İş yerinizde bir şeyleri halledeyim derken daha çok karıştırıp daha da sarpa sardırdığınız oluyor mu hiç? Her güne belli bir miktar iş yapmayı planlayarak başlıyor, ancak kaşla göz arasında kendinizi öncelik sırasının oldukça gerisinde kalmış görevleri halletmeye girişmiş, iş yapmayı ertelemeye çalışır ya da dikkatiniz son derece dağılmış bir halde mi buluyorsunuz? Tüm bu sorulara cevabınız evet mi? Peki, böyle durumlarda kontrolünüzü nasıl geri kazanacak, kaybettiğiniz zamanı nasıl telafi edeceksiniz?
Paniğe kapılmayın.Üretken olmaya ilişkin herkese uyacak tek tip bir çözüm listesi oluşturmak elbette ki oldukça zor; ancak bizler bu yazımızda sizler için kişiliğinize ve çalışma tarzınıza uyarlayabileceğiniz verimlilik tekniklerini ana hatlarıyla açıklamaya çalışacağız.
Buyurun başlayalım:
Üç Temel Verimlilik İlkesi
Çalışanların her biri birbirinden farklıdır, dolayısıyla bir iş gününü nasıl geçirecekleri de aynı oranda değişim gösterir. Geleneksel 9-5 çalışma saatine bağlı kalarak çalışan şirketlerin azalmasıyla birlikte iş günlerindeki farklılıklar çok daha belirgin hale gelmeye başlamıştır. Ancak bu farklılıkları bir kenara bırakırsak verimliliğe dair tüm ipuçlarını üç ana fikir altında toplayabilmenin mümkün olduğunu söyleyebiliriz.
Sizler de bir iş günü boyunca size rehberlik etmesi için şu 3 temel ilkeyi kullanabilirsiniz:
1.Küçük değişimlerin gücüne güvenin.
Yıllar boyu edinilmiş çalışma alışkanlıklarını bir gecede değiştirmeyi bekleyemezsiniz. Çalışma şeklinizde yapacağınız ufak değişiklikler biriktikçe verimliliğinizde de büyük bir fark yaratabilirsiniz. Değişmek istiyorsanız herhangi bir yöntem belirleyip işe koyulun ve sizin için en uygun stratejileri buldukça da yaptıklarınız üzerine daha fazlasını eklemeye devam edin. Unutmayın, tek seferlik değil, kademeli bir değişimin peşinde olmalısınız.
2.Sorumluluklarınızı üstlenmeyi bilin.
Bir iş arkadaşınızın haftalık girişlerini kontrol etmek ya da görevlere ilişkin son teslim tarihlerini belirleyip bunu başkalarına bildirmek gibi bir görev üstlendiniz diyelim, görev tanımınız ne olursa olsun bir başkasına açıklama yapma zorunluluğu sizi işinizi eksiksiz ve ertelemeden yapmaya zorlayacaktır.
Mutlaka okuyun: Daha Sorumlu Bir Kişi Olmak İsteyenlere
3.Kendinizi bağışlayın.
Siz de insansınız: Herkes gibi sizin de günün birinde hataya düşebileceğiniz, dikkatinizin dağılabileceği veya kötü bir gün geçirebileceğiniz gerçeğini kabullenmeniz gerek. Hatalarınız için dövünmektense bu hatalardan gerekli dersi çıkarıp ilerlemeye odaklanmanız çok daha yerinde bir tavır olacaktır.
Mutlaka okuyun: Hatalarınızdan Çıkarabileceğiniz Dersler
Multitasking(Çoklu Görev) Yapanlara Özel Verimlilik Tavsiyeleri:
Aynı anda üç farklı iş yapmaya çalışıyorsanız çok az şey halledebilirsiniz demektir.
Mutlaka okuyun: Aynı Anda Birçok İş Yapmak(Multitasking) Hakkında Şaşırtıcı Gerçekler
Biyolojik İmkansızlık
Aynı anda birden fazla işi bir araya getirerek daha çok iş halledebileceğinizi mi düşünüyorsunuz? O zaman bir yandan e-posta yazarken diğer yandan Facebook sayfanızı kontrol edin, hatta buna bir de iş arkadaşınızı aramayı da ekleyin. Üretken olduğunuzu mu hissettiniz?Yanılıyorsunuz,muhtemelen bu görevlerden hiçbirini verimli bir şekilde yerine getiremediniz.
