. örnek olaylara yönelik sorular sorun.

Cafenizi açtığınızda, çalışanlarınıza örnek olabilecek davranışlar sergileyin. Çalışanlarınızı eğitin, emeklerinin karşılığını hakkıyla verin.

Mutlaka okuyun: Doğru Çalışan Seçimi Nasıl Yapılır?

Mutlaka okuyun: Çalışanlarınızı Neden ve Nasıl Eğitmelisiniz?

12- Kahve gurusu olun.

Kahve, çay ve diğer içecekleri hazırlama konusunda kendinizi eğitin. Sattığınız her şeyi en ince ayrıntısına kadar bilin. Kahveyle ilgili her şeyi öğrenin. Kahve bitkisinin hangi yükseklikte yaşadığından, kahveyi aldığınız çiftliğin ismine, kahve türlerinden kahve bardaklarının nasıl bir seramikten yapıldığına kadar. Bunlarla ilgili kitaplar okuyun, internette araştırma yapın, aklınıza gelebilecek en ince sorulara yanıt arayın. Sattığınız ürünlerin uzmanı olmalısınız. Bilginizi ve tutkunuzu çalışanlarınızla paylaşın. Yaptığınız işe karşı tutkulu değilseniz çalışanlarınız da tutkulu olmayacaktır.

13- Cafenizin reklamını yapın.

Eğer ilk zamanlarda yeni açılan veya açılacak olan cafenizi kimse bilmiyorsa istediğiniz sayıda müşteriye ulaşamaz ve bu yüzden de yeteri kadar kazanç elde edemezsiniz.

Reklamsız iş yapmak, sevdiğiniz kıza karanlıkta göz kırpmaya benzer. Ne yaptığınızı sadece siz bilirsiniz.

Bu durumu engellemek için cafenizi açmadan bir süre önce etrafa haber yayarak reklamınızı yapın. Basın bültenleri, sosyal medya, çevreye bilgi yayma, posterler ve aklınıza gelen her tür yöntem insanları bilgilendirmeniz konusunda işinize yarayabilir.

Cafe açtığınıza dair haberleri yayarken kullandığınız pazarlama materyallerinde asla marka kimliğinizden taviz vermeyin, yani konseptiniz konusunda yanıltıcı olmayın.

Ayrıca haber yaymak için Google Ads gibi güncel reklam teknolojilerini kullanarak stratejik hareket etmeyi de ihmal etmeyin.

Mutlaka okuyun: Sınırlı Bütçeyle İşletmenizi Pazarlamanın Yöntemleri

Mutlaka okuyun: Kafeler İçin Etkili Pazarlama Yöntemleri

14- Tamamen hazır olduğunuzda mekanınızın kapılarını açın.

Her şey tamamlandığında ve işletmeniz hazır hale geldiğinde müşterilere kapılarınızı açın. Bu süreçte aksiliklere hazırlıklı olun. Bir sorunla karşılaştığınızda çaresizlikten yakınmak yerine hemen harekete geçin ve her şeyi tekrardan yoluna koymak için çaba sarf edin.

Elbette resmi açılışınızın kusursuz olması en büyük dileğinizdir, değil mi? O zaman ufak bir prova yapmak adına bir “ön açılış” gerçekleştirin. Bu amaçla aile fertleri ve arkadaşlarınız gibi az sayıda misafir çağırın ve cafenizin operasyonunu test edin. Böylelikle resmi açılışı yapmadan önce yolunda giden ve gitmeyen şeyleri tespit etmiş olun.

Resmi açılışınızın dikkat çekmesi için bol bol reklam yapın, hediyeler dağıtın ve aklınıza gelebilecek diğer birçok yönteme başvurarak insanların kalbini kazanın. Ayrıca resmi açılışı gerçekleştirmek için en uygun gün ve saati seçmeye çalışın. “Acaba hedef kitlem hangi gün, saat kaçta gelir?” diye kendinize sorun ve ona göre harekete geçin.

15- Müşterilerinizin tekrar gelmelerini sağlayın.

