Aşırı stresli misiniz? İşlerinizi yetiştiremiyor,her geçen gün taşımakta daha da zorlandığınız ağır bir yükün altında ezildiğinizi mi hissediyorsunuz? Ya da onca yoğun çalışmaya rağmen kariyerinizde bir arpa boyu yol kat edemediğinizi mi fark ettiniz? Sorularımıza cevabınız evetse delegasyon becerilerinizi tazelemenizin zamanı gelmiş demektir.
Tek başınıza çalıştığınızda yalnızca sınırlı sayıda işi halledebilirsiniz. Çünkü bir günde yalnızca birkaç saat çalışabilirsiniz ki bu saatler içinde tamamlamanızın elzem olduğu sayısız göreve sahip olacağınız kesindir. Üstelik bir iş yerinde yalnızca payınıza düşen görevleri tamamlamış olmakla iş yükünü hafifletebileceğiniz ya da kendi sorumluluklarını yerine getirmelerine yardım edebileceğiniz sayısız çalışan da vardır. Maalesef gün içinde yardım edebileceğiniz kişi sayısı sınırlı olduğu için başarınız da sınırlıdır.
Ancak, eğer işinizde iyiyseniz insanlar sizden çok daha fazlasını isteyecektir. Bu gerçek üzerinizde ciddi bir baskı hissetmenize ve iş yükünüzün daha da artmasına yol açabilir: Sizden her isteneni yapamazsınız ve bu durum sizi stresli, mutsuz ve her daim etrafındaki insanları hayal kırıklığına uğrattığını hisseden bir kişi haline getirir.
Madalyonun öteki yüzünde ise bu denli kötü bir tablo olduğu söylenemez, çünkü bu baskıyı bertaraf etmenin bir yolunu bulduğunuzda fırsatlar dünyasının kapıları da ardına kadar açılacak demektir- ki bu durum gerçekten başarılı olabileceğiniz anlamına gelir.
Bu yoğun baskının üstesinden gelmenin en yaygın yollarından biri ise işlerinizi diğer insanlara nasıl devredeceğinizi öğrenmektir. Delegasyon yani görev/yetki dağılımı işini iyi yaparsanız, güçlü ve başarılı insanlardan oluşan bir ekip kurabilir, başkalarının taleplerini karşılama konusunda sıkıntı yaşamazsınız. İşte delegasyon tam da bu nedenlerle son derece önemli bir beceridir ve edinilmesi şarttır.
İnsanlar Neden Görev Dağılımı Yapmaktan Kaçınırlar?
Düzgün bir delegasyonun nasıl olması gerektiğinden bahsetmeden önce insanların bu işten neden kaçındığını anlamanız gerekir. Cevap son derece basittir, insanlar bir işi yürütme yetkisini başkalarına vermekten kaçınırlar çünkü bu iş harcamak zorunda kalacağınız yoğun miktarda bir çabayı da beraberinde getirir.
Bir düşünsenize… Hangisi daha kolaydır: Öncüsü olduğunuz yeni bir hizmeti tanıtan bir broşür için içerik tasarlamak veya yazmak mı yoksa bu işi ekibinizin diğer üyelerine yaptırmanız mı? Böylesi bir senaryoda siz işin girdisini çıktısını bilen tarafı temsil edersiniz. Öyle ki uykunuzda dahi ürüne ilişkin fayda beyanları yayınlayabilirsiniz. Dolayısıyla broşür hazırlamak sizin için çok daha kolay olacaktır. Hatta eğlenceli bile sayılabilir. O halde bu işi sizin yapmanız en doğrusu olur, değil mi? Ancak asıl soru şudur, “Vaktinizi bu işe harcamanız ne kadar doğrudur?”
Yüzeysel olarak değerlendirildiğinde işi bizzat üstlenmeniz broşürün perde arkasındaki stratejiyi başkasına anlatmaktan çok daha kolay gibi görünse de görevi başkasına devretmenin daha iyi bir fikir olacağını kanıtlayan iki önemli faktör vardır:
- Öncelikle, yeni bir kampanyayı yürütebilme yeteneğine sahipseniz, bu becerinizin halihazırdaki stratejiyi daha da geliştirmek hatta belki de farklı ya da yeni fikirler üretmek için kullanılması ihtimali söz konusudur.Bu da zamana ihtiyacınızın olacağı anlamına gelir.İşi kendiniz üstlendiğinizde ise zamanınızı en verimli şekilde kullanamazsınız.
- İkincisi, projedeki diğer insanları sürece -anlamlı bir şekilde- dahil ederek bu insanların beceri ve yeteneklerini de geliştirmiş olursunuz. Bu, bir dahaki sefere benzer bir proje geldiğinde bu görev için aynı kişileri gözü kapalı şekilde yetkilendirebileceğiniz anlamına gelir.