İnsan beyninin bilişsel bant genişliği sınırlıdır – herhangi bir süre boyunca zihinlerimizde tutabileceğimiz düşünce ve anılar bilişsel bant genişliğimizi oluşturur. Beyniniz gerçekte olduğundan daha fazla kapasiteye sahip olduğunu düşünedursun aslında görevler arasında geçiş yaptığınız sırada tek seferde birden fazla düşünceyi bir arada ele almakta gerçek anlamda zorlanacaktır. Yani işlerinizi halletme yeteneğiniz aynı anda pek çok işi halledebilmenize değil, tek seferde tek bir göreve ne kadar iyi odaklanabileceğinize bağlıdır, bu süre bazen beş dakika bazen de bir saat olabilir.
Sinir bilim profesörleri de bu görüşü destekliyor, insanların çoklu iş yapmasının biyolojik olarak imkansız olduğunu belirtiyorlar.
Daha Çok Hata/Sınırlı Yaratıcılık
Çoklu iş yaparken hata yapma olasılığınız çok daha fazladır. Görevler arasında geçiş yaptığınız esnada beyin sinir ağlarının en son nerede kaldıklarını bulmak veya görevi yeniden yapılandırmak için geriye doğru gitmeleri de gerekir. Bu ekstra aktivite yavaşlamanıza neden olur ve hatalar daha olası hale gelir. Anlayacağınız, insanlar tek bir işe odaklandıklarında çok daha verimli olurlar.
Çoklu iş yapmaya çalışmak yaratıcılığı da engeller. Gerçek bir yenilikçi düşünceye ancak beynimizin birbiriyle ilişkili düşünce ve fikirlerin ortaya çıkaracağı mantıksal haritayı takip etmesine müsaade ettiğimiz durumlarda ulaşabiliriz ve çok daha uzun bir süre boyunca tek bir zihinsel haritaya odaklandığımızda yenilikçi bir düşünce geliştirmek çok daha olasıdır.
Beyin tıpkı bir kas gibidir: Kullandıkça güçlenir. Fiziksel egzersizlerde olduğu gibi bir göreve diğer görevleri askıya almayı göze alıp ne kadar çok odaklanırsak zihinsel bağlantılarımız o denli güçlenir ve o denli iyi performans gösterebiliriz.
Monotask(Tek İş) Ortamı Nasıl Yaratılır?
Var gücünüzle tek seferde tek bir görevin yerine getirilmesini teşvik edecek bir çalışma ortamı oluşturmaya çalışın. Tek bir görevi yerine getirmek üzere adeta zamanı durdurup iş yerindeki herkesi bu görev için seferber etme fikri çok da olası hatta gerçekçi sayılmaz,farkındayız, ancak bireysel olarak beş dakikanızı tek bir konuya odaklanmaya harcamanız dahi verimlilik konusunda hatırı sayılır bir avantaj sağlayacaktır.
İşte bu konuya yönelik olarak gerçekleştirebileceğiniz birkaç küçük değişiklik:
- Dikkat dağıtıcı ya da çeldirici tüm unsurları ortadan kaldırın: Bir görev üzerinde çalışırken işinizle uzaktan yakından alakası olmayan bir sosyal medyayı kontrol etme dürtüsüne karşı durmayı öğrenin. Direnin. Bazı çalışanların bu direnci sağlamlaştırmak uğruna internetin bağımlılık yapan belirli alanlarına yine belirli süreler boyunca erişimini engelleyen SelfControl, Freedom, StayFocusd ve Anti-Social gibi dikkat dağıtıcı programlar kuracak kadar ileri gitmeleri dahi gerekebilir.
- Sadece tek bir ekran üzerinde çalışın: Cep telefonunuzu ortadan kaldırın veya ikinci monitörünüzü kapatın.
- Hareket edin: Odaklanamadığınızı düşünüyorsanız- aynı cümleyi tekrar tekrar okuyorsanız ya da kafanız sürekli dağılıyorsa- ayağa kalkın ve kısa bir süreliğine yürüyün. Ofis içinde yapacağınız kısa bir yürüyüş modunuzu yükseltebilir, açlık hissinizi azaltabilir ve yeniden odaklanmanıza yardımcı olabilir.
- Ara vererek çalışın: Alarmınızı beş veya 10 dakikaya ayarlayın ve kendinizi bu süre boyunca önünüzdeki işe odaklanacağınız konusunda şartlandırın. Ardından kendinize bir dakikalık bir mola hakkı tanıyın, yeni bir beş veya 10 dakikalık çalışma için işinizin başına geri döndüğünüz sürece ara vermenizde herhangi bir sakınca yoktur.
