Hepimiz günlük hayatımızda aslında hiç de ilgimizi çekmeyen teklifler alıyoruz. Bu ister iş teklifi olsun ister eski bir arkadaşınız sizi dışarıya çağırıyor olsun, çoğu zaman kibarlığımızdan dolayı reddedemediğimiz teklifler yüzünden kendimizi hoşumuza gitmeyen durumlar içerisinde bulabiliyoruz. Bir girişimci olarak, zamanınız ve enerjiniz çok değerli ve oldukça da kısıtlı. Eğer dikkatli olmaz ve önünüze çıkan her teklife evet derseniz kısa süre sonra dikkatinizin çok farklı alanlara dağıldığını, bunun da yaratıcılığınızı ve üretkenliğinizi etkilediğini fark edeceksiniz. İlginizi çekmeyen tekliflere hayır demek uzun vadede sizi gerçekten geliştirebilecek olanlara evet demek için enerji ve zaman yaratacak.
1) Karşınıza çıkan her fırsatı bir testten geçirin
20’li yaşlarımın başındayken, işime hırsla yaklaşmanın karşıma çıkan her fırsatı değerlendirmek, her potansiyel müşteriye ulaşmak, her kontağı ve ipucunu takip etmek olduğunu sanırdım. Olgunlaştıkça bu düşüncelerim radikal bir şekilde değişti. Sonradan fark ettim ki:
- Hepimizin limitli bir kapasitesi var. Kimi zaman gerçekten çok yoruluyor, üretkenliğimizi kaybediyor, sadece uzanıp yatmak istiyoruz.
- İlişkiler, iş dünyası, spor ve kişisel zaman arasında bir denge kurmak sadece sağlık için gerekli değil. Aynı zamanda daha üretken olabilmeniz ve kaliteli içerikler üretebilmeniz için de önemli. Şahsen ben o güne yoga yaparak başlamadıysam o günden düşük verim alıyorum. Bir diğer örneği hafta sonlarını da çalışarak geçirdiğim zamanlar. Eğer arada bir iki günlük molam yoksa pazartesi işe gittiğimde pilim çoktan bitmiş oluyor.
- Uzun dönemli düşünmek ve büyük resme odaklanmaya çalışmak anlık kararlar vermekten çok daha iyi bir strateji. Eğer dürtülerinize kulak veriyor ve kendinizi anlık kararlarınızın sonuçlarına katlanırken buluyorsanız muhtemelen bir fırsatı kaçırmaktan korktuğunuz için eğrisini doğrusunu düşünmeden önünüze çıkan her şeye atlıyorsunuzdur.
Şahsen ben karşıma çıkan her fırsatı, isteği, toplantıyı ya da daveti cevaplamadan önce kendi kafamda bir teste tabi tutuyorum. “Bu beni kariyerimde gitmek istediğim yere götürecek bir adım mı? Sadece yardıma mı ihtiyaçları var yoksa gerçekten bana mı ihtiyaç duyuyorlar? Bu fırsat beni hem zihinsel hem duygusal olarak besleyip güçlendirecek mi? Bunu benden talep eden kişiye bir iyilik borçlu muyum, daha önce bana yardımcı olmuş muydu?”
Eğer karşınıza çıkan fırsat için bu soruları sorduğunuzda hepsine hayır cevabı veriyorsanız, o zaman o teklifi kibarca reddetmelisiniz ki bu sorulara evet cevabı verebildiğiniz bir teklife ayıracak zamanınız ve enerjiniz olsun.
Mutlaka okuyun: 7 Adımda Uzun Vadeli Düşünmek
2) Sizin için “hayır” diyen bir otomatik cevap sistemi oluşturun
Daha büyük fırsatlar yakalayabilmek için aslında ilginizi çekmeyenlere hayır demeyi öğrenmek hiç de kolay değil. Hele hele başkalarına yardımcı olmaktan çok keyif alan, hayır demekten hiç haz etmeyen birisiyseniz. Üstelik insanlar sizin bu kadar yardımsever olduğunuzu fark ettiklerinde sizin bu özelliğinizi suiistimal etmeye çok yatkınlar.
