Çok az insan aynı anda sadece bir proje ile ilgilenme lüksüne sahiptir, birçoğumuz ise eş zamanlı birden fazla proje ile başa çıkmak zorundayız. Teorik olarak birden fazla projede etkin olarak görev almanın sağladığı birçok avantaj vardır: Sahip olduğunuz uzmanlıkları ihtiyaç duyulan yerde ve zamanda devreye alabilirsiniz, ekipteki diğer kişilerde sahip olduğunuz bilgi birikimini paylaşabilirsiniz ya da projelere ayıracağınız zaman dilimlerinin yönetimi konusunda kaslarınızı güçlendirebilirsiniz.
Fakat pratikte karşılaşılan gerçek durum ne yazık ki biraz daha karmaşık. Birçok insan için aynı anda birden fazla projeye dahil olmak stres dolu ve teoride iddia edilenden daha az üretken olduğunuz bir deneyimdir. Yapılacak işler arasında zaman yönetimini sağlamak ve projeler arası geçiş yapabilmek zaman harcayıcı olduğu kadar sahip olunan enerjinin ve odağın dağılmasına da sebep olan bir durumdur. Bir projeden diğerine geçiş yapabilmek, aynı zamanda her seferinde her bir proje için farklı bir role hızlıca adapte olmayı da gerektirebilir. Örneğin, bir proje ekibinde proje yöneticisi iken bir diğerinde ise ekipteki uzman kişilerden biri olabilirsiniz. Bu da sizin sorumluluk seviyenizi hızlı ve efektif şekilde değiştirmenizi gerektirir ki, bu durum bu sınırları tam olarak belirleyemediğiniz bazı zamanlarda sizin için stresli bir deneyime dönüşebilir. Aynı zamanda, her bir proje takımının kendine has bir takım kültürü vardır, bu kültüre insanlar arasındaki ilişki biçimi, ekibin çalışma rutinleri, mizah duygusu ve beklentileri de dahildir. Farklı ekiplerin bu tür farklı kültürlerine adapte olabilmek belli bir enerji harcamayı gerektirir. Tüm bunlar düşünüldüğünde, her bir proje takımına sağlanacak katkı önceden etkili bir şekilde planlanmaz ise, bir süre sonra bu durum kişinin kendi gelişimini sağlayamadan durmadan tekrarlayan birtakım işleri yapmak zorunda kalmasına neden olabilir.
Aynı zamanda birden fazla projede yer alıyorsanız; zaman, stres ve kişisel gelişim yönetimini nasıl yürütebilirsiniz? Asıl önem arz eden şeylere nasıl odaklanabilirsiniz? Odalandığınızda ise odağınızı nasıl koruyabilirsiniz? Bu noktada, işe önce etkili bir planlama yaparak ve aşağıda sıralan basit ipuçlarını takip ederek başlayabilirsiniz.
İşlerinizi Önceliklendirme ve Sıraya Sokma
Büyük resmi yakalayın. Sadece bir gün boyunca yapacağınız işe odaklanmak “günü kurtarmacılık” anlamına gelecektir. Bunun yerine tüm projelerinizin durumunu sürekli şekilde takip edebileceğiniz bir çizelge hazırlayın, böylelikle her biri için ne kadar yol aldığınızı görebilirsiniz. Birden fazla projede işlerin aynı anda yoğunlaşmaya başladığı zamanları öngörebilir ve proaktif şekilde zamanınızı ve beklentileri yönetebilirsiniz. Projelerin hızı ve gereksinimlerini izleyerek projeler arası önceliklendirmeyi doğru şekilde yapabilir ve yapacağınız işleri bir plana sokabilirsiniz.
İşlerinizi stratejik şekilde sıralayın. Projeler arasında gidip gelmektense, elinizdeki işler arasından birini seçin ve ona yoğun bir şekilde odaklanın. Bunun için ise diğerlerine göre daha fazla odaklanmanızı gerektiren bir işle başlayın. Bu işin sonunda başarmanız zorunlu olan sonuçların ne olduğunu kararlaştırın, bu sonuçlara ulaşabilmek için alınması gerekli aksiyonları tanımlayın ve bu aksiyonlara onları gerçekleştirene kadar bağlı kalın. Araştırmalar gösteriyor ki, bu şekilde odaklanıldığında geriye kalan tortu (diğer bir deyişle sonuçlandırılmak üzere olan ya da sonuçlandırılmış bir projeden geriye kalan düşünceler toplamı) beyinde oldukça fazla bir yer kaplıyor, bu nedenle bir gün içerisinde olabildiğince az sayıda projede yer almak çok daha faydalı. Yine de, birden fazla işi aynı anda yürütmek zorunda iseniz birbiriyle aynı öneme sahip işler arasındaki koordinasyonu çok iyi şekilde sağlamalısınız.