Dikkat Dağınıklığı İle Baş Etmek
Dikkat dağılımı kökleri çok eskilere dayanan ilkel çağlardan kalma bir dürtüdür, öyleyse dikkatiniz dağıldığında kendinizi affetmeyi bilmelisiniz. Bu dürtü ilk olarak eski çağlarda insanların aslanları, kaplanları ve varlıklarını tehdit eden diğer avcı hayvanları anında yanıtlaması gerektiği durumlarda açığa çıkmıştı. Çünkü her duyusal girdi bir hayli ilginçti ve bu girdilere vereceğiniz cevap bazen ölüm kalım meselesi olabiliyordu. Beynimiz bu eskiden kalma hayatta kalma mekanizmasını asla terk etmedi; bu bilgi son insan bu dünyadan silininceye dek bizimle yaşamaya devam edecek.
Neyse ki bir seferde tek bir göreve odaklanmak ve dikkat dağıtıcı şeyleri görmezden gelmek için ne kadar çok çalışırsak, prefrontal korteksimizi (beden işlevlerinin düzenlenmesi, ilgili-odaklı iletişim, duyguların düzenlenmesi, tepkilerin ertelenmesi, empati, sezgiler, sosyal beceriler, plan, kontrol, mantık, problem çözme, düşünce, ayrıntılı düşünme, yöneticilik gibi önemli yetiler bu alanla ilgilidir) o kadar çok kullanır, beynimizi de o denli fazla geliştiririz. Böylelikle odaklanmamız da kolaylaşır.
Erteleme Hastalığı Olanlara Özel Verimlilik Tavsiyeleri:
Mesuliyet alabilme ve hesap verebilirlik- kendinize veya bir başkasına karşı- verimliliğiniz için son derece önemli olabilir.
Mutlaka okuyun: Erteleme Alışkanlığından Kurtulmanın Yolları
Sorumluluklarınızın Farkında Olun.
Erteleme hastalığı ile mücadele etmek için bir sorumluluk ortağı bulun. Bu kişi görevi projeniz hakkında düzenli ilerleme raporları almak olan bir meslektaşınız veya yöneticiniz olabilir. Seçtiğiniz kişi rolünü ciddiye almalı, amacınıza ulaşamamışsanız hayal kırıklığını ifade etmeli veya başarılı olduğunuzda sizi takdir edebilmelidir. Ertelemeyi alışkanlık haline getirmiş bazı kişiler, teslim tarihleri ile doğru orantılı olacak bir takım ödül ve cezaların olması-hangisi ile daha çok motive olabiliyorlarsa- fikrine de sıcak bakıyorlar. Söz konusu ödül bedava bir öğle yemeği olabilirken; ceza ise son teslim tarihinin geçtiğini ancak işin yetiştirilemediğini bildiren bir e-posta olabilir.
İşlerinizi Takip Edin.
Bir yapılacaklar listesi hazırlamanız sizi yaptıklarınızdan mesul tutmanın en iyi yollarından biridir, çünkü en önemli görevlerinizi yerine getirme hedefinizden bir an olsun sapmamanıza yardımcı olurlar – tabi bu liste ancak etkili bir biçimde kullanıldığında faydalı olacaktır.
Zaman yönetimi uzmanları da işten ayrılmadan önce ertesi gün gerçekleştirmek istediğiniz beş ila sekiz hedefin bir listesini yapmanızı öğütlüyor. Hatta ayrı bir listeye de o gün yapılması gereken herhangi bir gündelik işi ekleyebilirsiniz; tatil için bir uçuş rezervasyonu yapmak veya bir doğum günü hediyesi almak gibi. Unutmayın, bu liste iki veya üçten fazla öğe içermemelidir. Bir iş günü süresince başarabilecekleriniz konusunda gerçekçi olmalı ve tüm haftayı kapsayacak bir yapılacaklar listesi oluşturma dürtüsüne karşı durmalısınız; bu tarz bir liste baskı altında ve bunalmış hissetmenize neden olabilir.
Yapılacaklar listenizde yer alacak maddelerin net, gerçekçi ve basit olmasını sağlayın; “Projeyi bitir” gibi büyük bir cümlenin alt başlığı olarak sekiz veya 10 ayrı görev listelemeyin. Bunun yerine projenizi küçük bileşenlere ayırmayı deneyin.