Benim adıma bu durum en çok e-mail aracılığıyla yaşanıyor. Benim bu konudaki disiplinsizliğim yüzünden aslında gerçekten bana ihtiyacı olmayan insanlara sıklıkla evet dediğimi fark ettiğimde şöyle bir çözüm yoluna gittim: asistanıma bu tarz mailleri direkt olarak hayır olarak cevaplamasını ve bana iletmeden sorunu en başta kendisinin çözmesini söyledim. Bu sayede istenen yardımlar daha bana ulaşmadan reddedilir oldu, ben de vicdanımla baş etmek zorunda kalmadım. Her ne kadar sonrasında aldığım mailler çok mutlu bir ton içermese de, sonuçta ben okumuyorum, istedikleri kadar mızıklanabilirler.
Mutlaka okuyun: İşinizi ve İlişkilerinizi Etkilemeden Hayır Demenin Yolları
3) Sadece gerçekten ne yapılacağını bildiğiniz, net bir hedefi olan toplantılara katılın
Hayır demekten korkmamanız gerektiğini söylemiştik. Evet kolay olmayacak, ama korkulacak bir şey de yok. Bazı tekliflere hayır demek karşılaştığınız limitleri azaltmak ve gerçekten önemli olan şeylere odaklanmanıza yardımcı olmanın tek yolu. Eğer bir asistanla çalışıyorsanız bu çok daha kolay tabii. Asistanız gelen talepleri filtreleyerek sadece geçen zamana değecek olanları size ulaştırmak konusunda düşündüğünüzden çok daha etkili olabilir. İyi bir asistan sizin programınızı kontrol altında tuttuğu gibi önceliklerinizi, ne zaman müsait olup olmadığınızı, zamanınızın ne kadar kısıtlı olduğunu sizden iyi bilecek ve programınızı buna göre yapacaktır.
CEO olarak çalışan bir arkadaşımın dediğine göre, kendisi çok fazla teklif ve davetiyeyle karşılaşıyormuş. Tam olarak onun kelimeleriyle anlatacak olursam: “Gelen bu davetlerin birçoğunun net bir amacı ve konusu bile yoktu, her ne kadar beni davet ettikleri için minnettar olsam da sonuçta zamanı kısıtlı ve değerli olan bir adamım, bu yüzden bana gelen teklifleri detaylı bir şekilde incelemem gerekiyor. Eğer karşılaştığım davet açık bir amaca hizmet etmiyor, bana üretken bir zaman vadetmiyorsa hayır demekten çekinmiyorum. Bunu kibarca yapıyorum tabii. İnsanların kalbini kırmadan onları reddetmekte bana en çok yardımcı olan şey beraber çalıştığım ekibim. Kolay kolay katılmak istemediğim toplantılarda zaman kaybetmem, asistanım gelen davet veya teklif hakkında bu teklifi bana taşımadan önce edinebileceği kadar bilgi edinir ve daveti yollayan şirkete veya kişiye ulaşarak tam amaçlarını belirtmelerini rica eder. Böylece teklifi bana getirdiğinde beni neyin beklediğinden emin olurum, ve buna göre cevap veririm.”
Unutmayın ki, meşgul olmak ve üretken olmak farklı şeylerdir. Eğer iyi bir lider ve başarılı bir girişimci olmak istiyorsanız meşgul olmayı bırakıp üretken olmaya başlamalısınız.
Mutlaka okuyun: Meşgul ve Üretken İnsanlar Arasındaki 11 Fark
Mutlaka okuyun: Verimli Toplantı Yapmanın Sırrı: Jeff Bezos’un 2 Pizza Kuralı
4) Soruları cevaplayan kaynaklar yaratın
Asıl paradoks şurada yatıyor: Eğer insanlar net sorular soruyor olsalar vereceğiniz cevap da bir o kadar net olacağı için zaman kaybetmeniz gerekmeyecek. Diğer bir yandan, genellikle gelen talepler ve sorular belirsizlikler içerdiği için yardım talep edildiğinde daha fazla zaman ayırmanız ve efor harcamanız gerekiyor.
Ne zaman tam olarak ne istendiği belli olmayan bir taleple veya hedefi belli olmayan bir soruyla karşılaşsam, karşımdaki insandan net bir şekilde ne beklediğini belirtmesini istiyorum. Hayır demeden önce, insanları bu bilgiye ulaşabilecekleri başka kaynaklara yönlendiriyorum.
