Ortalama bir ofis çalışanı bir günde 40 e-mail atıyor. Bu aslında kendinizi ve şirketinizi pazarlamak, tanıtmak için 40 farklı fırsat anlamına geliyor.
Pek çok insan e-mail imzasına gereken önemi vemez. Ancak e-mail metninin sonunda yer alan imza kısmı büyük bir fırsat demektir. E-mail attığınız kişiye kendinizi tanıtmak gibi bir kolaylık sağlayan bu imza aynı zamanda şirketiniz ve kendiniz hakkında daha fazla bilgi edinebilme imkanı da sunar.
Şayet e-mail sonuna sadece adınızı ve telefon numaranızı yazıyorsanız e-mail imzasından tam olarak istifade edemiyorsunuz demektir. (Tabii meseleyi tersinden anlayıp imza kısmını tıka basa doldurmak da benzer şekilde yanlış bir durumdur.)
Peki doğru dengeyi nasıl yakalayabilirsiniz?
Bu yazımızda profesyonel ve etkileyici e-mail imzası oluşturma tekniklerinden bahsedeceğiz ve size başarılı örnekler göstereceğiz.
O halde gelin, başlayalım.
1. İsim, Şirket ve Telefon Numarası Olmazsa Olmaz
Sizin de takdir edeceğiniz üzere isim ve soyisim imzada yer alması gereken ilk şeydir.
İsim ve soyisimden sonra e-maili attığınız şirket ya da kuruluşu ve çalıştığınız pozisyonu belirtmelisiniz.
Öğretmen olarak e-mail atıyorsanız çalıştığınız okulun adını belirtebilirsiniz mesela.
X şirketinin satın alma müdürü iseniz yine bu pozisyonu isim ve soyisimden sonra belirtin.
Çalıştığınız yerin logosunu, e-mail imzasında paylaşmak da yine okuyucunun dikkatini çekme konusunda doğru bir hareket olur. Söylediklerinizin daha ciddiye alınmasını sağlar.
Telefon numarasına geldiğimizde kendi şahsi telefon numaranızı vermek zorunda değilsiniz ancak şirkette size bağlı telefonu vermeniz iyi olur. Telefon numarası vermek istemiyorsanız bu boşluğu web sitesi ile doldurabilirsiniz. Böylece mailleştiğiniz kişi size şahsi telefonunuzdan değil, daha dolaylı bir yol olan web sitesi üzerinden erişim sağlar.
Buna ek olarak e-mail imzanızda bir de e-mail adresinizi yazmanıza gerek yoktur. Zira mail attığınız kişi halihazırda e-mail adresinizi görüyor olacaktır.
Örnek
Yukarıda saydığımız üç unsuru da içeren başarılı bir örneğe bakalım şimdi.
Kevin Mclievie adını ve soyadını tam olarak yazmış. Altına çalıştığı kurum olan Connecticut Üniversitesi’nin ve buradaki görevini eklemiş. (Bitki ve toprak uzmanı)
Çalıştığı kurumun logosunu da ekleyereke-maile resmiyet katmış. Kendi web sitesinin yanında Twitter ve LinkedIn linkleri ile muhatabına kendini tanıması açısından pek çok malzeme sunmuş.
Sonuç olarak Kevin, gayet net ve temiz bir e-mail imzasına sahip. En azından bu kadarını siz de yapabilirsiniz!
2. Sade ve Tutarlı Renkler Kullanın
İster marka olarak ister birey olarak, başarılı bir imaj yönetiminin ardında tutarlılık yatar. E-mail imzası da marka imajının bir parçasıdır tabii ki.
E-mail imzasını renkli bir şekilde yapmak hoş bir dokunuş olabilir. Daha dikkat çekici ve okunabilirliği yüksek olur. Fakat renk seçiminde dikkatli olmak, savruk olmamak büyük önem taşır. Metnin siyah olması hemen hemen şarttır ancak ikincil unsurlarda bir ya da iki farklı renk kullanmakta bir sakınca yoktur.
