Yanlış anlaşılmasın. Yazımız 24 saatlik bir günü sihirli birkaç hareketle nasıl 48 saate çıkarabileceğinizi anlatmıyor. Ancak, TED konuşmacılarından Rory Vaden, görevlerimizi önem dereceleri açısından değerlendirerek daha fazla zaman kazanabileceğimizi iddia ediyor.
Yönetici danışmanlığı yapan Rory Vaden yaptığı TED konuşmasında zaman yönetimine ilişkin şu sorunun cevabını arıyor: “Her zamankinden daha fazla ipucuna, püf noktasına, araç-gereçlere, teknolojiye, takvimlere ve kontrol listelerine sahip olduğumuz halde neden her daim zamanın -belki de hiç olmadığımız kadar- gerisinde kalıyoruz?”
Cevap ne mi?
“Çünkü zaman yönetimi hakkında bildiğimiz her şey yanlış.”
Çoğumuz zamanımızı aynı şekilde yönetiyoruz: bir yapılacaklar listesi hazırlıyor ve bu listedeki öğeleri önceliklendirme yoluna gidiyoruz. Görevlerimizin göreceli aciliyetini ve önem derecesini değerlendirerek önceliklerimizi buna göre belirliyoruz.
Ancak Vaden’in “zaman artırıcıları” olarak adlandırdığı ve bir grup insan tarafından kabul edilen üçüncü bir kriter daha var: Önem. Vaden’in zaman artırıcıları kendilerine “Bugün yapabileceğim en önemli şey nedir?” diye sormak yerine “Bugünden yapabileceğim ve yarınlarımı daha iyi hale getirebilecek en önemli şey nedir?” diye soruyorlar.
Başka bir deyişle, bugün zamanımızı iyi değerlendirmeyi başardığımızda gelecek günler için zaman kazanmış oluyoruz. Nasıl mı? Şöyle bir örnekle açıklayalım: İnternet bankacılığı üzerinden otomatik ödeme talimatı vermek. Düşünsenize. Belki de “Tüm hizmet ve hesaplarımı kullanmak, ödeme yapılacak web sitelerini veya uygulamaları bulmak ve banka bilgilerini girmek için ayırabileceğim iki saatim dahi yok ” diye düşündüğünüz için bu işi hep ertelediniz.
Ancak, bir “zaman artırıcının” faturaları için otomatik ödeme talimatı verme işlemlerine harcayacağı bu iki saatin sonunda aylık 30 dakikalık bir zaman dilimi kazanabileceğini bilmesi dahi söz konusu işin son derece mantıklı olduğunu düşünmesi ve harekete geçmesi için yeterlidir. Kulağa hoş geliyor, değil mi?
Vaden, zaman artırıcıların gelecek günler için daha fazla zaman kazanmak adına yapılacaklar listelerindeki maddeleri şu dört sorunun yardımıyla yeniden değerlendirdiklerini söylüyor.
Gelin bu soruları hep birlikte inceleyelim:
Nasıl Zaman Kazanılınır?
Soru 1-Bu görevi devre dışı bırakabilir miyim?
Basitçe ifade etmemiz gerekirse gerçek şudur: “Bugün hayır dediğimiz her şey yarın bizim için çok daha fazla zaman yaratabilme kapasitesine sahiptir”. Gereksiz görevlere evet dediğimiz zamanlarda genellikle suçluluk duygusu ile hareket ederiz – başkalarını hayal kırıklığına uğratmaktan endişe duyarız.
Vaden da çoğu insan gibi zaman artırıcılardan biri ile konuşup hayatını kökten değiştirecek bir şey duyduğu o güne kadar kendisiyle mücadele edip zamanla kıyasıya yarışmaya devam etmişti. En sonunda birileri ona “ hayır ”dememeye uğraşmanın boşuna bir çaba olduğunu söylemişti. Çünkü herhangi bir şeye/kişiye “evet” dediğiniz an sonsuz sayıdaki alternatife “hayır” demiş oluyordunuz.
Mutlaka okuyun: İşinizi ve İlişkilerinizi Etkilemeden Hayır Demenin Yolları
Soru 2-Bu görevi ortadan kaldıramadığım durumlarda otomatikleştirebilmem mümkün mü?
İnternet bankacılığı üzerinden fatura ödemesi zaman artırmaya ilişkin verebileceğimiz örneklerin yalnızca bir tanesidir. Peki, bugün başka hangi yükümlülükleri yerine getirirseniz yarınlarınızı da garantilemiş olursunuz? Örneğin, düzenli olarak satın aldığınız eşyalar var mı?- evcil hayvan yemi, yiyecek, reçetelendirilmiş ilaçlar – Bunların adresinize otomatik olarak gönderilmesine ne dersiniz? Ya da düzenli randevularınızı- dişlerinizi temizletmek veya saçınızı kestirmek gibi-tek tek arama yapmak veya planlamak zorunda kalmaksızın bir çırpıda almak istemez miydiniz?
Bu tarz işlemlerin başında harcayacağınız zamanı ya da öğrenme sürecini gözünüzde büyütüp işten toptan vazgeçmeye mi karar verdiniz? Geçmiş yıllarınızı şöyle bir düşünüp evcil hayvan yemi almak uğruna kaç saatinizi harcadığınızı hesaplayın.
Soru 3-Yapılacaklar listemdeki bu görevi başkasına devredebilir miyim?
Birçoğumuz pek de düşkün olmadığımız kişisel görevlerden sıyrılmak konusunda gayet iyi olmakla birlikte – görevimiz kar küremek dahi olsa – iş görevi devretmeye geldi mi bir hayli dirençliyizdir.
“Hiç kimse bu işi benim kadar iyi yapamaz ki” dediğinizi duyar gibiyiz. Bu bir iki istisnai durum için geçerli olabilir elbet, ancak uzun vadeli düşündüğünüzde tıpkı sizin gibi onların da zamanla görevlerinde ustalaşacaklarını anlayacaksınız.
Mutlaka okuyun: Başarılı Girişimciler İşin Sadece %5’ini Üstlenirler!
Soru 4-Bu görevi şimdi yapmak zorunda mıyım, erteleme şansım var mı?
Vaden, bu stratejiyi “kasten erteleme” olarak adlandırıyor. Ancak bu düşündüğümüz gibi bir erteleme değil -bir aktiviteyi sonsuz bir şekilde geciktirmeniz ve bu konuda kendinizi berbat hissetmenizden bahsediyoruz. Kasıtlı erteleme, bir işi bilerek ve isteyerek daha sonraki bir zamana bırakmaya karar vermenizle ilgilidir, işi tümden rafa kaldırmakla değil.
Vaden, kasıtlı ertelemenin “bir erdem” olduğunu savunur: “Yapmanız gerektiğini çok iyi bildiğiniz bir şey ile o şeyi yapmayı beklemek arasında fark vardır, çünkü ilkinde yalnızca söz konusu işi yapmak için doğru zamanın bu olmadığına karar verirsiniz.”
Herhangi bir işi kasten ertelediğinizde yapılacaklar listenizdeki bu görevi ortadan kaldırmak, otomatikleştirmek veya başkasına devretmek isteyip istemediğinize karar verecek ve söz konusu işin önem derecesinin veya aciliyetinin artacağını, en nihayetinde de sizi bu işi yapmaya zorlayacağını göreceksiniz.