Örneğin, diyelim ki bir emlakçısınız. Eminim ki defalarca aynı stratejik emlak sorusunu duydunuz, net bir soru yerine insanlar sizden fikir almaya çalıştılar. Aynı diyalogu defalarca tekrar tekrar baştan kurmak yerine bir blog yazarak bu konudaki tüm birikiminizi ve düşüncelerinizi oraya aktarabilir, size aynı konuda soru soran insanları direkt olarak bu bloğa yönlendirebilirsiniz.
Bu sayede tekrar tekrar aynı şeyi konuşmaktan kurtulduğunuz için zamandan tasarruf ettiğiniz gibi aynı zamanda karşınızdaki insanın yardım talebini de cevapsız bırakmadığınız için kalbini kazanmış olacaksınız. Aslında direkt olarak hayır demediniz, ama zamandan ve efordan tasarruf etmiş oldunuz.
5) Sizin yerinize hayır diyecek birisini işe alın
İşinizde başarılı olmanın temel adımlarından birisi de gerçekten önemli olan şeylere evet derken gereksiz talepleri de geri çevirebilmek. Şimdiye kadarki tecrübelerimden öğrendiğim en önemli iki şey şu: Hayır dediğinizde bir açıklama yapmanıza gerek yoktur, Hayır başlı başına bir cümle, bir cevaptır. Evet dediğinizde aslında başka bir teklifi, fırsatı reddediyor olacaksınız, bu yüzden dikkatli karar verin.
Öncelikleriniz konusunda net olmak ve bunu yansıtan bir programa sahip olmak hayır demeyi kolaylaştıran bir şey, kibarlığınız yüzünden evet demek istiyor olsanız bile. Açık bir programa sahip olmak aslında riskli bir durum, programınızı sizin için en kritik ve en önemli görevlerle doldurmalısınız. Boş zamanınız olmadığında gelen tekliflere ve yardım taleplerine hayır demek hiç de zor değil.
Bunları fark ettiğimde yaptığım ilk şey gelen mailleri ve aramaları cevaplandırması için agresif sayılabilecek bir asistan tutmak oldu. Net olmayan talepler ve teklifler içeren, bana sadece zaman kaybettirecek aramaları ve mailleri açıkça reddeden asistanım sayesinde istemediğim konuşmalar yapmak zorunda kalmıyorum. Aramızda bir şaka olarak kendisini “Hayır Direktörüm” olarak isimlendirdim, benim önceliklerimi ve ulaşmak istediğim hedefleri biliyor, ve bunları başkalarının gereksiz isteklerinden ve tekliflerinden koruyor.
6) Takviminizi kilitleyin, bağlantılarınızı kesin ve kimsenin işinizi bölmediği bloklarda verimli çalışın
Üretken olabilmek ve verimli çalışarak kaliteli sonuçlar ortaya çıkarmak ancak önünüzdeki işe odaklandığınızda ve disiplinli bir şekilde çalıştığınızda olacak olan bir şey. Her ne kadar sosyal medyada çok eğleniyor olsanız da, dikkatinizi dağıtabilecek her şeye hayır demek aslında başarıya evet demekle eş anlamlı. Peki bunu nasıl yapacaksınız?
İlk olarak, sosyal takviminizi üç aylık periyotlar halinde planlayın. Bunu yapmak için çeşitli takvimler ve uygulamalar kullanabileceğiniz gibi bir ajanda da satın alabilirsiniz. Davetlerinizi buna göre değerlendirin, asla kaçırmamanız gerektiğini düşündüklerinizi öncelik sıralamasına koyun. Aynı zamanda projelerinizi ve yapmanız gerekenleri de bu takvimde doğru yerlere koyun. İş ajandanız ve özel ajandanız bir yapbozmuşçasına birbirini tamamlamalı, aksi takdirde karşınıza çıkan problemlerle baş etmek için daha da fazla zaman kaybetmeniz gerekecek.
