Verimli ve iyi çalışmak, çok çalışmakla eş değer diye düşünüyorsanız bir gününüz muhtemelen şöyle geçiyordur:
- Gün doğmadan yola düşüp ofise varmak ve çalışmaya başlamak.
- Öğle yemeğini çalışma masanızda halledip bir yandan yerken bir yandan çalışmaya devam etmek.
- Mesai saati bitiminde ofiste kalmaya karar vermek ve gün içinde yetişmeyen işleri yetiştirmeye çalışmak.
Birkaç ay bu sistemi sürdürürseniz “Aslında fena olmuyor” diye düşünmeye başlarsınız. Ancak zaman geçtikçe sandığınız kadar verimli çalışmadığınızı fark edersiniz. Eğer bu çalışma tarzını gözden geçirip gereken adımları atmazsanız birkaç yıl içinde iş yüzünden depresyona girmeniz kaçınılmaz olacaktır.
Peki minimalizm bunun neresinde?
Minimalizm bir yaşam tarzı olarak son yıllarda epey tercih ediliyor. Ancak minimalizmi iş hayatı üzerinden okumak gerekirse bir işi olabilecek en basit şekilde yapmak olarak özetleyebiliriz.
Basit ile baştan savma bir iş çıkarmayı kastetmediğimizi de anlamışsınızdır umuyoruz. Email okuma ve göndermeyi bir sisteme oturtabilirsiniz mesela. Hangi işe öncelik vermeniz gerektiğine karar verebilirsiniz. Hangi işten daha çok fayda sağlayacağınızı tespit edebilirsiniz.
Minimalizm, yapılan işi kolay hale getirmek, kolay adımlara bölmek eylemidir. Eğer dikkat dağıtan unsurlardan kurtulur, işinizi belli bir akışa oturtursanız daha önce 1 saatte yaptığınız bir işi 35 dakikada da yapabilirsiniz.
Biz de bu yazımızda iş hayatında minimalizm prensipleriyle verimliliğinizi artırmanın yollarını izah edeceğiz sizlere.
1. Karar Verme Mekanizması
Örneğin gün içinde yazı yazmanız gerekiyor bilgisayardan. Rapor hazırlama, mail metni hazırlama, reklam metni hazırlama, sunum hazırlama gibi şeyler yapmanız gerek.
Böyle bir iş için tek bir yazı yazma programı kullanabilirsiniz. Buradaki esas mesele, seçenekleri azaltmaktır.
A, B, C, D, E gibi onlarca farklı program var ve bunlardan hangisini kullanacağınızı düşünmek size zaman kaybettirir ve karar verme yorgunluğuna neden olur.
Bu nedenle yapacağınız işlerde hangi aracı kullanacağınızı belirler ve bu karara sadık kalırsanız daha az düşünme ve daha çok yapma fırsatı yakalarsınız. Yani dikkatinizi zarfa değil, zarfın içindekilere yöneltirsiniz. Bu da daha kısa sürede daha kaliteli işler yapmanıza yardımcı olur.
2. Organizasyon
İş hayatında bilgisayar olmazsa olmaz çoğumuz için. Hal böyle olunca düzenli bir bilgisayara sahip olmak önemli.
Ancak bilgisayardaki dosya ve klasörleri belli bir sisteme göre organize etmediğiniz zaman uzun süre bir dosyayı aramakla uğraşırsınız. Bu nedenle bilgisayarınızdaki dosyaları konusuna, türüne göre tasnif ederek aradığınız şeylere kolayca erişme imkanı yaratın kendisinize.
Google Drive, Yandex Disk, Dropbox, iCloud, OneDrive gibi pek çok alternatif var. Bunlardan bir tanesini seçerek dosyalarınızı buraya düzenli bir şekilde yedeklerseniz farklı bilgisayarlarda da dosyalarınıza erişebilirsiniz.
Bu bağlamda bilgisayarınızı ve özellikle masaüstünüzü düzenli tutarak dikkat dağıtan unsurlardan önemli bir tanesini ortadan kaldırabilirsiniz.
3. Konsantrasyon
Gün içinde yapmanız gereken 30-40 farklı iş varsa odaklanmanız çok zor olur. Bu kadar şey size ve herkese ağır gelir. Bu kadar işe bir de telefon bildirimleri, emailler eklenince konsantrasyonu sağlamak güçleşir.
İnsan avcı ve toplayıcı bir canlıdır. Daima yeni şeylerin ve yeni sorumlulukların peşinden gideriz. Ve hayatta kalma içgüdüsü ile işe yarar ya da işe yaramaz pek çok şeyi biriktirmeye çalışırız.
Ancak topladığımız pek çok şey önemsizdir ve dikkat dağıtır. İşe yaramayan şeyleri ortadan kaldırmak ise zihnin berraklaşmasını sağlar. Odaklanmak gereken daha az şey olursa, mevcut şeylere daha iyi odaklanabiliriz.
Yani hayatta her şeye, her etkinliğe katılmak zorunda değilsiniz. Şirketteki her türlü olaya müdahil olmak zorunda değilsiniz.
Yapmanız gereken şeyleri azalttığınız zaman elinizde kalan işlere daha iyi konsantre olabilir ve daha kaliteli çıktılar üretebilirsiniz. Bu da işin kalitesine ek olarak bu işten aldığınız zevki artırır. İşini seven bir insan ise daha az stres yaşar.