Renk unsuruna ek olarak font seçiminizde de minimal olun. Maksimum 2 farklı font türü kullanmak kabul edilebilir bir şeydir, ancak her bilgiyi farklı bir fontla yazmak, amiyane tabirle imzanızı çorbaya çevirir.
Örnek
Brittany Hodak e-mail imzasında renk kullanımı konusunda oldukça minimal davranmış. Sosyal medya ikonları, Hodak’ın çalıştığı şirket ZinePak’ın logosundaki mavi ile aynı renkte. Bu kadar renk kullanımı gayet yeterli olacaktır.
3. Tasarım Hiyerarşine Dikkat Edin.
İyi bir tasarım bilgilerin hazmedilir ve anlaşılır bir biçimde sunulmasıyla elde edilir. Zira e-mail imzası birkaç parça bilginin listelenmesinden daha fazlasıdır. Bu nedenle bilgileri belli bir hiyerarşi içinde sunmak, okuyucunun dikkatini yönlendirmek bakımından oldukça mühimdir.
Örnek
İsminizi, tıpkı CV’de olduğu üzere daha büyük fontla yazmanız daha dikkat çekici olur. İsminizi fark edilir bir fon rengi üzerine yazmanız da yine iyi bir tercih olur. İsminizi mesleğinizle kombinlemeniz de yine kim olduğunuzun anlaşılması için doğru olur.
Sıralamanın alt kısmında ise adresiniz, telefon numaranız, web siteniz ve sosyal medya hesaplarınız yer alırsa e-mail imza konusunda iyi bir iş çıkarmışsınız demektir.
4. Harekete Geçirin!
E-mail imzasına ekleyebileceğiniz en iyi şeylerden biri de harekete geçirici, insanları bir şey yapmaya davet eden bir cümle olur.
Tabii e-mail imzanızda sunduğunuz kurumsal kişilikle örtüşen bir metin yazmanız gerekir.
Nasıl mı? Bakalım.
Örnek
Hubspot’un sosyal medya yöneticisi Chelsea Hunersen e-mail imzasının sonuna “Hubspot’un Twitter hesabını biliyor musunuz? Buradan bakabilirsiniz.” minvalinde bir şey yazmış ve link vermiş.
Bu hareket doğrusu Chelsea Hunersen’in çalıştığı pozisyon ile son derece örtüşüyor.
Siz de piyasaya sürdüğünüz son ürünün linkini e-mail imzanızda paylaşabilir, web sitenize trafik çekebilirsiniz.
Ayrıca e-mail imzasında video paylaşmak da duruma bağlı olarak iyi bir hareket olabilir. Örneğin Gmail’de imzanıza ekleyeceğiniz Youtube linki için otomatik bir thumbnail oluşur. Bu esasında iyi bir şeydir çünkü imzada yer alan linkin virüslü olup olmadığı e-maili alan kişinin zihninde şüphe yaratabilir. Ancak linkin bir Youtube videosuna açıldığını görmek bu şüpheyi ortadan kaldırır.
5. Tıklanabilir Sosyal Medya İkonları Kullanın
Sosyal medya hesaplarınız, kişisel markanızın önemli bir parçasıdır. Kim olduğunuz, nelere önem verdiğiniz gibi konular sosyal medya hesaplarınızdan büyük oranda anlaşılır. Yani bir insanın Twitter’da ya da LinkedIn’deki paylaşımları o kişinin nasıl biri olduğu konusunda önemli ipuçları verir.
Bu bakımdan e-mail imzanıza sosyal medya hesaplarınızın linklerini yerleştirmeniz çok iyi olur.
Bunu yaparken imzanızı temiz ve minimal tutmak için tıklanabilir sosyal medya ikonları tercih etmenizde büyük fayda vardır. Ayrıca aktif olarak kullandığınız sosyal medya hesaplarınızı imzaya yerleştirmek gerekir. Yani Instagram’da hiçbir şey paylaşmamışsanız bu hesabın imzada yer almasına gerek yoktur.