Haydi müşteri bir defa cafenize geldi diyelim. Çok güzel ama iş burada bitmemeli çünkü birçok cafe sürekli olarak gelen müşteriler sayesinde para kazanır. Siz de mükemmel ürünler, hoş bir ambiyans ve uygun fiyatlar sunarak insanları etkileyebilirsiniz ama devamlı müşteriler kazanmak için başka yollara da başvurmalısınız.

Örneğin bu amaçla bir sadakat programı hazırlayabilirsiniz. Bu tür programlar sayesinde sadece müşterileri elinizde tutmakla kalmaz, aynı zamanda insanları anlayarak onlarla daha sıkı bir ilişki kurabilirsiniz.

Bu sadece müşterileri elinizde tutmanın bir yolu değil, aynı zamanda onlarla güçlü ilişkiler kurmanın ve onları anlamanın da iyi bir yoludur. Müşterileriniz belli zamanlarda ve belli sınırların üzerinde harcama yaptıklarında indirimler ve kampanyalar düzenleyebilirsiniz. Örneğin sadakat programı kapsamında 6 içecekten sonra bedava bir içecek verebilirsiniz.

Bunun için delikli kart veya kupon gibi klasik yöntemler kullanabilir ya da QR kodu kullanan sadakat platformlarını da tercih edebilirsiniz. QR kod gibi teknolojik yöntemleri kullanmak oldukça kolay olduğu gibi maddi açıdan da cebinizi yakmaz.

Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın sadakat programlarının olumlu etkilerini hafife almayın. Müşteri sadakat programı, sadık müşteri kitlenizi oluşturmak ve devamlılığı sağlamak için çok etkili bir pazarlama aracıdır.

Mutlaka okuyun: Müşteri Sadakati Nedir? Nasıl Sağlanır?

Mutlaka okuyun: Müşterilerinizin Tekrar Gelmesini Sağlayacak 9 Yol

16- Rakiplerinizi tanıyın.

Herkes kahve satıyor. Sizin kafeniz rakiplerinizden nasıl ayrılacak? Nasıl farklı olmayı başaracaksınız? 100 kilometrekarelik bir alandaki rakiplerinizi araştırın. Yeni kurulan kafelerden haberiniz olsun. Yaptığınız işle ilgili “Bunu bizden başka birileri yapıyor mu?” sorusunu sorun. Cevabınız “Bunu sadece biz yapıyoruz.” ise doğru yoldasınız demektir.

Mutlaka okuyun: Rekabeti Kullanarak İşinizi Geliştirmenin Yolları

17- Nihai hedeflerinizin farkında olun.

Son olarak, kurduğunuz işin amacının hayatınızı zenginleştirmek olduğunu unutmayın. Kulağa tuhaf gelebilir, ancak bir yandan işinizi geliştirme planları yaparken bir yandan da bu işten çıkış stratejinizi planlayın. İşinizi seviyorsanız uzun çalışma saatleri sizi rahatsız etmeyebilir. Ancak, üç yıl boyunca günde 16 saat çalışırsanız işinizden nefret etme noktasına gelebilirsiniz. Çıkış planını hazırlamanın en iyi yolu da en iyi insanlarla çalışmak, finansal anlamda en iyi ve en kötü senaryolara hazırlıklı olmak ve günlük işlerin çoğunu görevlendirdiğiniz kişiye devretmektir. Ailenizle ve arkadaşlarınızla daha çok vakit geçirirseniz, işte o zaman kendinizi başarılı bir iş adamı olarak görebilirsiniz.

Yeni Açılan Cafelerin Çoğu Neden Başarısız Oluyor?

Kendi işini kurmak isteyenler arasında yapılan bir araştırmaya göre 100 kişinin 12’si cafe açmak istiyor. Sizin de hemen yaşadığınız yerde ufak ve sevimli bir cafe açma hayali kurmanız çok normal. Ama unutmayın, “sevimlilik” karın doyurmaz ve istatistiklere göre yeni açılan cafelerin çoğu başarısız olmaktadır. Bu sebeple yeni cafelerin neden başarısız olduğunu önceden bilmeli ve aynı hataları yapmaktan kaçınmalısınız. Bu sayede başarısızlığa karşı bir koruma kalkanı edinebilirsiniz!

