McKinsey tarafından yürütülen bir araştırmaya göre, ortalama bir çalışan gün boyunca zamanının %28’ini sadece maillerini okumaya ve cevaplamaya ayırıyor. Amerika’da tam zamanlı çalışan ortalama bir kişinin ise mail kutusuna her gün ortalama 120 mail düşüyor ve bu kişi 2,6 saatini yoğun bir şekilde bu maillerini cevaplamak için harcıyor.
Birçok çalışan sona ermek bilmeyen mail bombardımanından hasarsız kurtulabilmek için son çare olarak iki temel yola başvuruyor. Bazıları kendilerini mail kutusunda okunmamış ve silinmemiş tek bir mail bile bırakmamaya kendilerini adarken bazıları ise sonunda bu savaşta vazgeçen taraf oluyor. E-mailler kutuya düşüyor ve orada öylece kalıyor.
Bu iki yolun yanı sıra, bazı kişiler ise daha ılımlı ve diğerlerine göre çok daha basit bir yaklaşıma sahip olabiliyor: Maillerini daha az kontrol ediyorlar.
Müşterilerine, bilimsel araştırmaya dayalı zaman yönetimi pratikleri hakkında hizmet sağlayan Zarvana isimli şirkette bir ekip, yakın zamanda konu ile ilgili bir çalışma yürüttü. Çalışma, üretkenlikten ödün vermeden, her gün maillerle kaybedilen söz konusu bu 2,6 saatin altına inebilmenin yollarını arayan bir çalışmaydı. Sonunda ortaya çıkan sonuçlar araştırmayı yürüten ekibi bile şaşkınlığa uğratmıştı: Gün içerisinde maillere harcanan zamanı yarı yarıyadan daha fazla, 1 saat 21 dakika olacak şekilde azaltabilmek mümkündü.
İşte bu noktada, bize boş yere harcadığımız bu zamanı geri kazanabilme fırsatı sunan gerçekler:
E-mailleri olması gerekenden daha fazla şekilde kontrol etmek her gün 21 dakika zaman kaybı yaratıyor:
Ortalama olarak, bir çalışan her 37 dakikada bir olmak üzere günde 15 kere maillerini kontrol ediyor. Peki, bunu yapanlar bu zaman dilimi içerisinde mail kutularına mail düşmesini gerçekten bekliyor mu? Hayır. Tam tersine, bu kişilerin sadece yüzde 11’i yaklaşık bir saat içerisinde mail almayı bekliyor. Bu noktada, maillerin 37 dakikada bir yerine saat başı kontrol edildiği düşünüldüğünde, her gün 6 defa daha az şekilde mail kontrolü için zaman harcayacakları ortaya çıkıyor.
Peki, bunun nasıl bir etkisi var? Bazı araştırmalar gösteriyor ki, e-mail kontrolü gibi eylemler nedeniyle yapmakta olduğumuz işe ara verip geri döndüğümüzde, yaşadığımız bölünmeyi tamamen telafi edebilmek için yaklaşık 23 dakika 15 saniye harcıyoruz. Öbür taraftan, en iyi ihtimalle, Loughborough Üniversitesinde yapılan başka bir araştırmaya göre ise bıraktığımız işe aynı dikkatle geri dönebilmek için geçirdiğimiz zaman 64 saniye civarında.
Üstelik e-mailleri kontrol etmenin tek yolu, e-mail kutusunu tıklamak değil. Aynı zamanda, pek çok insan bilgisayarın başında iken gelen mailde ekranın altında köşede beliren bildirimleri okuyarak bile her seferinde en az birkaç saniye harcıyor.
Ek olarak, yukarıda bahsedilen bölünmelerin ilave bedelleri de bulunmakta. Washington Üniversitesinden araştırma görevlisi Sophie Leroy bu durumu şu sözlerle özetlemektedir: “B işi üzerinde çalışırken, bir yandan da A işi üzerinde düşünüyorum. Fakat, aynı anda bu iki işi işlemden geçirebilecek ve her ikisini de mükemmel şekilde tamamlayabilecek bilişsel bir kapasiteye sahip değilim.”
Bu nedenle, günde fazladan 6 kere e-mailleri kontrol ederek, bildirimler tarafından bölünerek ve her seferinde odağımızı toplayabilmek için saniyeler harcayarak her gün 21 dakika kaybediyoruz.