Yetki vermeniz, zamanınızı ve becerilerinizi en iyi ve en verimli şekilde kullanmanıza izin verir. Böylelikle ekip üyelerinizin şirket içindeki potansiyellerini bütünüyle açığa çıkaracak şekilde çalışabilmeleri adına kendilerini geliştirmelerine yardımcı olmuş olursunuz.
Hangi Durumlarda Delegasyon (Görev Dağılımı) Yapılmalıdır?
Yetkilendirme uygun şekilde yapıldığında her iki taraf için de kazançlı olacak bir etkinliktir, ancak bu aklınıza gelen her türlü işi başkalarına devredebileceğiniz anlamına gelmez. Görev dağılımı için en uygun zamanı belirlemek adına kendinize sormanız gereken beş temel soru vardır:
- Görevi tamamlamak için gerekli bilgiye veya uzmanlığa sahip başka biri var mı? Bu, başkasının da yapabileceği bir görev mi, yoksa bizzat tarafınızca gerçekleştirilmesi kritik derecede önem mi taşıyor?
- Görev, bir başkasına beceri geliştirme fırsatı sunuyor mu?
- Bu, gelecekte benzerleri ile karşılaşabileceğiniz bir görev mi?
- Bu işe ilişkin etkin bir yetkilendirme sürecini başlatmak için yeterli zamanınız var mı? Eğitim, soru ve cevap süreci, işleyiş kontrolü ve gerektiğinde süreci sıfırdan başlatabilmek adına yeterli miktarda zamana sahip olmalısınız.
- Bu görev sizin başkalarını da yetkilendirmenizi gerektirecek bir görev mi? Uzun vadeli başarı için kritik olan kimi görevler (örneğin, ekibiniz için doğru kişileri işe almanız gibi) özellikle sizin dikkatinizi gerektirecektir.
Yukarıdaki soruların en azından bazılarına “evet” cevabı verebiliyorsanız, söz konusu iş için görev dağılımı sürecini başlatmanızda herhangi bir sakınca yoktur.
Bir görevin devredilebilirliğine katkıda bulunan diğer faktörler ise şunlardır:
1.Projenin zaman çizelgeleri / teslim tarihleri.
- İşi tamamlamak için ne kadar zaman var?
- Herhangi bir aksilik durumunda işi tekrar yapmak için yeterli zamana sahip misiniz?
- İşi zamanında tamamlamamanın olası sonuçları nelerdir?
2.Proje veya göreve ilişkin beklentileriniz veya hedefleriniz:
- Sonuçların mümkün olan en yüksek kalitede olması ne derece önemlidir?
- “Yeterli” bir sonuç yeterince iyi midir?
- Herhangi bir başarısızlık durumu kritik hatta vahim bir sonuç elde edildiği anlamına mı gelir?
- Başarısızlığınız diğer şeyleri ne derece etkiler?
Ancak unutmayın, tüm bu koşulların mevcut olması dahi yetkilendirilen bir görevin başarıyla tamamlanacağını garantilemez. Bunun yanı sıra görevi kime devredeceğinizi ve bunu nasıl yapacağınızı da etraflıca düşünmeniz gerekir.
Görev Dağılımı Kime ve Ne Şekilde Yapılmalıdır?
Bir görevi çalışanlarınızdan herhangi birine devretmeye karar vermenizin ardından dikkate almanızı gerektirecek farklı pek çok faktör mevcuttur.
Peki, görev dağılımı sürecinde doğru kişi nasıl belirlenir?
Bu noktada göz önünde bulundurulması gereken temel faktörler şunlardır:
1.Yetki dağılımı için uygun görülen kişinin deneyimi, bilgi ve becerileri
- Görevi üstlenecek kişinin halihazırda sahip olduğu bilgi, beceri ve tutumlar nelerdir?
- Bu kişiye gerekli eğitimi sağlamak için yeterli zamana ve kaynağa sahip misiniz?
2.Bireyin tercih ettiği çalışma tarzı
- Kişi ne derece bağımsız çalışmaktadır?
- Kişinin kariyer hedefleri nelerdir?
- Kişinin uzun vadeli amaçları ya da ilgi alanları nelerdir ve bunlar yetkilendirmeyi düşündüğünüz iş ile ne derece uyumludur?
3.Bireyin mevcut iş yükü
- Kişinin daha fazla çalışmak için yeterli vakti var mı?
- Kişinin bu görevi üstlenmesi başkalarına ait sorumluluklarının veya iş yükünün de değiştirilmesini gerektirecek mi?