Peki yeni açılan cafelerin düştüğü en yaygın tuzaklar nelerdir? Bu sorunlarla nasıl baş edebiliriz veya onlardan nasıl kaçınabiliriz?

Keşke insanlar yeni açılan cafelerin birçoğunun başarısızlığa uğradığı gerçeğini anlayabilseydi. Belki o zaman fantezilerini gerçekleştirmek üzere fazla abartılı davranmayabilirlerdi. Başarısızlıktan kasıt, ”kepenk kapatmak”tan ziyade işe yatırılan sermaye ve zamana oranla sahibini memnun edemeyecek seviyede bir kazanç sağlamasıdır.

Yeni açılan cafelerin ekonomik açıdan sürdürülebilirlik sağlayamamalarının bir numaralı sebebi, ”Kendi cafeni/restoranını açmalısın.” diyen kışkıştırıcı sese kulak veren amatörler tarafından kurulmuş olmalarıdır. Bu insanlar, yaptıkları hatrı sayılır miktardaki yatırımın ve uzun saatler boyu çalışmanın karşılığını alabilmek için ürünlere nasıl bir fiyatlandırma yapacaklarını bilmezler. Bunun yanı sıra sürdürülebilir rakamın altında kalan fiyatlar, çok iyi cafe işletmecilerinin bile bu sektörden makul kazançlar elde etmesine engel olur. Batan mekanların yerini yeni açılan işlemeler alırken fiyatlar, yapılan yatırıma değecek ve sürdürülebilir olan rakamlardan aşağıda kalır.  Fiyat sürdürülebilirliğine bağlı olan genel sektör problemlerininin haricinde, kendi kendinize düşebileceğiniz diğer tuzakları aşağıda listeledik. 20’nin üzerinde cafe/restoran kurmuş ve işletmiş birisi olarak gizli tuzakların hepsini biliyorum, çünkü hepsine bizzat düştüm. İşte sizlere yeni açılan cafelerin en yaygın başarısız olma nedenleri:

Yeni Açılan Cafelerin Başarısız Olma Nedenleri

Uygunluk korkusu – Gıda servisiyle ilgili olan bin türlü uygunluk kriterinden gözünüz korkarsa iç rahatlatmak üzere pusuda bekleyen danışmanların kucağına düşersiniz. Bu da esas para harcamanız gereken, müşteri memnuniyeti ve pazarlama gibi konulara ayırdığınız bütçeyi elinizin tersiyle itmek olur. Bu şekilde uygunluk kriterlerini tutturmak için yapılan masraf, daha en başında bir cafeye geri dönüşü olmayan bir zarar verebilir.

Fazla abartılı mutfak kurmak – Eğer cafenin göz önündeki yerleri için değil de ”son model bir mutfak” kurmak için gereğinden fazla yatırım yapıyorsanız aynı sorun burada da geçerli. ‘Yemek sanatının”; tutarlı, hızlı ve cana yakın bir hizmet vermekten daha önemli olduğunu düşünen şeflerden uzak durun.

Tasarım hataları – Eğer cafenizin servis alanının tasarımı ergonomik değilse sipariş alma ve ödeme sistemi verimli ve etkili çalışmıyorsa ve yiyecek hazırlanan alanda durmadan hareket halinde olmak gerekiyorsa o zaman cafenizin hizmete yönelik fiziksel şartları, sürdürülebilir olmaya engel teşkil edebilir. Bu tasarım hataları yüzünden çıkacak faturalardan bahsetmiyorum bile.