Yapılacaklar Listesinin Dezavantajları
İnsan beyninin ilkel yanı dikkat dağınıklığı peşinde olduğundan klasik bir yapılacaklar listesi olası bölünmelerin gününüzün akışını sekteye uğratmasını önleyebilir. Fakat insanlar aynı zamanda “yapılandırılmış erteleme” olarak da adlandırılan bu sürece karşı da son derece duyarlıdır, bunun anlamı zor bir işte çalışmaktan kaçınmak için çok daha kolay olana zaman harcamaktır. Bir e-postayı yanıtlamak veya Facebook’ta bir gönderiyi beğenmek yapılandırılmış bir erteleme şekli olabilir. Yapılacaklar listenizi yazmak da yapılandırılmış bir erteleme biçimi sayılabilir. Bu yüzden, her sabah yapılacaklar listesi yazmak için kendinize beş dakika veya daha az bir süre ayırmalı ve yalnızca bu işe odaklanmalısınız. Bu iş için ayırdığınız süreyi ne kadar kısa tutarsanız listenizdeki maddeleri tamamlayıp tamamlamadığınızı kontrol etmek için de o kadar az zaman harcamış olursunuz.
Liste Tutanlar
Bazı insanlar kağıt üzerinde liste tutmayı severler – bir görevi tamamladıklarında üzerini renkli kalemlerle vurgulamak veya kontrol işaretleri yapmak en büyük zevkleridir. Diğerleri bilgisayar üzerinde oluşturulan listeleri tercih ederler. Tercihleriniz bu yönde olduğunda aşağıda listelediğimiz uygulamalar başta olmak üzere farklı pek çok uygulamayı kullanmanız mümkündür:
Todoist: Bu uygulama pek çok platform üzerinde çalışabilir ve hatırlatıcılarınız, notlarınız ve listelerinizi tüm cihazlarınızla senkronize etmek gibi özellikler bakımından oldukça zengindir.
Remember the Milk: Bu uygulama kullanıcıların başkalarıyla görev paylaşımı yapmalarına-meslektaşları veya aile üyeleri gibi izin veren bir özellik içerir.
Evernote: Bu not alma uygulaması kişisel not defterleri şeklinde yapılacaklar listeleri oluşturmanıza olanak sağlar.
Karışıklık yaşamak istemiyorsanız her ikisini de yönetmek zor olabileceğinden hem kağıt hem de dijital ortamda liste oluşturmaktan kaçının.
Çalışma Masanızda Verimliliğe Özel Tavsiyeler:
Çalıştığınız yer en az çalışma şekliniz kadar önemli olabilir.
Çalışma Masanız, Sizin Hakkınızda Ne Söyler?
Masanızı organize etmeniz için belirlenmiş özel bir yöntem yoktur. Ancak fiziksel çalışma alanınızın üretkenliğiniz üzerinde büyük bir etkisi olacağı bir gerçektir. Zaman yönetimi uzmanlarına göre çalışma masanız size bazı durumlarda enerji verebilirken bazen de enerjinizi tüketebilir.
Genel olarak bir masanın dağınıklığı sadece yüzde 25 oranında örgütsel becerilerle ilgilidir, geri kalanı ise zaman yönetimine bağlıdır. “Masanızdaki her kağıt yapılması gereken bir görevin temsilcisidir ve bu görevi halletmek belirli bir zaman alır.” Peki siz bu görevleri halletmek için yeterli zaman ayırabildiğinize inanıyor musunuz? Yoksa artık kontrolden çıkmış bir kağıt yığınına mı sahipsiniz? Cevabınız evetse bu durum diğer çalışanları da görevlendirmeniz gerektiğinin bir işareti olabilir.
Kendinize şunu sorun: Masanızdaki kâğıt yığınları üç hafta öncesinde de orada mıydı, yoksa sayıları giderek azalıyorlar mı? Kağıt sayınız artarak devam etmediği sürece onca karmaşa içinde dahi bir şeyleri halledebiliyorsunuz demektir.
Masanızı şu anda uğraştığınız proje dışındaki tüm iş dosyalarından veya ekipmanlardan arındırın. Ayrıca yeni gelen işler için bir “iç alan”, bitmiş veya diğer çalışanlara dağıtılması gereken işler için ise bir “dış bölge” alanı yaratmalısınız.
Çalışma alanınızı değiştirmeye başlamanın en kolay yollarından biri de iş gününüzün son 10 dakikasını çalışma masanızı bir sonraki gün için hazırlayarak geçirmektir. Bu şekilde yeni güne dünden kalma karışıklıklarla başlamak zorunda kalmazsınız. Bir sonraki iş günü için hazırlanmış bir çalışma masası ile işe başlamanız zihinsel odaklanmanızı ve verimliliğinizi etkileyebilir.
Mutlaka okuyun: Başarılı Girişimcilerin Çalışma Masaları
Bilgisayar Kullanıcılarına Özel Verimlilik Tavsiyeleri (Herkes):
Bilgisayarlar çalışma hızınızı artırdıkları kadar yavaşlatabilirler de.
