Başarılı şirketler zamanla gelişerek büyür. Ancak bu şirketler büyüdükçe yapıları giderek daha karmaşık hale gelir, bunun sonucunda da şirket, ana misyonundan ve amacından giderek uzaklaşır. Fakat iş yönetiminde sadelik sağlanırsa şirket daha sağlıklı bir şekilde büyür. İşte şirket liderleri, temel hedeflere sadık kalarak ve bu hedeflere ulaşma yolundaki engelleri kaldırarak sadeliği sağlamak için ilk adımları atabilirler.
Sadelik nedir?
Bazı insanlar, sadelik kavramından uzak durmamız gerektiğini, hatta bunun faydalı değil bilakis zararlı bir şey olduğunu düşünürler. Bu tarz insanlar “Kâr yapmak için şirketi büyütmek, yani daha karmaşık hale getirmek lazım.” derler. Ancak böyle düşünen insanların gözden kaçırdığı çok önemli bir nokta vardır: “Büyümek” sadece şirket gelirlerini arttırmak değil, aynı zamanda gereksiz süreçleri ortadan kaldırmaktır.
Buradan hareketle sadeliğin hem son derece iyi tasarlanmış hem de sürekli geliştirilen süreçleri benimsemek olduğunu söyleyebiliriz. Yani sadelik anlayışına sahip şirketler boşa kürek çekmez, bunun yerine sahip olduğu tüm zaman ve enerjiyi yaptığı işte başarılı olmak için kullanır.
Aşırı karmaşıklık ne gibi sorunlara sebep olur?
Şirketler büyüdükçe hem yöneticiler hem de altlarındaki çalışanlar aynı anda çok sayıda iş yapmak için çaba sarf ederler. Bunun sonucunda firmalar öyle karmaşık bir yapıya bürünür ki işler kontrolden çıkar, şirket mevcut operasyonlarını daha iyi hale getirmek adına hiçbir şey yapamaz ve en nihayetine geliştirilen yeni süreçler de bu karmaşık yapı içerisinde heba olup gider. Günümüzde birçok şirket süreçleri daha sade hale getirip işleri sağlamlaştırmak yerine giderek daha karmaşık yapıları benimsiyor. Mesela bu şirketler daha fazla çalışanı işe alıyor, sürekli olarak çok adımlı süreçler benimsiyor ve firma bünyesinde yeni yazılımlar deniyor.
Bu yüzden de işler giderek daha da karmaşık bir hale geliyor, ürünlerden tutun da şirketin internet sitesinin tasarımından organizasyon yapısına kadar her türlü unsuru yönetmek git gide daha da zorlaşıyor. Sonuç olarak ortada bilgi ve çalışan fazlalığı olduğu için karar alma süreçleri gereksiz yere uzuyor. Karmaşıklığın neticesinde şirket çalışanları çok sayıda teknoloji ve prosedürden haberdar olup bunları kullanmak zorunda kalıyor, tabii bunun için de eğitim almaları gerekiyor. Ayrıca hem yeni hem de eski sistemleri aynı anda kullanmak zorunda kalan çalışanlar ister istemez birçok hata yapıyor. Tüm bunlardan da anlayacağınız üzere aşırı derecede karmaşık bir şirket yapısı çalışanlara da mental olarak zarar veriyor. Dahası müşteriler, yapıları bu denli karmaşık olan şirketlerin imal ettiği ürünleri ya da sundukları hizmetleri de son derece karmaşık bulur ve dolayısıyla bu şirketleri tercih etmezler.