Sadece içecek satmak – İçeceklerin brüt kar oranı yüksektir fakat kiranızı bu yüzde oranları ile değil nakit parayla ödersiniz. Stratejilerini yalnızca içecek satışı yapmak üzere kuran cafeler tüm masrafları çıkarabilecek kadar kazanç elde edemezler. Bir cafenin sürdürelebilir oranda ve yeterli ciroya sahip olmak için, en başlarda içecekten daha fazla seçenek sunması gerek. Bu seçenekler arasında; tatlılar, hamur işleri, sandiviçler, salata çeşitleri veya açık büfe kahvaltı yer alabilir.

Ziyana fazla odaklanmak – Gıda sektörüne yeni adım atan insanların çoğu, iyi işleyen bir cafede ne kadar büyük miktarda yemek ziyan edildiğini görünce şok olur. Buna çare olarak da teşhirdeki ürünleri azaltır veya yiyecekleri olması gerektiğinden daha uzun süre muhafaza etmeye çalışırlar. Sorun şu ki, eğer raflarınız yeteri kadar dolu değilse veya müşteriler yedikleri ürünün bayat olduğuna dair bir hisse kapılırlarsa bu işi asla sürdürülebilir düzeylere ulaştıramazsınız.

Kara fazla odaklanmak – Ziyana odaklanmak ile benzer şekilde, vaktinden çok önce kar etmeye odaklanmak da iyi değildir. Tedarikçilerle iyi ortaklık ilişkileri kurmaktan ve güvenilir teslimata odaklanmak yerine fiyat konusunda fazla eli sıkı olmak, devamlı müşteri kazanmaya çalışmaktan ziyade müşterilere sunulan porsiyonlar konusunda cimri davranmak, satıştan elde edilen kar oranına fazla kafayı takmak işleri bozar. Yeni kurulan işletmeler için önemli bir tavsiye: ”Satış yapmayın, müşteri kazanın.” Şu gerçeği de unutmayın: ”Para kazanmaya takılıp kalırsanız, beş parasız kalabilirsiniz.”

Kötü personel – cafeler sadece yiyecek içecek satmaz. cafeler konfor, rahatlama, aidiyet hissi, itibar, ilişkiler, iyi hisettirmek ve bunun birçok gibi manevi değer satar. Bunları sağlamanın yolu ise sizin ve personelinizin müşteriyle olan iletişiminden geçer. Müşterilerin isimlerini, özelliklerini ve verdikleri standart siparişlerini hatırlamaya ağırlık veren bir cafe personeli yaratmak gerekir. “cafeye gelen müşteriler bir süre sonra orada satılan ürünleri unutabilirler fakat o mekanda yaşadıkları deneyimi asla unutmazlar.”

Çok fazla seçenek sunmak – Yeni kurulan cafelerin çoğunun menüsünde gereğinden fazla seçenek bulunur, halbuki müşteri yalnızca susamış ve aç olarak size gelir. Fazla zengin menüleri yönetebilmek zordur, fazla seçenek sunmak giderleri artırır ve kaliteyi tutturamazsanız satışlarda düşüşe ve müşteri kaybına yol açabilir. En iyisi, sunacağınız seçeneklere karar verirken menünün ”Az ama öz” olmasına dikkat edin.

Elverişsiz lokasyon – cafelerin başarıya ulaşamamasının en büyük sebeplerinden biri de bulunduğu lokasyonun uygun olmamasıdır. Yaya ve araç trafiğinin yüksek olduğu öğrenci ya da çalışan kesimin bulunduğu noktalar cafe açmak için en uygun konumlardır.

Cafe Açmak İçin Bilinmesi Gereken Yasal Konular

İşyerinizi tuttunuz sıra geldi prosedürlere. Bunlar neler mi? Sayalım, sonra detaylandıralım.