Bilgisayarınızı Tanıyın.
Bilgisayarınızın teknik özelliklerini anlamamak üretkenliğinizin önünde ciddi bir engel oluşturabilir. Bazı insanlar ofis ortamında teknik yardım talep etmenin yetersizlik imajı yaratacağından korkuyorlar, ancak yapılan araştırmalara göre bu görüşün tam tersinin doğru olduğu kanıtlanmıştır.
Bir bilgisayarla alakalı bir işin veya çevrim içi bir görevin olması gerekenden daha uzun sürdüğünü düşünüyorsanız, teknoloji kullanımı konusunda destek alın. Belirli bir teknolojiyi en verimli şekilde nasıl kullanacağınızı bilmiyor olabilirsiniz ya da bir şirketin belirli bir alana ilişkin geçmiş uygulamalarının neler olduğunu bilmiyorsunuzdur. Bu tarz bilgi boşluklarını doldurabilecek kişileri bulmak ve bu kişilerin sahip oldukları zamana veya üstlendikleri sorumluluklara saygılı olmak için çaba göstermelisiniz.
Yönetici konumunda çalışanlar da e-posta, Excel, Microsoft Word, Slack vb. teknolojilerle ilgili düzenli bilgi oturumları ve şirkete özel kılavuzlar sunarak bu sürece yardımcı olabilirler. Bir başka seçenek ise mentorluk programlarıdır.
Gelen Kutunuzu Kontrol Altına Alın.
Sürekli e-postanızı kontrol ettiğinizi mi düşünüyorsunuz? Unutmayın, e-posta kontrol etmek ideal bir erteleme yöntemidir –özellikle de daha zor ve önemli bir işle uğraşmak yerine kolay, önemsiz bir iş üzerinde çalışırken.
E-postalar hayat gibidir: Dağınıktır, kusurludur ve sürprizlerle doludur; üstelik herkes onları farklı şekilde ele alır. Mükemmel bir e-posta sistemi yoktur. Uzmanlar, her gün gelen kutunuzu temizlemeye çalıştığınız “Inbox Zero” gibi teknikleri övebilir, ancak gelen kutunuz boş olsa bile çalışma hayatınız cevapsız sorularınız, eksik projeleriniz ve sizi zora sokacak sorunlarınızla dolu olacaktır.
İş hayatınızı kontrol altında tutmaya e-postalarınızı düşmanınız değil dostunuz olarak görmeye çalışmakla başlayın.
İşte karşınızda e-postalarınızın sizin verimliliğiniz adına çalışmasına yardımcı olabilecek birkaç teknik:
- E-postalarınızla ilgilenmek için özel bir zaman dilimi belirleyin. Zaman yönetimi uzmanları e postalarınızı günde birkaç kez kontrol edebileceğinizi veya onlara her saat başı beş dakikalık bir süre ayırabileceğinizi söylüyorlar. “E-postalarınız üzerinde çalışırken yalnızca bu işe odaklanmaya özen gösterin.
- E-postalarınızı gruplara ayırın. E-postalarınızı tararken mesajlarınızı iki gruba ayırın: hızlı yanıt gerektirenler veya üzerinde düşünülmesi gerekenler. “İki dakika kuralı”nı deneyin. İki dakika içinde e-posta gönderme işini tamamlayabileceğinizi düşünüyorsanız, bunu hemen yapın; eğer yapamayacaksanız daha sonra belirlediğiniz bir zaman diliminde gerçekleştirin. Eğer e-postalarınız birkaç günlük bir düşünme süreci gerektiriyorsa karşı tarafa o gün içinde söz konusu maile daha sonra cevap vereceğinizi söyleyen bir mail yazarak kendinize biraz zaman tanıyın.Yaptığınız işin sonunu layıkıyla yerine getirmeye özen gösterin.
- Aktif olarak kaçındığınız e-postaları belirlemeye çalışın. Okumaktan ısrarla kaçındığınız e-postaların çoğunlukla duygusal bir bileşeni vardır, çünkü birisine “hayır” demeyi ya da zor bir karar vermeyi içerirler. E-postalara en mükemmel politik cevabı yazmayı denemek veya vereceğiniz cevabı sürekli ertelemek yerine şahsen veya telefonda konuşarak- tonunuz veya kişiliğinizi daha kolay bir şekilde ileteceğiniz bir yöntemle- yeterli zamanı kazanabilirsiniz.