4. Zaman Tasarrufu
İş hayatında bir şeyleri yetiştirememenin en önemli nedenlerinden biri fazla ve gereksiz iş yüküdür. Yani bir insanın ajandası full ise o insanın verimli bir şeyler üretme ihtimali pek yüksek olmayabilir.
Yani her davete icabet etmek zorunda değilsiniz. Zamanınızı daha verimli ve yapıcı kullanmak için size direkt bir fayda sağlamayan şeylere hayır diyebilmelisiniz.
İşinize ve esas sorumluluklarınıza daha çok vakit ayırmak, gün sonunda size daha çok serbest zaman kazandırır. Her şeye yetişme, her şeye katılma dürtüsünden kurtulursanız sevdiğiniz şeyleri yapmaya daha çok vakit bulursunuz. İş yerinde daha az vakir geçirir, hayatın tadını çıkarmaya daha çok vakit ayırırsınız.
Dolayısıyla yapılacak işler, gidilecek etkinlikler, katılınacak toplantılar konusunda belirli bir stil oluşturur, önceliklendirmeyi iyi yaparsanız; diğer bir deyişle minimal bir tavır takınırsanız zamanınızı daha iyi kullanabilirsiniz.
5. İş Kalitesi
Gün içinde çok fazla şeyle meşgul olursanız her işte vasat bir performans sergilersiniz. Bu da hatalara, düşük kaliteli çıktılara neden olur. 1 saatte yapılan hatalı bir işi, 1.5 saatte düzeltmek ise tamamen kaynakların kötü yönetimi örneğidir.
Konsantrasyonunuzu sulandırmak, yani her şeyi yarım yamalak bir dikkatle yapmak kariyerinizde ilerlemeniz önünde engeldir. Zira yapacağınız işin kalitesi düşük olacaktır.
Şayet kariyerinizde ilerlemek ve kendinizi geliştirmek istiyorsanız vasatlıktan kaçınmanız gerek. Bunu yapmak da önemli işlere iyi bir konsantrasyonla yaklaşmakla, enerjinizi yaptığınız işe tam olarak aktarmakla mümkün olur.
Dikkatinizi dağıtan unsurlardan kurtulursanız, daha dikkatli ve enerjik olursunuz…
6. Düzen
Çalışma alanı bir insan hakkında çok şey söyler. Bir masa çok kalabalıksa, çöpler, kağıtlar, gereksiz şeyler o masayı kaplıyorsa o kişinin işine odaklanması zorlaşır.
Google’da arama yapın mesela. “Stresli iş insanı” diye aratın. Karşınıza masası allak bullak olmuş insan fotoğrafları gelir.
Eğer dikkatinizi birkaç dakika içinde artırmak istiyorsanız yapmanız gereken tek şey çalışma alanınızda tüm gereksiz şeyleri kaldırmak ve sadece en önemli şeyleri masanızda tutmaktır. Bu küçük minimalizm eyleminin dikkatinizi anında artırdığını görünce siz de şaşıracaksınız.
O nedenle çalışma alanınızı olabildiğince sade tutmaya özen gösterin.
Mutlaka okuyun: Çalışma Masası ve Ortamını Düzenleyerek Üretkenliği Artırmak
7. 80/20 Kuralı
80/20 kuralına Pareto Kuralı adı da verilir. 80/20 kuralı temel olarak eylemlerinizin %20’siyle %80’lik bir sonuç elde etme anlamına gelir. Yani 100 müşteriniz var diyelim. Bu 100 müşteriden öyle 20’si var ki aylık satışlarınızın %80’i bu kişilerden geliyor. Bu ne demek? Enerjinizi o 20 kişiye adadığınız zaman çok daha etkili sonuç almak demek. Yani iş hayatında herkesi her şeye ikna etmek durumunda değilsiniz. Size en çok fayda sağlayacak işlere ve kişilere zaman ayırarak çok daha etkili sonuçlar alabilirsiniz.
- 80 parça ürün sattığınız 20 kişiye mi odaklanırsınız?
- 20 parça ürün sattığınız 80 kişiye mi?
Bu mantık üzerinden ilerleyebilirsiniz.
8. Önceliklendirme
Bir kere, güne mutlaka yapılacaklar listesi hazırlayarak başlayın. Sadece birkaç dakika zaman ayırın buna. Yapmanız gerekenleri somut olarak görmek gün içindeki motivasyonunuzu artırır ve zihninizi berraklaştırır.
Bu listede yer alan en önemli 2-3 işi tespit edin ve zamanınızın büyük bölümünü bu işlere ayırın.
Listenize bir kere daha bakın ve size direkt bir fayda sağlamayacak işleri elimine edin. Listenize minimalist bir perspektifle bakmak önceliklendirme konusunda zihninizi eğitir.
Mutlaka okuyun: “Her Şey Önemli” Gözüktüğünde Önceliklendirme Nasıl Yapılır?
Sonuç
Minimalizm epey popüler bir kavram. Ancak binlerce yıldır var olan bir felsefenin üzerine oturuyor minimalizm. Stoaizm, Budizm, Taoizm gibi felsefi akımlar hep minimalizmi kerteriz almıştır.
Daha az şeye daha çok zaman ayırmak, daha kaliteli ve zevkli bir yaşam sunar. Her şeye yetişmek aslında hiçbir şeye yetişememektir.
Bu nedenle seçici olmak ve sizin için en önemli şeyleri tespit edip enerjinizi bu şeylere aktarmak hem iş hayatında hem de sosyal hayatınızda sizi daha memnun edecektir.
