Bazı günler yapılacak yığınla iş vardır. Sadece yapılacak işler listesine bakmak bile insanı yorar.
Tembelliği bırakıp işe koyulmanın önemini ise hepimiz biliriz. Buna karşın bazen atalet ruhumuzu sarar. Kolumuzu bile kıpırdatmak gelmez içimizden. Yorulup usanmadan, enerjisi düşmeden çalışan insanlara imrenerek bakarız.
Mehmet Bey bu kişilerden biri:
Mehmet Bey:
- İyi bir üniversitede akademisyen. Haftada 12 saat ders veriyor.
- Her yıl önemli akademik dergilerde yayınlanan en az 4 makalesi var.
- Şu ana kadar 3 tane yayınlanmış kitabı var 4. kitap üzerinde çalışıyor.
- Evli ve bir çocuk babası. Aile hayatına çok önem veriyor ve ailesiyle bol bol zaman geçiriyor.
- Ayrıca sürekli olarak yazdığı bir blog sitesi var. Burada çalışmaları ve genel konular hakkında sık sık yazılar yazıyor.
- Mehmet Bey saat 17:30’da işten çıkıyor ve hafta sonları mesaiye kalmıyor.
Peki bu kadar şeyi nasıl yapıyor? Bu üretkenliğin ve çalışkanlığın sırrı ne?
Şimdi size Mehmet Bey ve onun gibi çalışkan insanların bunu nasıl başardıklarını anlatacağız.
1. Her Şeyi Programa Göre Yapın
“Yapılacak işler listesi” hazırlamak gereksizdir. Önemli olan yapılacak işleri belli bir zaman çizelgesine geçirebilmektir.
Zira zaman çizelgesi hazırlamak neler yapabileceğinizi daha gerçekçi görmenizi sağlar. Bir işi ne zaman yapacağınızı belirlemedikten sonra “yapılacak şeyler listesi” hazırlamak sadece dilekten ibarettir.
İşlerinizi zaman çizelgesine aktarmak, bu işlerin ne kadar zaman alacağınızı, ne kadar vaktiniz olduğunu size doğrudan gösterir. Tüm manzarayı görebilirsiniz bu şekilde. Yapmanız gereken işlere spesifik zaman aralıkları tahsis etmezseniz bu işleri yapma süreniz de sündükçe süner.
Çünkü yapmanız gereken şeyleri belli zaman aralıklarına bölmek, bu işlerden kaytarmanızı önler. Ayrıca her şeyin zamanında tamamlanması ise size daha çok serbest zaman kazandırır. Dilediğiniz gibi kullanabileceğiniz serbest zamanınızın olması ise yaşam kalitenizi artırır.
Mutlaka okuyun: Yapılacak İşlerin Ağır Yükü Altında Ezilmek İstemeyenlere
2. Programa Riayet Edin
Sabah 8 – Akşam 5.
Mesai saatiniz bu şekilde diyelim.
Yani akşam 5’e kadar zamanınız var. Elinizdeki işleri akşam 5’e bitecek şekilde programlamanız size kontrol kazandırır.
İdeal günlük programınızı belirlediğiniz zaman gün içinde zamanınızı daha verimli kullanırsınız. Çünkü kaybedecek bir dakikanız bile yoktur. Günü programsız ve gelişigüzel harcadığınız zaman oldukça verimsiz çalıştığınızı gözlemleyebilirsiniz.
Programlı bir şekilde çalışmak ise kişiye kontrol hissi verir. Durumu kontrol altında tuttuğunu bilen bir kişinin stres seviyesi de düşer.
3. Haftalık Plan Yapın
Sadece günü kurtararak hiçbir yere varamazsınız. Orta ve uzun vadeli düşünmeyi mutlaka öğrenmek durumundasınız.
Hem iş hayatında verimli ve etkili çalışmak hem de özel hayatınızda güzel zaman geçirmek için tüm haftayı önceden planlamanız gerek.
Bir iş günü 9 saat ise 9 saatin her bir saatinde ne yapacağınızı önceden planlamalısınız. Bir hafta 7 gün ise 7 günün her günü ne yapacağınızı önceden planlamalısınız. Bir yıl 12 ay ise her ay ne yapacağınızı önceden planlamalısınız.
Fazla ağır gelmiş olabilir bu kadar plancılık? Hakkınız var böyle düşünmeye.