- Bildirimleri kapatın. Bazı e-posta uzmanları, e-postaları günde yalnızca iki veya üç kez kontrol etmenizi önerirler, ancak pek çok çalışma ortamı için bu hiç de gerçekçi bir öneri sayılmaz -çünkü patronunuzdan veya müşterinizden gelecek çok önemli bir mesajın hızlıca yanıtlanması gerekebilir. Ancak iş hayatına ilişkin hemen hemen her şey 20 dakika bekleyebilir. Bu nedenle, başka bir şeye odaklanmanız gerektiğinde e-posta bildirimlerinizi 20 ila 30 dakika boyunca kapatabilirsiniz.
Yardım Alın.
Sürekli olarak size rahatsızlık veren ya da sizi yavaşlatan e-posta konularını tanımlamak için bir veya iki haftanızı harcamalısınız. Ardından şirketiniz için bir “e-posta rehberi” bulmalı ve bu kişinin e-posta sisteminizin çeşitli özelliklerini açıklamak için yarım saat boyunca sizinle oturmaya istekli olup olmadığını kontrol etmelisiniz. Size rehberlik edecek kişi son derece verimli bir iş arkadaşınız veya teknik destek ekibinden biri olabilir, ancak bu kişi önemsiz mesajları engelleyebilen ve spam bölümüne aktaran filtreler gibi farkında dahi olmadığınız yerleşik özellikleri nasıl kullanabileceğinizi gösterebilecek biri olmalıdır. Bu kişilere e-postalarınıza daha az zaman ayırmanıza yardımcı olması için etiketleri, klasörleri, filtreleri, arşivleri, yıldızlı mesajları, abonelik iptal listeleri veya diğer özellikleri nasıl kullanabileceğinizi de sorabilirsiniz.
Ofisinizde e-posta konusunda size rehberlik edebilecek birileri yok mu? E-posta yönetimi ipuçları için birçok çevrim içi kaynak mevcut. Ancak, belirli bir tekniğin sizin için işlevsiz olduğunu anladığınız an hiç vakit kaybetmeden onu bırakmalısınız.
Vücuduna ve Zekasına Güvenenlere Özel Verimlilik Tavsiyeleri:
Vücudunuza davranış şekliniz aynı zamanda zihninizin çalışma şeklini de belirler, üstelik bu hiç de şaşırtıcı değildir.
Daha Sık Hareket Edin.
Sürekli olarak veya uzun saatler boyunca aralıksız çalışmanız çok fazla iş hallettiğiniz anlamına gelmez. Bazen bir şeyi yapmanın en iyi yolu o şey üzerinde çalışmaya bir süreliğine ara vermenizdir.
Uzun süre oturur konumda kalmanız hem sizin için hem de üretkenliğiniz açısından istenmeyen sonuçlar doğurabilir. Ayağa kalkmanız ve dolaşmanız beyninize giden kan akışını arttırır, bu da algınızı geliştirir. Uzmanlar, çalışan kişilerin vücut pozisyonlarını değiştirmeleri ve zihinlerini işten bir süreliğine uzak tutmaları için oturma, ayakta durma ve yürüme hareketlerini uygulamalarını öneriyorlar.
Masa Başı İşleri Nasıl Daha Verimli Hale Getirebiliriz?
Ofis içinde çalışırken sırasıyla oturma, ayakta durma ve yürümeden oluşan zamanlı bir egzersiz kombinasyonu en iyi ve en verimli şekilde çalışmanıza yardımcı olabilir.
1.20 dakika boyunca oturarak çalışın.
2.Sekiz dakika ayakta durarak çalışın.
3.Çalışmayı bırakın ve iki dakika boyunca yürüyün.
4.Süreci tekrarlayın.
Uzun Süreli Molalar Verin.
En son ne şekilde harika bir fikre ulaştınız? Masanızda otururken mi? Duştayken veya köpeğinizi yürüyüşe götürürken mi yoksa çocuklarınızı okula götürdüğünüz esnada mı geldi bu dahiyane fikir aklınıza?
Günlük 10-12 saatlik bir çalışma bazı patronların gözünde puan kazanmanıza neden olabilir, ancak bu tarz bir çalışma yaratıcılığınız için pek de iyi sayılmaz. Çalışırken enerjinizin tamamını bir anda tüketmek yerine büyük bir proje üzerine çalışırken 10 saati geçmeyecek süreler boyunca mola vermeyi denemelisiniz. Bu bilinçaltınızda yeni fikirlerin oluşmasını ve nöronlarınızın yeni bağlantılar kurmasını sağlayacaktır.