İkinci adım, yılı 4 parçaya böldüğünüz bu programı haftalara ayırmak. Zaman en değerli ve en kısıtlı kaynağınız, bu yüzden her haftanızı ulaşmak istediğiniz hedefleri yansıtacak şekilde planlamalı, işinize ve özel hayatınıza ne kadar zaman ayıracağınızı bunlara göre belirlemelisiniz. Zaman planlamanızı doğru yaparak hedeflerinize çok daha hızlı ulaşabilirsiniz. Bildirimleri sessize alıp telefonunuzu kapatarak bir proje üzerine çalıştığınız zaman dilimi boyunca başka şeylerin dikkatinizi dağıtmasına engel olun. Bu sayede projelerinizi etkili, verimli ve hızlı bir şekilde tamamlayarak özel hayatınıza daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
Üçüncü olarak da, gününüzü tam olarak da bunu yapabilecek şekilde planlayın. Her gün kesintisiz bir şekilde çalışacağınız ve bölünmeyeceğinizi bildiğiniz bloklar planlayın. Örneğin ben sabah 8 ve 10 arasını, öğleden sonraysa 4-6 arasını dikkatimi dağıtacak şeylere fırsat vermeden çalışmak için ayırıyorum. Bu sayede ne zaman çalışacağımı, ne zaman dinleneceğimi bildiğim için strese ve gerginliğe gerek kalmıyor, boş zamanlarımın da tadını çıkarabiliyorum. Aynı zamanda arada bir mola vermek de üretkenliğimi arttırdığı gibi konsantrasyonumu da güçlendiriyor. Kendimi o zaman dilimlerinde çalışmaya şartladığım için blok başladığı an masa başına oturduğumda verimli bir şekilde çalışmaya başlayabiliyorum. Spor yaptığım zaman dilimlerinde işi ve beni bekleyenleri düşünmek yerine yaptığım egzersize odaklanıyorum, yemek yediğimde her bir lokmanın tadını çıkarıyorum.
Mutlaka okuyun: Girişimcilere, Odaklanma Konusunda 8 Etkili Tavsiye
7) İnsanları reddetmenin pratiğini yapın
Bir şeyde uzmanlaşmanın en iyi yolu pratik yapmaktır. Bugünden itibaren aşağıdaki cümleleri pratik etmeye başlayın:
– Hayır, teşekkür ederim.
– Hayır, şu an buna zamanım yok.
– Hayır, yapamam.
– Hayır, ne yazık ki müsait değilim.
– Hayır, ilgimi çekmiyor.
– Böyle bir teklifte bulunman çok hoşuma gitti. Bazı nedenlere evet diyemesem de teklifine ne kadar değer verdiğimi bilmeni isterim.
Unutmayın ki bir şeylere evet dedikçe aslında başka bir şeylerden vazgeçiyor olacaksınız, paranız, ailenize ayırdığınız zaman, spora ayırdığınız saatler. İnsanların size ısrar etmesine izin vermeyin. Size veya işinize yarar sağlamayacak olan her şeye hayır deyin. Başkalarını mutlu etmeye çalışmaktan vazgeçmek aslında kendinizi mutlu etmek için attığınız büyük bir adım olacak. Eklemek istediğim bir diğer nokta, net olmanız gerektiği. Yukarıdaki cevaplara şöyle bir bakın. Herhangi bir belirsizlik var mı? Eğer o teklif ilginizi çekmiyorsa, düşüneceğim demeyin, hayır deyin. Her ne kadar kibar olmak istesek de, eğer başarılı bir girişimci olmak istiyorsak asıl hedefimiz işimizi bir adım ileri taşımak olmalı. Başarılı olmak istiyorsanız her şeye zaman ayırmaya çalışma illüzyonundan kurtulmalısınız. Yapamazsınız. Zamanınız kısıtlı. Tam olarak da bu yüzden dikkatinizi dağıtacak şeylere hayır deyin, sadece sizi ileri götürecek şeyleri kabul edin.
Mutlaka okuyun: İş Hayatında Nasıl Hayır Denir? Kimseyi Gücendirmeden Hayır Deme Yolları
8) Çabuk karar verin
Bir şeyler istemek zaten zor bir şey. Bu ister zaman, ister para, ister fikir olsun. Hepimiz her iki tarafta da bulunuyoruz, kimi zaman bir şeyler talep eden tarafken kimi zaman da cevap beklenen taraf oluyoruz. Bu yüzden size ulaşan birisini reddederken çabuk karar verin, onu bekletip reddetmenin bir alemi yok. Eğer kabul edecekseniz evet deyin, reddedecekseniz hayır. Negatif cevaplayacağınızı bildiğiniz bir teklif için düşüneceğim deyip bir hafta sonra reddetmek etkili davranmak değil, sadece kaba olmaktır. İnsanları bekletmek, onlara hayır demekten daha zararlı bir davranış. Direkt olarak reddetmediğiniz her teklif için ister istemez bir umut yaratmış ve onları oyalamış oluyorsunuz.
