Ne tür bir iş yaptığınızın bir önemi yok çünkü şirketin güncel durumuyla ilgili ve belirlediğiniz hedeflere nasıl ulaşacağınızla ilgili detaylı bir iş raporu yazmanız gereken zamanlar olacaktır. Hazırlayacağınız rapor şirketin ihtiyaçlarına ve koşullarına bağlı olarak basit ve kısa olabileceği gibi uzun ve detaylıda olabilir. İş raporunun nasıl yazılacağınızı öğrenmek için aşağıdaki ipuçlarını kullanın ve daha sonra bu ipuçlarını kendi ihtiyaçlarınıza uygun olarak kişiselleştirin.
Kendi iş raporunuzu yazın
1 – Raporun amacını ve kitlesini belirleyin
Raporu yönetim kurulu için hazırlayacaksanız raporun doğrudan çalışanları hedef alan raporlara göre daha fazla bilgi içermesi gerekir. Vereceğiniz bilgileri raporu okuyacak kişilere göre belirleyin ve gereksiz bilgiler eklemeyin. Raporun amacını ve hedefini en başta belirtin.
2 – Mevcut durumu gözden geçirin
Gelinen son noktada şirketin neler başardığıyla ilgili bilgiler verin. Süreçle ilgili elinizde bulunan bütün detayları raporunuza ekleyin.
3 – Veri toplayın
Performans raporları, üretim rakamları, kalite kontrol bilgileri, katılım raporları ve giderler iş raporunda yer alması gereken en önemli bilgilerdir. Raporunuzun amacına bağlı olarak farklı bilgiler de eklemeniz gerekebilir. Verdiğiniz bilgilerin raporun hedefiyle uyuştuğundan emin olun.
4 – Anlaşılması kolay olsun diye verileri düzenleyin
Başka bir ifadeyle nicel verileri göstermek için grafikler veya çizelgeler çizin. Renkler kullanmanız daha fazla dikkat çekmenizi sağlar ve bilgileri farklılaştırmanıza yardımcı olur. Rapora nicel veriler ekleyecekseniz madde işaretleri, rakamlar veya kutular kullanın. Bu nicel verileri rapordaki diğer bilgilerden ayırmanızı ve önemlerini vurgulamanızı sağlar.
5 – Raporunuzda hedefler koyun
Gelecekle ilgili beklentilerinizin neler olduğunu net bir şekilde belirtin. Hedeflerin ölçülebilir olması gerekir. Belki de üretimin artmasını istiyorsunuzdur. Üretimle ilgili %20’lik bir artış hedefi koyun ve hedefin ölçülebilmesi için zaman sınırı koyun.
6 – Raporda belirtilen hedeflere uygun bir plan hazırlayın
Hedeflerin belirsiz açıklamaları değil özel eylemleri kapsaması gerekir. Yeni planda vurgulanması gereken görev tanımlarındaki, çalışma programlarındaki veya giderlerdeki her türlü değişimleri yazın. Raporda yer alan her açıklama yeni yöntemin hedeflerle buluşmanıza nasıl yardımcı olacağını vurgulaması gerekir.
7 – Toplantıdaki herkese yetecek kadar kopya basın
Bir sürü sayfa varsa hepsini birbirine bağlayın. Gerekli bütün dosyaları ve ek belgeleri raporunuza ekleyin.