Link metni yerine tıklanabilir ikon kullanmanın bilimsel arka planı olduğunu da es geçemeyiz. NeoMam Studios’un araştırmasına göre renkli görseller, insanların bir içeriğin devamını okuması açısından %80 oranında etkili bir unsur.
Son olarak e-mailinizde maksimum 5-6 sosyal medya adresi belirtmeye çalışın. Sizi en iyi yansıtan, işinizle en alakalı hesaplara öncelik verin.
6. Takip Edilebilir Linkler Kullanın
Eğer e-mail imzanızda birden fazla link varsa bu linklerin kaç kez tıklandığını bilmek önemlidir.
Hangi linkin kaç kez tıklandığını görmek için bu linklerin takip edilebilir olması gerekir.
Buraya tıklayarak gereken adımları uyguladığınızda paylaşacağınız linklerin paylaşım/tıklanma sayısı gibi istatistikleri öğrenebilirsiniz.
Ayrıca zaman zaman e-mail imzanızın tasarımı değiştirebilir, bu değişim sonrası linklere tıklanma oranı arasında bir farklılık olup olmadığını da görebilirsiniz. Yani A/B testi yapabilirsiniz.
7. Bilgileri Ayırın
İmzanızın aşırı kalabalık olmaması gerektiğini zaten biliyorsunuz ancak bazen imzadaki bilgileri birbirinden ayırarak daha etkili bir tasarıma sahip olabilirsiniz.
Farklı türdeki bilgileri ayırmak, isim-soyisim ve meslek ile iletişim bilgilerini ayırmak için sütun benzeri ayırma araçları kullanabilirsiniz.
Örnek
Şirket logosunu sütun ile ayırarak çalıştığınız kurumu vurgulayabilirsiniz örnekte görüldüğü üzere.
Ayrıca imza tasarımınızı sol tarafa doğru yasladığınızda daha estetik bir görünüm elde edildiğini bizzat kendi gözlerinizle görebilirsiniz. Özellikle
8. Randevu Alma İmkanı Tanıyın
Diş hekimisiniz ve randevu almak isteyen kişilerle sürekli bir e-mail trafiğindesiniz diyelim. Bu süreci hafifletmek ve iki taraf için de daha pratik hale getirmek için imzanızda bir randevu çizelgesi (linki) paylaşabilirsiniz.
Örnek
Randevu ayarlama konusunda pek çok araç var. Örneğin pazarlama uzmanı Bryan Lowry e-mail imzasında böyle bir araç kullanıyor. Paylaşılabilir ve kişiselleştirilebilir randevu linki ile e-mail atan kişilerin randevu almasını kolaylaştıran bu tür araçlara Calendly, YouCanBook.me gibi siteleri örnek verebiliriz. Calendly’nin Google ve Office 365ile entegre bir şekilde çalıştığını da belirtmeden geçmeyelim.
9. Ülke Telefon Kodunu Belirtin
Eğer uluslararası bir işte çalışıyorsanız ve çeşitli ülkelerden insanlarla iş yapıyorsanız imzanızda yer alan telefon numarasının başına ülke kodnu muhakkak ekleyin.
Örnek
Kit Smith, Brandwatch şirketinde çalışıyor örneğin. Bu şirketin hem ABD’de hem de Avrupa’da ofisleri var. Smith, bu şirketin Brighton (İngiltere) ofisinde çalıştığını hem şehri kalın yazarak hem de telefon numarasının başına +44 yazarak belirtiyor.
Siz de imzanızda yer alan telefon numarasının başına +90 yazmayı unutmayın.
10. Mobil Uyumlu Bir İmza Tasarlayın
Litmus’a göre Haziran 2018’de dünya genelinde açılan tüm e-maillerin %46’sı iPhone ya da iPad ile açılmış. Ayrıca insanlar mobil cihazlarındayken e-maillerini bilgisayara göre 3 kat sık fazla kontrol ediyor.