Uyku uzun bir mola vermenin en etkili yollarından biridir, bu yüzden uyku saatlerinizi geçiştirmemelisiniz. Araştırmalar, uykunun beynimizin yeni ve beklenmedik bağlantılar kurmasına olanak sağladığını yeni iç görülere ve taze atılımlara yol açtığını gösteriyor – bu da sabah duşumuzu alırken neden bu kadar sıklıkla parlak fikirlere ulaştığımızı açıklıyor.
Aynı cümleyi web siteleri üzerinden tekrar tekrar okumak,aklınızda gerçek hiçbir amaç veya öncelik bulundurmaksızın e-postalar yazmak gibi zihinsel yorgunluk belirtilerini tanımlamayı öğrenmelisiniz Beyninizin yeniden şarj olması için zamana ihtiyacı olduğunu düşündüğünüz günlerde mola vermek veya o günü boş geçirmek konusunda kendinizi suçlu hissetmeyin.
Şekerleme Yapın.
Öğleden sonra bir “öğle yemeği sonrası şekerlemesi” yapmak oldukça yaygın bir durumdur. Vücudunuz doğal olarak uyandıktan yaklaşık yedi saat sonra uyumak ister ve bu his sindirimin etkisiyle daha da artar. Ne yazık ki bu biyolojik gerçek beraberinde ekonomik hatta hayat memat meselesi diyebileceğimiz bir gerçeği de gündeme getiriyor: Çoğu işveren ofis içinde uyuklama moduna girmeyi hatta daha da kötüsünü yapıp “Azıcık kestirmeyi” iş hayatına uygun bir tavır olarak görmüyor.
Çalıştığınız süre içinde 20 dakikalık bir “güç toplama şekerlemesi” yapmanız mümkün ise (örneğin evden çalışıyorsanız) elbette ki bunu gerçekleştirebilirsiniz. Enerjinizi artırmak için şekerleme yapmadan önce bir fincan kahve içmeniz iyi bir fikir olabilir. Araştırmalar, bu yöntemin çoğunlukla işe yaradığını göstermiştir, çünkü kısa süreli bir güç toplama uykusuna yatmanız uykuya neden olan adenozin bileşeninin beyninizden silinmesine yardımcı olmaktadır.
Bu arada kafeinin uyku üzerindeki fizyolojik etkisini göstermesi yaklaşık 20 dakika sürdüğünü söylemeden de geçmeyelim – bu 20 dakikalık süre şekerleme yapan uyuyup uyandığı süre ile eş değer.
Bununla birlikte, eğer bir şekerleme yapmanız söz konusu dahi değilse öğle yemeğinden sonra üzerinize çöken ağırlığı, yani uyuşukluk ve konsantre olamama hissine dair tüm belirtileri olabildiğince çabuk tanıyabilmek ve gerekli önlemleri alabilmek konusunda kendinizi geliştirdiğinizden emin olun: Ardından ayağa kalkın ve yürüyün, başka masadaki iş arkadaşlarınızla konuşun ya da uyku haliniz geçene kadar beyin gücü gerektirecek bir şeyler üzerinde çalışın.
Stresle Savaşın.
Yapılacak onca işten bunalıp tabir yerindeyse boğulmuş hissettiğimiz zamanlarda nefesimiz sıklaşır ve savaş ya da kaç tepkimiz bir anda açığa çıkıverir. Bu durum ise beynimize daha az oksijen gitmesine dolayısıyla daha da stresli olmamıza ya da düşüncelerimizin bulanıklaşmasına neden olur. Stresin vücudumuz üzerindeki etkilerini daha verimli nefes alarak da önleyebiliriz.
Klinik bir psikolog ve nefes eğitmeni olan Belisa Vranich’e göre çoğu insan dikey nefeslidir, soluduklarında omuzları yükselir. Birçok insan da göğüs kafesinin üst kısmını kullanarak nefes alır, oysaki akciğerlerin en büyük kısmı vücudun ortasındadır.
Verimli nefes almanın yolu ise yatay solunumdur. Yatay solunum ilk bakışta pek doğal görünmeyebilir, ancak aslında hayvanların ve küçük çocukların nefes alması tam da bu şekildedir. Vücudunuza karşı değil vücudunuzun iyiliği için çalışmanız beyninize giden kan akışını arttıracağından zihinsel kapasitenizi de en üst seviyeye çıkarmış olursunuz.
Duruşunuza Dikkat Edin.
Stresli hissettiğinizde omuzlarınızı kulak hizanıza doğru kaldırabilir, yüzünüzü sıkıştırabilir veya gerebilirsiniz. Zamanla bu eylemleri yapmaya öylesine alışırsınız ki otomatiğe bağlar, adeta onlardan habersiz olursunuz. İyi duruşun amacı vücudunuzu daha da baskı altına almak yerine bedeninizi esnetmektir. İyi bir duruş sağlıklı nefes almanıza, kronik ağrıları önlemenize ve daha net düşünmenize olanak sağlar.
