İş dünyasında iletişimin önemiyle ilgili pek çok makale kaleme aldık. Ekip olarak yüz yüze gerçekleştirilen toplantıların hakikaten çok işe yaradığını düşünüyoruz. Satış sorumluları, satın almacılar, ürün ya da marka yöneticisi gibi hayli zorlu görevlere sahip ekip üyelerimizin çoğu kariyerleri boyunca yüz yüze toplantıları tercih ettiklerini, karşılarına iyi bir potansiyel müşteri veya tedarikçi çıktığında bazen bir an bile düşünmeden ilk uçağa atlayıp kilometrelerce yol katettiklerini belirtiyorlar. Buna karşın WhatsApp ya da Skype üzerinden yürütülen konuşmaların yüz yüze görüşmek kadar etkili olmadığının altını çiziyorlar.
Tabii burada “Skype, WhatsApp ya da Zoom kullanmayın, bunlarla iş çıkaramazsınız.” demiyoruz. Zaten her dakika seyahat edemeyeceğimiz için sürekli bu platformları kullanmak zorundayız. Yine de fırsat buldukça müşterilerimizle yüz yüze toplantılar yapmalı, bilhassa ilişkinin daha yeni yeni filizlendiği o ilk evrelerde bu yönteme sıklıkla başvurmalıyız.
Hepimizin üzerinde zaman baskısı olduğu ve pek çok faaliyete vakit ayıramadığımız aşikâr. Hatta son dönemlerde toplantıların ne kadar boş işler olduğuna dair her gün onlarca yazı kaleme alınıyor, bunun yanında e-posta ve diğer platformlardaki iletişimin de verimsiz olduğu dile getiriliyor. Elbette siz yazılanlara aldanmayın; bunların hiçbirini yapmazsanız müşteri ya da tedarikçinizle nasıl iletişim kuracaksınız? Siz siz olun, önceden hazırlandığınız ve konuşacağınız konuların zaten belli olduğu toplantılar yapmaktan hiçbir zaman kaçınmayın. Sürekli övüp durduğumuz teknolojiler hayatımızı her zaman kolaylaştırır diye bir kaide yok. Bazen yüz yüze yapacağınız yarım saatlik toplantı WhatsApp’ta günlerinizi yiyen ve bitmek bilmeyen mesajlaşmalardan daha verimli sonuçlar doğurabilir.
Şimdi gelin, hep beraber yazımızın başından beri vurguladığımız toplantıların önem ve faydalarına dair 10 maddeyi tek tek ele alalım:
1. Toplantılarda o anda sizinle aynı odada bulunan diğer insanların vücut dillerini gözlemleyebilir, bu sayede konuşulanların ne anlama geldiğini ve alt mesajları çok daha iyi kavrarsınız. Sözsüz iletişim kimi zaman kelimelerden çok daha mühimdir ve kendi gözlerinizle gördüğünüz şeyler paha biçilemez bir değere sahiptir.
2. Yüz yüze görüşmelerde kendinizi aşırı zorlayıp doğrudan konuya girmenize gerek kalmaz, sağdan soldan, havadan sudan da bahsedip karşınızdakinin samimiyetini kazanabilirsiniz. Doğal akışına bıraktığınız bir toplantıda karşınıza pek çok yeni fırsat çıkar ve yeni kapılar açılabilir.
3. Ekran aracılığıyla konuşmaktansa insanlarla yüz yüze görüşmek duygu ve düşünce aktarımını kolaylaştırır. Karşı karşıyayken bireyler daha rahat gülebilir, söylenenleri duymak daha kolaydır ve esprilerle ortam yumuşatılabilir.
4. Her ne kadar teknoloji büyük ilerlemeler kaydetmiş olsa da hâlâ video konferanslarımızda görüntü ya da ses kayıpları yaşanabiliyor, donmalar meydana geliyor, hatta bazen bilgisayarımıza taktığımız HDMI kablosunun inatla çalışmayacağı bile tutabiliyor. Öyle ki kimi zaman bunlar gibi bilindik sebeplerle toplantılarımızı iptal etmemiz gerekiyor. Hepimizi deli eden bu sorunları yüz yüze gerçekleştirilen toplantılarda kesinlikle yaşamıyoruz.
5. Fiziksel toplantılar genellikle daha net sonuçlar almamızı sağlar. Ana hususlar son derece açıktır, anlaşılmayan noktaların üzerine gidilir ve toplantının sonunda kimin hangi konulardan sorumlu olduğu net bir biçimde ortaya konur. Sanal toplantılarda genellikle hep bir belirsizlik havası mevcuttur ve insan “Acaba yanlış anladığım şeyler var mı?” sorusunu sormaktan kendini alamaz.
6. Yüz yüze gerçekleştirilen toplantılarda karşınızdakileri tanımak ve kişisel ilişkileri geliştirmek çok daha kolaydır. Elbette kişisel ilişkiler de uzun soluklu başarıların olmazsa olmazıdır.
7. Ayağa kalkıp tahtaya yazılar yazarak, jest ve mimikleri kullanarak beyin fırtınası yapmak sanal platformlardakine göre çok daha kolaydır.
8. Yüz yüze toplantılarda iyi giyinmek, oturuşunuza dikkat etmek ve doğru el-kol hareketlerinden yararlanmak karşınızdakileri etkilemenizi sağlar. Neticede tüm bunlar bünyesinde çalıştığınız şirketi ve temsil ettiğiniz markayı öne çıkaran detaylardır.
9. Müşterilerinizle yüz yüze geldiğinizde sağdan soldan sohbet edip onlar hakkında kişisel detaylar öğrenmek çok daha kolaydır. Bu sayede ilişkilerinizi yeni bir boyuta taşıyabileceğiniz gibi karşınızdakinin hayatında olan bitene önem verdiğinizi de gösterme fırsatı yakalarsınız.
10. Zor meseleleri telefonda ya da Skype’ta dile getirmektense yüz yüzeyken ele almak her zaman daha mantıklıdır. Diğer türlü bazı hassas noktalar göz ardı edilebilir, size ufacık görünen bir problem zaman içerisinde adeta çığ etkisi yaparak iyi niyetli tüm çabalarınızın boşa gitmesine sebep olabilir.
Yukarıda saydığımız her bir maddeyi iyice özümseyin ve hâlihazırdaki iş ilişkilerinizi şöyle bir düşünün. Müşteri ya da tedarikçilerinizle sık sık bir araya gelerek daha iyi sonuçlar elde edebilir misiniz? Çoğunuzun bu soruya “evet” diyeceğinden hiç şüphemiz yok! Yüz yüze toplantılar için bazen uzun uçak yolculukları ya da erken kalkmak gibi güçlüklerle uğraşmanız gerektiği inkar edemeyeceğimiz bir gerçek ama sizce de tüm bunlara değmez mi?
Yeri gelmişken söyleyelim, toplantıları yönlendirmek de sizin elinizde. Yani önceden gerekli hazırlığı yapmaz, sadece olumsuz noktalara değinir, konulara bodozlama girer ve toplantıyı hemen bitirip kaçmaya çalışırsanız karşınızdakinin gözünde ciddi anlamda puan kaybedersiniz. Bu yüzden toplantı fırsatlarını mümkün mertebe iyi değerlendirmeye gayret edin. Evet, teknolojik gelişmeler ve kolaylıklar sebebiyle yüz yüze toplantı yapmak artık pek çok kişi için bir külfet hâline gelmiş durumda. Ama ne yapıp edin, teknolojinin sizi verimsiz bir ofis kuşuna dönüştürmesine asla izin vermeyin!