Oysa, çözüm oldukça basit. Bildirimlerinizi kapatın ve e-maillerinizi saat başı kontrol etmeye başlayın. Bazı iş tanımlarına sahip çalışanlar için bu çok uygulanabilir olmayabilir. Gelen mailleri anında okumaya ve birkaç dakika içerisinde yanıtlamaya alışmış kişiler için ise ilk başta bu durum rahatsızlık verici olabilir. Yine de bu yolu deneyen birçok kişi, maillere anında verilen cevapların düşündükleri kadar önemli bir sorumluluk olmadığını zamanla anlayacaktır.
Dolu e-mail kutuları günde 27 dakika zaman kaybettirmektedir.
E-mail uygulamalarındaki arama özelliği sayesinde yüzlerce hatta binlerce mail arasından aranan mailin bulunabilmesi mümkün olduğundan, pek çok kişi maillerini mail kutusundan silmenin eskisi kadar gerekli olmadığını düşünmektedir. Haklılar da ama kısmen. Arama özelliği eski maillerin bulunması için en hızlı yol ama aynı zamanda dolu e-mail kutularına sahip olmak başka bir sebepten dolayı bizim için maliyetli de.
Kalabalık bir mail kutusunu kontrol etmek istediğimizde, kendimizi çoğunlukla daha önce okuduğumuz mailleri tekrar okurken buluruz. O mailler oradayken, bu duruma kolay kolay engel olamayız. Çalışanların, mail kutularında otalama olarak 200’den fazla mail vardır ve her gün ortalama 120 mail alırlar. Oysa, bu maillerin sadece yüzde yirmi beşini yanıtlarlar. Bu durum karşısında anlamlı bir aksiyon alınmadığı durumda biriken mail hacmi büyümeye devam eder. Hal buyken, insanlar mail kutularını günde 15 kere kontrol ediyor, her mail üzerinde (maildeki ana fikri hızlıca anlamak için) ortalama 4 saniye harcıyor ve bu maillerin sadece yüzde onunu yeniden okuyor ise, bu her gün 27 dakikayı bu işe ayıracakları anlamına gelmektedir.
Her iki durumda da, panzehiri tek dokunuşluk bir kuraldır. Bu kural, bir mail okunduktan hemen sonra bu e-maili silmek ya da arşivlemek anlamına gelmektedir. Daha sonra cevaplanması gereken mailler söz konusu olduğunda, bu yöntem mantıklı görünmeyebilir. Oysa, daha sonra cevaplanması gereken okunmuş bir mail tekrar okunması gerekli bir mail değildir: Aksiyon bekleyen bir iştir. Bu maile bu gözle bakmak, gelen kutusundan çıkarmak ve yapılacaklar listesine almak gerekir.
Mailleri organize etmek ve aranan maili kolayca bulabilmek için klasörler oluşturmak her gün 14 dakika zaman kazandırmaktadır:
Çalışanlar gün içerisinde zamanının yüzde 37’sini e-mail yanıtlamaya ayırmakta, daha önce okumuş olduğumuz mailleri aramak da bu sürecin büyük bir bölümünü oluşturmaktadır.
Birçok insan çeşitli başlıklara, insanlara ya da mesaj tiplerine göre mail kutularında klasörler oluşturmakta ve maillerini bu klasörlere göre arşivlemektedir. Ortalamada ise, insanlar yaklaşık 37 klasöre sahip iken, her beş günde bir yeni bir mail klasörü açmaktadır. Fakat, bu yöntem – klasöre tıkla ve aradığın maili bul yöntemi – mail kutusunda anahtar kelimelerle arama yapmaktan %9 ya da ortak operatörler (from: connect@yahoo.com gibi) ile arama yapmaktan ise %50 daha yavaş sonuç vermektedir.
Fare kullanarak mailleri birçok klasörde arşivlemek her gün 11 dakika kazanılmasını sağlamaktadır.
Pek çok kullanıcının e-mail uygulamalarının solunda görünen 37 klasör arananın bulunması üzerindeki etkisinden daha fazlasına sahip. Kabaca, insanların e-mailleri için harcadıkları toplam zamanın yüzde 10’u saklanmak istenen maillerin organizasyonuna ayrılıyor. Bu organizasyon süreci 2 faza ayrılabilir: Maillerin nereye aktarılacağının kararlaştırılması ve bunların seçilen klasörlere aktarılması. Bu noktada ne kadar çok tercihe sahip olursak, bir karara varmak da o denli zorlaşır.