1. Muhasebecinizi seçin.

2. Kurulum için gerekli belgelerinizi hazırlamaya başlayın.

3. Maliye belgeleri

4. Belediye evrakları/ İşyeri açma ve çalışma ruhsatı

5. Esnaf odası işleri.

6.İl / İlçe Tarım Müdürlüğü ( Gıda Üretim İzin Belgesi , Gıda İşletme Kayıt Belgesi )

Muhasebeciniz mümkünse tanıdığınız güvenebileceğiniz birisi olsun. Ancak bu durum çoğu zaman mümkün olmayacaktır. En azından mümkünse bir referansla gidin ve birkaç ay deneyin ve denetlemeye çalışın. En önemli denetleme aracı göndereceğiniz Z raporlarındaki KDV toplamlarıyla, gider gösterdiğiniz kalemlerin KDV miktarını doğru hesaplamış mı ona bakabilirsiniz, arada bir hesap dökümü de isteyin ki takip edildiğini bilsin.

Önemli bir not: Tüm ödemelerinizi kendiniz yapın. Herhangi bir bankann internet şubesinden oturduğunuz yerden yapabilirsiniz.

Cafe açıldıktan sonra düzenli olarak yapmanız gereken ödemeler kabaca şu şekilde olcaktır:

1. Kdv ödemeleriniz.(Her ay)
2. Geçici vergi ödemeleriniz.(3 ayda bir)
3. Stopaj ödemeleriniz.(3 ayda bir)
4. Gelir vergisi ödemeleriniz.(Yılda bir)
5. SGK prim ödemeleriniz.(Her ay)
6. Bagkur prim ödemeleriniz.(Her ay)
7. Defter tasdik ödemeniz.(Yılda bir)
8. Bilgilendirme formu ödemeniz (yeni çıktı)
9. Fatura defteri tasdik ücreti ödemeniz.(Yılda bir)
10. Muhasebe ücreti ödemeniz.(Her ay)

UNUTMAYIN : Muhasebeci sizinle ilgili gönderdiğiniz her belgeyi saklamak ve arşivlemek zorundadır. Düzenli olmasına özen gösterin. İstediğiniz bir faturayı kısa sürede bulabilmeli. Bu durumu genelde bir demirbaşınız (TV,Buzdolabı,vs.) bozulduğunda garanti kapsamında tamiri için fatura lazım olduğunda anlarsınız.Bu tip bir durumda faturayı istediğinizde hemen size ulaştırabilmelidir.

Yeri gelmişken aldığınız ve gider gösterdiğiniz bir malın uygun bir yerine faturanın bir nüshasını yada fotokopisini su geçirmez bir dosyaya koyup yapıştırın. Bu işinizi çok kolaylaştıracaktır. Çünkü illaki bozulacaklar…

Cafe Açmak İçin Gerekli Belgeler ve Şartlar

Cafe açma şartlarını öğrenmek için bağlı olduğunuz belediyeye gidebilirsiniz. Mevzuat zaman zaman değişse de ana prosedürü aşağıda maddeler halinde belirteceğiz. Öncelikle bulunduğunuz ilçenin vergi dairesi müdürlüğüne başvurmanız lazım ve devamında;

1- İşe başlama tutanağı

2-Nufüs cüzdan sureti (Noter/Muhtarlık)

3-İkametgah ilmuhaberi

4-İmza beyannamesi

5-Dilekçe

6-Kira kontratosu(Kiralık ise)/ Tapu(Mal sahibiyseniz)

7- Mutlaka bir SM yada SMMM ile anlaşmanız lazım. Çünkü, artık vergi mükellefleri mali işlerde meslek mensuplarıyla çalışmak zorunda.

Ayrıca, cafe tarzı (yemekli) bir yer için, belediyeden izin almanız lazım. İşlem basamakları aşağıdaki gibi olacaktır:

1- Yukarıdaki evraklar ile vergi dairesine gidersiniz.

2- “Evrak kayıt” servisinden, evrakları kayıt ettirip, “Sicil” servisine teslim edersiniz.

3- Yaklaşık 2(iki) gün içinde, beyan ettiğiniz işyeri adresine gelen kontrolör, işe başlama tespit yoklamasını yapar, ertesi gün de gidip, vergi levhanızı yine aynı vergi dairesinden onaylatırsınız.

Cafe/restoran tarzı bir yer açacakların olmazsa olmaz demirbaşı yazarkasayı da kesinlikle almanız gerekmektedir.