Herhangi birine bir yetki verdiğinizde söz konusu kişinin görevini tamamlamasının tahminlerinizden çok daha uzun sürdüğünü fark edebilirsiniz. Bunun nedeni, sizin bu alanda uzman olmanız ancak yetki vermiş olduğunuz kişinin halen daha öğrenme sürecinde olmasıdır. Sabırlı olun; yetki vereceğiniz kişiyi doğru seçtiğiniz ve bu kişiye tam da ona uygun bir sorumluluk verdiğiniz takdirde kendisinin hızlı bir şekilde ilerleme kaydettiğini ve kısa zamanda son derece güvenilir bir çalışan haline geldiğini göreceksiniz.
Görev Dağılımı Nasıl Yapılır?
Yetkilendirme sürecini başarı ile atlatabilmeniz için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
1.İstenilen sonucu açıkça ifade edin. Aklınızdaki sonu dillendirmekle işe başlayın ve görmek istediğiniz sonuçları anlatmaktan çekinmeyin.
2.Kısıtlamaları ve sınırlamaları açıkça tanımlayın. Yetki, sorumluluk ve hesap verebilirliğe ilişkin sınırlamalar nelerdir? Yetki vereceğiniz kişi bir sorun anında:
- Ne yapacağının üstlerince söylenmesini beklemeli midir?
- Ne yapacağını bizzat sormalı mıdır?
- Ne yapılması gerektiği konusunda tavsiye alıp sonrasında mı harekete geçmelidir?
- Yoksa bir an evvel harekete geçip sonrasında sonuçları hemen raporlaması mı gerekir?
- Harekete geçip periyodik olarak rapor mu vermelidir?
3.Mümkünse delegasyon sürecine çalışanlarınızı da dahil edin. Kendilerine hangi görevlerin ne zaman verileceğine dair karar vermelerini sağlayın.
4.Sorumluluk miktarını yetki miktarıyla eşleştirin. Bazı sorumlulukları devredebileceğinizi, ancak nihai hesap verme yetkisini devredemeyeceğinizi anlayın.Unutmayın,iş her daim sizde biter!
5.Mümkün olan en düşük organizasyon seviyesine yönelik bir görev dağılımına gidin. Bir işin kalbinde yer alan insanlar söz konusu görev için en uygun olanlardır çünkü işleyişin detaylarıyla ilgili en samimi ve en elzem bilgilere onlar sahiptirler. Bu tarz bir tavır aynı zamanda iş yeri verimliliğini arttırmakta ve insanların kişisel gelişimlerine de yardımcı olmaktadır.
6.Yeterli desteği sağlayın ve akıllardaki tüm soruları yanıtlamak için hazır olun. Projenin başarısını devamlılık arz eden bir iletişim ve izleme süreci ile kaynak ya da kredi sağlama yoluyla garanti altına alın.
7.Sonuçlara odaklanın. İşin nasıl yapılması gerektiğine ilişkin gereksiz ayrıntılara takılmak yerine kendinize o güne kadar neler başarıldığını sorun: Sizin seçtiğiniz yol her daim tek, hatta en iyi yol olmayabilir! Kişilerin kendi yöntemlerini ve işlemlerini kontrol etmesine izin verin. Bu başarıyı artırır ve başkalarına karşı güven duygusu geliştirmenizi kolaylaştırır.
8.”Kişileri aşan yetkiler vermekten” kaçının. Olası bir sorun anında kişinin görevin sorumluluğunu yeniden size devretmesine izin vermeyin: sorunlara cevap bulmaya odaklanmak yerine söz konusu kişinin çözüm önerilerini dinleyin.
9.Motivasyon ve bağlılık duygusu oluşturun. Başarının finansal kazanımları, gelecekteki fırsatları, gayrı resmi tanınırlığı ve istenen diğer sonuçları nasıl etkileyeceğini tartışın. Çalışanınızın-özellikle de hak ettiği noktalarda- tanınırlığını sağlayın.
10.Kontrol sisteminizi kurun ve koruyun.
- Zaman çizelgeleri ve son teslim tarihleri üzerinde düşünün.
- Proje ilerleme sürecini gözden geçirebileceğiniz bir kontrol noktası planı oluşturma konusunda anlaşın.
- Gereken tüm ayarlamaları yapın.
- Gönderilen tüm çalışmaları gözden geçirmek için zaman ayırın.
Delegasyon işlemi öncesi ve sırasında bu kilit noktaları etraflıca düşünürseniz, çok daha başarılı bir görev dağılımı yapabileceğinizi göreceksiniz.
Kontrolü Elinizde Tutun
Yukarıdaki adımları bir bir uyguladıktan sonra ekibinize uygun şekilde bilgi verdiğinizden emin olun. Bu iş için neden seçildiklerini, proje sırasında onlardan neler beklendiğini, projenin hedeflerini, tüm zaman çizelgelerini veya son teslim tarihlerini ve altını çizebilecekleri kaynakları açıklamak için yeterli zamanı ayırın. Ayrıca, kaydedilen ilerlemeye ilişkin güncellemeleri kontrol etmek adına bir program oluşturun.