Bu da bizi şuna getiriyor: Mobil cihaz kullanımı arttıkça mobil uyumlu tasarım da daha önem kazanıyor. Yani e-mail imzanızın mobil cihazlarda da okunaklı ve doğru bir şekilde görüntülenmesine önem vermeniz gerekiyor.
Bunu başarabilmek için e-mail imzasındaki yazıların küçük ekranlarda da okunabilmesi gerek. Ayrıca imzada yer alan ikon ve linklerin de tıklanabilmesi için doğru büyüklükte olması gerekiyor.
Örnek
Tıklanabilen unsurlar arasındaki boşluğun ideal olduğunu görüyoruz bu örnekte. Yani mouse yerine parmak ucu kullanılan akıllı telefonlarda ve tabletlerde kullanım kolaylığı sağlayan bu detayı atlamamak gerekiyor.
11. Farklı Platformlarda Deneme Yapın
Tüm bunlara ek olarak e-mail imzanızın Gmail, Yahoo, Mynet ya da daha spesifik bir e-mail sunucusu kullanan kişilerin ekranında nasıl göründüğünü test etmeniz faydalı olur.
Yani Gmail uzantılı bir e-mail adresinde imzanız şık dururken aynı imza Yahoo uzantılı bir adreste dağınık görünebilir. Bu yüzden imzanızın popüler e-mail sunucularında aynı şekilde görünmesi için denemeler yapın.
12. iPhone’umdan gönderildi
Stanford Üniversitesi’nden araştırmacılar “iPhone” ile gönderilen maillerin alıcı üzerindeki etkisini araştırmışlar. Çıkan sonuca göre e-mail sonunda yer alan “iPhone’umdan gönderildi” ibaresi maili alan kişi nazarında göndericinin imajını yükseltmiş. Diğer bir deyişle iPhone kullanıcısı olmak, bir prestij unsuru olarak görülmeye devam ediyor.
Araştırmanın diğer bölümünden çıkan bir sonuç daha var: Eğer imla hatası yoksa, noktalama düzgünse herhangi bir cihazdan gönderilen e-mail güvenilir olarak kabul ediliyor.
Fakat noktalama-imla hatası bulunan ve iPhone’dan gönderilen e-maillerde alıcılar bu hataları daha kolay tolere ediyor. iPhone kullanan biri hata yapsa bile bu hata görmezden geliniyor yani.
Bu açıdan şunu söyleyebiliriz: iPhone ile gönderilen e-maillerin ciddiye ve dikkate alınma oranı daha yüksek.
En İyi E-mail İmzası Oluşturma Araçları
Şimdi de yazımızda bahsettiğimiz tarzda etkili ve profesyonel bir e-mail imzası oluşturma konusunda hizmet veren 3 farklı platforma bakalım.
a. WiseStamp
WisStamp ücretsiz bir e-mail imzası oluşturucu. Kullandığınız e-mail sunucusu (Gmail, Yahoo, Hotmail vs.) ile entegre olarak çalışan WiseStamp, son derece şık ve özelleştirilebilir e-mail imzaları oluşturmanıza imkan tanıyor.
WiseStamp ile oluşturacağınız imzaya fotoğraf, gerçek zamanlı bir RSS de ekleyebiliyorsunuz.
b. newoldstamp
Daha özgün bir şey arıyorsanız newoldstamp tam size göre. 11 farklı imza şablonundan dilediğinizi seçebiliyor, renk ve formatı zevkinize göre ayarlayabiliyorsunuz.
Sosyal medya ikonları ve fotoğraf eklemek de yine size kalmış.
c. htmlsig
Daha sade bir imza arıyorsanız htmsig de yine iyi bir alternatif.
htmsig’in temel paketi yıllık 60 dolar, pro paketi ise yıllık 350 dolar.