Sadelik konusunda tavsiyeler
Sadelik her şirket için önemli ve gereklidir ancak tüm firmaların sadeleşme süreci doğal olarak birbirinden farklıdır. Bununla birlikte şirket operasyonlarını merkezi hale getirmek ve şirketin doğru noktalara odaklanmasını sağlamak için belli başlı genelgeçer adımlar vardır. Dilerseniz lafı fazla uzatmadan bu adımları tek tek inceleyelim:
1. Hedeflerinizi belirleyin
Şirket yapısını sadeleştirmek isteyen yöneticiler öncelikle hedeflerini açık bir şekilde ortaya koymalıdırlar. Örneğin satışları arttırmak, yeni müşteriler bağlamak, eskiyen sistemleri ortadan kaldırmak ya da üretilen atık miktarını azaltmak gibi hedefler belirlenebilir. Hedefler açık bir şekilde ortaya konduktan sonra da içlerinden en önemli olanları seçilmeli ve bu doğrultuda çalışmalara başlanmalıdır. Hedef listenizi mümkün mertebe kısa tutmaya çalışın zira epey kapsamlı bir liste yapıp aynı anda çok sayıda alana odaklanmak sadeleşme anlayışla çelişir. Bilhassa şirkete para kazandıran alanlara odaklanın ve şirketi zarara uğratan unsurlardan kurtulmaya çalışın. Eğer aynı anda mümkün olduğu kadar az sayıda projeye odaklanırsanız dikkatiniz dağılmaz, böylelikle her bir projeyi daha etkili ve verimli bir şekilde yönetirsiniz. Ayrıca şirket çalışanlarının işi başından aşkın olmaz, bu yüzden de ellerindeki görevlere tüm dikkatlerini verebilirler ve detayları göz ardı etmezler.
2. Önünüzdeki engelleri tespit edin
Temel hedeflerinizi belirlediniz, şimdi de bu hedeflere giden yolda size engel teşkil edebilecek zorlukları belirlemeniz lazım. Forbes dergisi yazarlarından John Bersin’e göre işin bu kısmını başarıyla halletmek için gerçekten çok çalışmanız gerekiyor. Yöneticilerin şirket yapısındaki sorunlu noktaları ve bunların yol açtığı problemleri tespit edip belgelemeleri, bu işe de ciddi ölçüde zaman ayırmaları elzemdir. Mesela yöneticiler bu doğrultuda şu soruları cevaplamaya çalışabilirler: Şirkette 20 adımdan daha uzun süren süreçler var mı? İç iletişim sistemi çok mu yavaş? Şirketin pazarlama mesajları ve vizyonu birbiriyle gerçekten uyumlu mu? Eğer şirketinizi daha verimli hale getirmek istiyorsanız siz de bu sorulara cevap arayarak en çok hangi alanlarda gelişim kaydetmeniz gerektiğini tespit etmelisiniz.
3. Kendinize uygun bir strateji oluşturun
John Bersin’e göre karşı karşıya kaldığınız zorlukları belirledikten sonra bunları aşıp hedeflerinize ulaşmak için size en uygun araçları, süreçleri ya da teknolojileri seçip kullanmaya başlamanız gerekiyor. Lakin bu doğrultuda uygulamaya başladığınız çözümler aşırı derecede karmaşıksa çalışanlarınız bocalayacaktır. Fast Company dergisinin yazarlarından Faisal Hoque’ye göre sadeleşme sürecinde alınan kararları etkileyen üç unsur var; bunlar da disiplin, sabır ve güç. Disiplinden kastımız, şirketinizin temel planlarına uymayan şeylere net bir şekilde “hayır” diyebilmek ve bunlardan uzak durmaktır. Sabır ise ortaya koyacağınız ürün ve hizmetlerin üzerinde daha fazla çalışmanızı, dolayısıyla kaliteyi arttırmanızı sağlayan bir unsurdur. Son olarak güç, şirketlerin tek bir amaca odaklanarak sağlam bir şekilde yoluna devam etmesini sağlar.
Özetle, iş süreçleri ve teknolojilerin yıllar içerisinde giderek daha da karmaşık bir hale geldiğini görüyoruz. Şirketler, mevcut sistemlere uyum sağlamayan ve işleri daha da zorlaştıran süreçleri benimsemek yerine halihazırda kullandıkları sistemleri geliştirip en verimli hale getirmek için ellerinden geleni yapmalıdır. Bu noktada yapılan her türlü değişiklik, şirketin temel hedefleriyle uyum içinde gerçekleşmeli ve sadelik sağlamalıdır. Unutmayın, şirketinizin ana misyonuna, çalışanlarına ve hitap ettiği müşterilere yönelik adımlar atarsanız sadeleşmeye giden yolda da başarılı olursunuz.