Son olarak, seçtiğiniz ekip üyesine işleyişe ilişkin herhangi bir sorun ortaya çıktığında bunu bilmek istediğinizi ve işin ilerleyen safhalarında akıllarına gelebilecek her türlü soru veya danışmaya ihtiyaç duyacakları her konu için yardıma hazır olduğunuzu bildirdiğinizden emin olun.
Her yönetici mikro yöneticilik yapmaması gerektiğini bilir. Ancak bu, kontrolü tamamen bırakmanızın gerekeceği anlamına gelmez: Etkili bir şekilde delegasyon yapmak için insanların yeteneklerini en iyi şekilde kullanabilmeleri adına yeterli alanı sağlamak ve aynı anda işleyişi takip edip gerektiğinde çalışanlara destek çıkmak arasındaki tutturulması güç dengeyi kurmak zorundasınız. Çünkü ancak bu sayede bir işi doğru ve etkili bir şekilde yapabilirsiniz.
Tam Kabulün Önemi Nedir?
Görev dağılımının ardından size geri teslim edilen işleri baştan sona incelemek için yeterli miktarda zaman ayırın. Mümkünse, yalnızca iyi kalitede ve tam olarak tamamlanmış işleri kabul edin. Memnun olmadığınız bir işi kabul ederseniz, ekip üyeniz söz konusu işi uygun şekilde yapmayı asla öğrenemez. Daha da kötüsü, muhtemelen bizzat halletmenizin gerekeceği yepyeni bir iş yüküne daha kucak açmış olursunuz. Böylesi bir durum yalnızca kendinize aşırı yüklemenize sebep olmakla kalmaz, aynı zamanda kendi işinizi dahi düzgün yapacak zamanı bulamayacağınız anlamına gelir.
Görev dağılımı sonucunda karşılaştığınız iyi işlere ilişkin çabayı tanıyıp çalışanlarınızı ödüllendirdiğinizden emin olun. Bir lider olarak yaptıkları işten etkilendiğiniz her durumda ekip üyelerinizi takdir etmeyi alışkanlık haline getirmelisiniz. Bu anlamda sergileyeceğiniz her türden çaba ekip üyelerinizin öz güvenini kazanma ve iş verimliliğinizi artırma yolunda kayda değer uzunlukta bir yol kat etmenizi sağlayacaktır ki bu her iki tarafında avantajına olacak bir durumdur.
Görev dağılımı ilk bakışta önemsiz gibi görünebilir, ancak etkili bir delegasyonla teslim edebileceğiniz iş miktarını da büyük ölçüde artırabilirsiniz.
İş yükünüzü azaltıp yalnızca sizin için en yüksek önceliğe sahip görevler üzerinde çalışmanız, üstelik aynı zamanda diğer insanları da anlamlı ve zorlu görevler üzerinde çalışmaları için organize etmeniz başarıya doğru emin adımlarla ilerleyeceğiniz anlamına gelir.
Etkili bir görev dağılımı yapmak için öncelikle başkalarını yetkilendirebileceğiniz bir görev belirleyin, söz konusu görevi teslim edeceğiniz doğru kişiyi belirleyin ve süreci uygun bir biçimde yönettiğinizden emin olun.
Ne dersiniz?
Sizler de başkalarından yardım almanın gücünden yararlanmak istemez miydiniz?
O halde yetki dağılımı konusunda güvendiğiniz kişilere üstlenecekleri işe ilişkin arzu ettiğiniz sonucun ne olduğunu anlatmakla işe başlayın. Kontrol sistemleri oluşturun, görev dağılımına ihtiyaç duyduğunuz işe dair sınırları belirleyin ve çalışanınıza yeterli desteği sağlayın. Bir çalışan olarak görev tanımınızı aşacak bir delegasyon söz konusu olduğunda ise söz konusu görevi üstlenmemek konusunda diretin. Gelişmelerden haberdar olun ve prosedürlere takılmak yerine sonuca odaklanın. Son olarak, delegasyon işi nihayete erdiğinde gerekli her durumda yetki verdiğiniz kişiye hak ettiği değeri göstermekten asla çekinmeyin.
Unutmayın, süper güçlere sahip olsanız dahi başkalarından gelecek yardım ve desteğe ihtiyacınız olabilir. Yardım istemenin utanılacak bir tarafı yoktur. Gururunuzu bir kenara bırakın ve başka insanların sahip olabileceği ve size adeta ilaç gibi gelecek yeteneklere saygı gösterin.
Ayrıca tek başına zafer kazanmanın mümkün olamayacağı gerçeğini de aklınızdan çıkarmayın: Etrafınızdaki herkesi kendi başarınıza dahil edip onları onayladığınızda hem kendinizi hem de tüm ekibinizi zirveye çıkarmış olursunuz.