Ama şöyle düşünebilirsiniz:
Her pazartesi o haftanın planını hazırlayarak işe başlayabilirsiniz. Mail kutunuzu inceleyin. O haftanın gündemine bakın. Takviminize ya da ajandanıza akın. Ve o iş haftasında neleri tamamlayabileceğinizi not alın.
4. İşin Hakkını Verin
“Yapılacak çok iş var. Bu kadar şeyi bir haftada bitirmem imkansız.” diyor olabilirsiniz.
Bu ise her gün mesaiye kalmak, gece yarılarına kadar bilgisayar başında kalmak anlamına gelmiyor.
Yapılacak çok iş olabilir, ancak bu işlerin bazıları kritik öneme sahip olmayabilir. Diğer bir deyişle önceliklendirmeyi öğrenmek gerek.
Şunu unutmayalım: İnsanlar sizi en iyi yaptığınız şeylere göre değerlendirir. O yüzden olabildiğince başarılı olabilmek için az ama öz çalışmalısınız. “Hayır” demeyi öğrenmelisiniz. Size katkı sağlamayacak işleri ve teklifleri reddetmekten gocunmamalısınız.
Zaman kullanımı konusunda önemli araştırmaları olan John Robinson bu konuda şunları söylüyor:
“Bugün pek çok kişi çok sıkı çalıştığını düşünüyor, ancak durum böyle değil. Yaptığımız araştırmalara göre küresel ölçekte haftalık çalışma süreleri son 40 yılda ya sabit kalmış ya da azalmış.”
Peki neden zamansızlıktan yakınıyoruz? Çünkü dikkatimizi dağıtan ufak tefek onlarca şey var bugün hayatımızda. Akıllı telefonlar ve internet bunlardan başlıcaları.
Mutlaka okuyun: Telefonu Daha Az Kullanmak İstiyorsanız Önce Sebebini Anlayın
5. Önemli Şeylere Daha Çok Odaklanın
Yapılacak işlerin hepsi aynı öneme sahip değildir.
E-mail, toplantı gibi şeylerde yeteneklerinizi ve bilgilerinizi genelde doğrudan kullanmazsınız. Esas yapmanız gereken şeylerde tüm yeteneklerinizi sonuna kadar kullanır, önemli sonuçlar elde edersiniz.
Maalesef pek çoğumuz ufak tefek şeylerde, sığ şeylerde zaman kaybederiz.
Gün içinde en meşgul görünen kişiler genelde en az iş yapan kişilerdir. Mesai saati bitiminde durmasını bilen kişiler ise genelde o iş gününü dolu dolu geçiren kişilerdir. Mesaiye kalan, hafta sonları da çalışmak zorunda hisseden kişiler genelde önemsiz şeylerle boğuşup durur.
Kimse daha çok e-maile cevap verdi diye, daha çok toplantıya katıldı diye CEO olmamıştır.
Şunu unutmamak gerekir: Meşgul görünüp önemsiz işlerle uğraşmak sizin işten çıkarılmamanızı sağlar. Tam konsantrasyon çalışıp şirketinize önemli katkılar yapmak ise terfi etmenizi sağlar.
Bu nedenle kimsenin sizi rahatsız etmeyeceği bloklar halinde çalışmaya özen gösterin.
“4 Saatlik Hafta” adlı popüler kitabın yazarı Tim Ferriss’in bu konuda bir tavsiyesi var:
“Mümkün olduğunca sabahları birkaç saat maillerinizi kontrol etmeyin. Bu biraz zor olabilir, çünkü gün içinde yapmanız gerekenleri e-mail yoluyla öğreniyor olabilirsiniz. Ancak bunun sandığınızdan daha nadir gerçekleşen bir durum olduğunu görünce şaşıracaksınız.”
Mutlaka okuyun: “Her Şey Önemli” Gözüktüğünde Önceliklendirme Nasıl Yapılır?
Sonuç
Toparlarsak şunları söyleyebiliriz:
- Yapmanız gereken işleri zaman aralıklarına ayırın.
- Mesaiye bitimine hiçbir iş kalmayacak şekilde planlama yapın.
- Tüm haftanızı önceden planlayın.
- En önemli işlere öncelik tanıyın.
Özellikle ofis çalışanıysanız sizin işiniz bilgiyle alakalıdır, kas gücüyle değil. Siz yeni fikir üretirsiniz. Ham veriden bilgi üretirsiniz. Bu yüzden zanaatçılar gibi düşünürseniz, örneğin bir ahşap oymacı gibi düşünürseniz yaptığınız iş açısından hem daha çok zevk alırsınız hem de daha başarılı olursunuz.