Mutlaka okuyun: İş Hayatında Önceliklendirmenin Önemi
Beklentileri Belirlemek ve Bu Beklentilerin İletişimini Sağlamak
Kendinizi koruyun. Çok önemli bir işe odaklanmış iseniz gereksiz şekilde sizi bölecek şeylerden zihninizi koruyun. Örneğin, bir şeyler yazarken, mail kutunuza düşen mailleriniz için belli bir süre boyunca cevap veremeyeceğinizi belirtir ve acil durumlar için aranmak üzere iletişim numarası bilgisini içerir bir otomatik cevap maili oluşturabilirsiniz. İnsanlara bu şekilde sizden anlık bir cevap alamayacaklarını belirterek hem daha sonra kendilerine geri dönüş yapacağınızı söylemiş hem de kendinize odaklanmak için korunaklı bir zaman dilimi ayırmış olursunuz. Cevap mailinize acil durumlar için eklediğiniz iletişim numarası bilgisi ise böyle durumlar için yardıma hazır olduğunuzu hissettirirken, size mail atacak olanların maile konu olan ihtiyaçlarının gerçekten acil olup olmadığını bir kere daha düşünmelerini sağlayacaktır.
Sağladığınız ilerlemeyi dokümante edin ve bunun iletişimini sağlayın. Projedeki ilerlemeyi görmek takım liderlerinin kendilerini yetkili ve kontrol sahibi hissetmelerini sağlar. Herhangi bir problemli durum söz konusu olduğunda siz de görünür olmaya çalışın. “Şu anda bir sorun var ve işin tam zamanında bitmesi mümkün olmayabilir” sözünü ne kadar erken dile getirirseniz, takım liderleriniz o denli size güveniyor olacaktır.
Kişisel Gelişiminizi Optimize Edin
Kendinizin farkında olun. Birden fazla projede yer almanın en büyük dezavantajlarından biri farklı disiplinlerden gelen uzmanlarla sadece diğer projelerin izin verdiği ölçüde iletişimde kalabilmektir. Bu da bu kişilerden bir şeyler öğrenme ve bu kişilerin üzerinde etki bırakma şansınızı azaltmaktadır. Zaman baskısı altında her bir kişi için hali hazırda sahip oldukları bilgi birikimi ile projeye katkı sağlamak isteği, takımdaki diğer kişilerin gelişimine katkı sağlama isteğine ağır basmaktadır. Bu nedenle kendi gelişim hedeflerinizi sahiplenmek ve belirlediğiniz hedefleri bu kişiler için görünür kılmak adına çaba sarf etmek zorundasınız. Bu noktada, proje takımlarında kimlerden faydalanacağınızı belirleyebilir, bu kişilere gelişim hedeflerinizi göstermeye çalışabilirsiniz.
Kendinizi zorlayın. Gelişim hedeflerinizi belirledikten sonra, öğrenme süreciniz için zaman ayırmaya çalışın. Araştırmalar gösteriyor ki, öğrenme sürecinin kritik bir belirleyicisi, yeni bir bilgi için ayrılan zaman miktarıdır. Bu nedenle öğrenmek için yapacağınız zaman yönetimini etkili şekilde planlamanız gerekmektedir. Elbette bu noktada aşırıya kaçmaktan kaçınmalı ve öğrenmek için ayırdığınız zamanın işler konusunda sizi zora düşürmesini engellemelisiniz. Aynı zamanda takım arkadaşlarınızın öğrenmek için ayırdığınız zaman boyunca sizi çalışır şekilde gözlemlediğinden emin olmalısınız.
Dünyanın her yerinde, birden fazla projede yer almanın getirdiği finansal yararlar o denli önem kazandı ki, bu durum, beraberinde getirdiği stres yükü ve risklere rağmen çalışanlar için bir yaşam şekline dönüştü. Bu proje takımlarının bir üyesi olarak sizler de dahil olduğunuz proje takımlarından maksimum katkıyı sağlamak ve kişisel gelişiminize hız kazandırmak arasındaki dengeyi kurabilme yetkinliğini kazanmalısınız.