İşinizi yaparken vücudunuza yüklediğiniz aşırı gerilimin farkına varmaya çalışın. Örneğin yazı yazarken hatta fareyi tutarken bile ellerinizi gereğinden fazla geriyor olabilirsiniz. Herhangi bir gerginlik hissederseniz vücudunuzun o bölgesini esnetmekle işe başlayın.
Bu egzersiz ayı zamanda vücudunuzu gerginliğin yıkıcı etkilerinden nasıl kurtaracağınızı öğrenmenin bir yolu olan duruş eğitimi Alexander Tekniğinin de bir bileşenidir. Uzmanlara göre bu teknik insanları çalışmaktan kendilerini unutup bugünü yitirdikleri “sonuç odaklı” uygulamalar konusunda da uyarıyor. İnsanların ekran başında büküldükçe büküldüklerini gördüğünüzde sonuç odaklı davranma ihtimallerinin daha da artacağı belirtiliyor.Anlayacağınız iyi bir duruş mevcut işinize uyum sağlamanızı böylelikle daha verimli çalışmanızı sağlıyor.
Verimlilik Mitleri
İşte akıllıca ve verimli bir biçimde çalışmaya yönelik sıklıkla karşılaştığımız yanılgıların perde arkasındaki gerçekler:
- Çoklu iş yapma becerisine sahip insanlar çok daha fazla iş halleder.
Gerçek: Çoklu görev bir yanılsamadır. Araştırmalar, insanların aynı anda bir göreve konsantre olmaları halinde daha fazla iş halledebildiğini göstermektedir. Farklı görevler arasında geçiş yapmak – veya bir kerede birden fazla işi halledebildiğinize inanmak – sizi gerçek anlamda yavaşlatacaktır.
- Günün sonunda önemli olan gelen kutunuzda okunacak hiçbir e-posta kalmaması olacaktır.
Gerçek: “Gelen kutusunu sıfırlama” hedefi bazı insanlar için işe yarar bir verimlilik yöntemidir, ancak bazıları için durum hiç de böyle sayılmaz. E-posta akışınızı yönetmenin anahtarı, e postalarınızı okumak ve yanıtlamak için günün belirli zamanlarını belirlemek, hızlı bir cevap gerektiren e-postalar ile üzerinde düşünülmesi gereken e-postaları birbirinden ayırmak ve e-posta yazılımınızın tüm özelliklerini kullanmayı(klasörler,filtreler ve arşivlerden yararlanmayı) öğrenmektir.
- Çalışırken ayakta durmak en iyisidir.
Gerçek: Çalıştığınız süre boyunca konumunuzu oturma, ayakta durma ve hareket etme döngüsü içinde sıklıkla değiştirmeniz çok daha iyidir. Diğer şeylerin yanı sıra bu çeşitlilik beyninize daha fazla kan gitmesine yardımcı olur, algınızı dolayısıyla da verimliliğinizi artırır.
- Ne kadar uzun çalışırsanız, o kadar çok iş halledersiniz.
Gerçek: Çalışma saatleri boyunca ara vermeniz son derece önemlidir. Ofis içinde gerçekleştireceğiniz beş dakikalık bir yürüyüş bile odaklanma yeteneğinizi olumsuz etkilemeksizin modunuzu yükseltebilir. Yeterince dinlenmeniz veya uyumanız uzun saatler çalışmanızdan çok daha iyi hissettirecektir. Daha uzun süreler boyunca işten uzaklaşmanız ise – bir gece, hafta sonu veya tatil için – fikirlerinizin bilinçaltınızda yüzmesine imkan vererek zihninizi toparlamanıza dolayısıyla da işe geri döndüğünüzde yeni verimlilik patlamaları yaşamanıza olanak tanıyacaktır.
- Verimliliği artırmanın sırrı doğru sistemi bulmak ve ona bağlı kalmaktır.
Gerçek: Her insan ve her iş günü birbirinden farklıdır. Çoğu zaman bizim için avantajlı olacak yeni stratejiler ve alışkanlıklar geliştirsek dahi iş hayatımız da özel yaşamımız da bize her zaman mükemmelliğin bir hayli uzağında, şaşırtıcı sonuçlar verecektir. Bu kusurlu gerçeği kabullenmeli, kendimizi affetmeli ve yarın tekrar denemeyi bilmeliyiz.