Peki, kaç tanede klasöre sahip olmalıyız? Araştırma gösteriyor ki, pek çok insan mailleri için sadece iki klasör kullanıyor: Bir tanesi, gelir gelmez okunan ama üzerinde aksiyon alınması gereken mailler (arşivlemek) için iken, diğeri ise daha sonra okunmak istenenler (okumak) içindir. Neden hiç klasör tutmadan yola devam edemiyoruz? Çünkü maillerimizi gelen kutusundan çıkarabilmek için en az birine ihtiyacımız bulunmaktadır.
37 klasör sayısını 2’ye düşürerek kazanılan zamanı hesaplamak için, sahip olunan seçim sayısı ile karara varma süresi arasındaki matematiksel ilişkiyi açıklayan Hick Kanunu prensibinden faydalanılmıştır. Bu hesaplamaya göre 37 klasöre sahip olunan durumda karara verme hzıı, 2 klasöre sahip olunan durumdaki karar verme hızına göre 5 kat daha fazladır.
E-maillerin yanlış klasörlere düşmesini engelleyen otomatik kurallar ve filtreler ve fare kullanmaya göre yüzde 50 daha hızlı sonuç veren klavye kısayolları yardımıyla e-mail organizasyonunu daha doğru ve efektif şekilde yapmak için birçok yol vardır. Örneğin, Windows Outlook kullananlar control, shift ve v tuşlarına aynı anda basıp, listeden istenen klasörü seçerek e-maillerini organize edebilirler. Aynı zamanda, Outlook kullanıcıları e-maillerini spesifik bir klasöre taşımalarına olanak sağlayacak hızlı adımlar oluşturabilirler, ki bu kazanılan zamanı arttıracaktır.
Gereksiz mailleri okumak ve işlemek her gün 8 dakika kaybettirmektedir.
Sanebox’ın verilerine göre, e-maillerin yüzde 62’si önemli değil ve toplu halde işlenebilir durumdalar. Fakat, toplu halde işlemek bile zaman kaybettiricidir. İnsanlar ortalamada izinli mail göndericilerin attığı maillerin (örneğin kampanya maillerinin) yüzde 20’sini açmakta ve her birini okumak için 15-20 saniye, toplamda günde 4 dakikadan fazla zaman harcamaktadır.
Hatta bir maili silmek bile yaklaşık 3.2 saniye kaybettirmektedir, gün sonunda da sadece mail silmenin maliyeti 3 dakikadan fazla olmaktadır. Bu nedenle, gelen mailleri silmek yerine bu tür istenmeyen maillerin gelmesini engellemek için mail göndericileri engellemek ya da üyelikten çıkmak daha etkili olacaktır.
Gereksiz mailleri tek tek işleme alışkanlığından kurtulmak için, üç parçalı bir yaklaşım kullanılabilir: gerçekten faydalandığınız bilgilendirme mailler için otomatik filtreler kullanmak, faydalanmadıklarınız için mail göndericilerin listesinden kendini çıkarmak ve kendinizi alıcı listesinden çıkarmaya çalışmanıza rağmen mail göndermeye devam eden mail göndericilerini engellemek.
E-mail 21. yüzyıl çalışanının varlığı için çözülmeyi bekleyen bir soruna dönüştü. Fakat, aşağıdaki beş pratiği uygulayarak, e-mail yeniden etkili çalışmanın bir aracı haline gelebilir:
Bildirimlerinizi kapatın ve maillerinizi saat başı kontrol edin.
Gelen kutunuza düşen her maili okur okumaz gelen kutunuzdan çıkarın.
Maillerinizi bulmak için arama operatörleri ile beraber arama fonksiyonundan faydalanın.
Mail uygulamanızda sadece iki klasör bulundurun ve e-maillerinizi bu klasörlerde arşivlemek için kısayollar kullanın.
Gereksiz ve daha önemsiz e-mailleri birer birer işlemekten kaçının.
Ne dersiniz, her hafta e-maillerimiz için gereksiz yere harcadığımız saatleri geri kazanmak ve maillerimizi kontrol altına almak için sizce de içgüdülerimizi ve alışkanlıklarımızı geride bırakmanın zamanı gelmedi mi?
